與時俱進 探索創新 推動社會保險和公積金檔案工作實現新跨越

許雪鋒 夏海超

社會保險和公積金業務檔案是促進社會保險和住房公積金事業科學發展、維護參保群眾與參保單位利益的重要依據。在習近平新時代中國特色社會主義思想的指引下，在園區黨工委、管委會的正確領導下，在檔案行政部門的精心指導下，蘇州工業園區社會保險基金和公積金管理中心依法履職、勤練內功、持續創新，不斷發揮檔案管理工作在服務和保障民生方面的積極作用，取得了較好的成績。

蘇州工業園區社會保險基金和公積金管理中心（以下簡稱“中心”）成立于1997年，是園區社會保險和住房公積金業務的經辦機構。中心以匯金大廈為本部，另設有7個辦事處和多個代辦網點，形成“1+7+N”的服務延伸體系，輻射整個園區，為參保單位和群眾提供高效便捷的服務。

近年來，中心始終高度重視檔案管理工作，堅持以標準化、規范化、信息化建設提升檔案管理工作水平。中心現有專職檔案員6名，檔案用房面積708平方米，檔案柜320套，檔案密集架133列。截至2018年底，室藏社保和公積金業務檔案220051卷，文書檔案4452件，會計檔案19636卷，照片檔案14冊，實物檔案106件，光盤檔案14張，人事檔案10062卷。

中心2013年通過了ISO 9001： 2008質量管理體系認證，2015年被評為江蘇省5A級數字檔案室，2017年通過了江蘇省五星級檔案工作規范測評，檔案工作取得了明顯的成效。

一、明確主體責任，將檔案工作納入績效考核體系

檔案管理依托于業務經辦，服務于業務經辦，是加強社會保險經辦管理服務的一項重要基礎性工作。隨著社會保險在保障民生、服務民生中的作用日益凸顯，全面加強檔案管理已成為社保經辦機構和社保工作者對現實負責、對歷史負責、對百姓負責的職責所在。中心將檔案工作定位于社會保險經辦中的一項重要基礎管理工作，將其納入加強中心業務經辦能力建設的重點工作，同時將檔案歸檔情況作為重要評價指標納入部門和員工的年度績效考核體系。

二、完善制度標準，促進檔案管理規范化

中心根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》及《社會保險業務檔案管理規范》的規定，修訂了《中心業務檔案管理辦法》。為了規范管理各類檔案，完善了《文書檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》等各項檔案管理制度，這些規章制度有力保證了中心檔案工作的規范開展。

為了加強業務檔案的規范管理，實現“邊經辦業務、邊收集檔案”的要求，中心從2012年開始將檔案由檔案室整理立卷的舊模式，轉變為由業務部門的業務人員自行整理立卷這一新模式。新歸檔模式有效保障了業務檔案的完整收集與規范管理。同時，中心每年開展檔案專項檢查，從檔案的完整、真實、規范等方面對業務檔案進行檢查，嚴格規范檔案收集整理，確保業務檔案應歸盡歸。

三、創新技術手段，實現檔案管理信息化

中心以檔案管理信息化建設為抓手，創新檔案信息化管理模式，重構管理流程，全面協調推進檔案管理工作和業務經辦工作的高效融合，促進業務高效規范辦理。

一是在核心業務系統中設立檔案管理功能模塊，開發業務系統和檔案系統的接口，優化完善“邊經辦業務、邊收集檔案”的檔案管理模式。首先，中心堅持業務程序與檔案歸檔程序同步開發、同步上線，確保政策和業務發生變化時，所有新舊業務文件材料應歸盡歸，這為規范業務檔案管理和提高檔案管理效能提供了有力保障。其次，各科室業務人員根據業務材料歸檔范圍，在業務系統中利用檔案管理功能模塊自行整理歸檔業務材料，進行在線歸檔操作和移交。這樣，檔案室專職檔案員可以通過系統實時查看和監督業務檔案的整理歸檔和移交情況，最大限度確保檔案材料的齊全完整。

二是引進檔案影像系統，助力檔案管理和業務經辦。中心在2016年引入社保和公積金檔案影像系統，系統具有電子影像管理、傳輸緩存管理、存儲管理、查詢統計、實物檔案管理等功能。依托檔案影像系統，通過對業務紙質材料的實時拍照，實現在業務經辦中利用影像進行查看和復核，提高業務經辦效率，縮短查檔時間，方便群眾辦事。2018年中心開展“一窗式”綜合服務，把原來分散在中心各部門、各窗口經辦的多項業務，整合歸并到“一窗式”服務窗口統一受理。在業務流程再造過程中，檔案影像系統也相應增加了對“一窗式”業務的影像支持，通過高拍儀實時拍照、實時采集業務材料的電子影像，實現了“前臺實時采集、后臺實時審核”的新業務經辦模式，保障了業務經辦的合法合規，簡化了辦事所需的業務材料復印件，縮短了群眾辦事時間。

三是按照“存量數字化、增量電子化”的原則，扎實做好檔案數字化工作，以檔案數字化和電子化助力業務經辦。中心從2008年開始進行檔案數字化工作，截至2018年底，共完成19萬卷檔案的數字化，著錄各類檔案條目868萬條。檔案經過數字化和電子化后，各科室業務人員在權限范圍內可以通過業務系統和檔案系統方便調閱相關業務檔案的電子影像，改變了過去查詢檔案必須通過檔案庫房實體查詢的低效方式，有效縮短了部分業務辦理時間。

四、共享檔案資源，提高利用服務水平

中心積極推動檔案資源共享，構筑和完善檔案信息資源利用體系，檔案利用服務水平得到較大提升。

一是借助門戶網站和微信平臺提供數字檔案利用服務。中心利用門戶網站提供多種在線電子檔案查閱服務，例如：員工個人權益單查詢、參保證明打印與查驗、社保關系轉出狀態查詢、區外社保關系轉入明細查詢、區外社保關系轉入查驗、單位基本信息查詢、繳費人員下載、繳費明細查詢等30多種數字檔案資源，均能在網站上查詢利用。中心微信公眾號中也開發了員工個人賬戶查詢、辦事指南查詢、工傷信息查詢等多項電子檔案利用功能，方便了群眾辦事，提升了中心的檔案服務水平。

二是通過業務大廳的自助設備提供數字檔案利用服務。中心本部和各基層辦事處網點的辦事大廳內，均配備了觸摸屏自助服務設備，參保員工可以通過觸摸屏查詢打印個人賬戶信息，辦理多項社保和住房公積金業務，數字檔案利用效果顯著。

五、加強檔案隊伍建設，提高檔案管理能力

一方面，中心加大對檔案人員專業技能的培訓，提升檔案人員的綜合素質。檔案工作人員通過參加各類檔案培訓，不斷學習檔案專業理論和法律基礎知識，提升了自身的檔案專業水平和業務技能。另一方面，中心搭建完善的檔案專兼職工作管理體系，形成了專職檔案員和兼職檔案員（業務人員）的兩級檔案管理網絡。

檔案工作永無止境。在“互聯網+”時代，網上業務辦理日益普遍，業務辦理全程電子化的速度正在加快。下一步，中心將根據電子文件和電子檔案管理的指導文件、標準規范，結合社會保險和住房公積金業務規范要求，在檔案規范管理的基礎上，迎難而上、銳意進取、勇于創新，不斷完善紙質和電子檔案管理，推動中心檔案工作向更高水平邁進。