勘測設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性分析

摘 要：勘測設(shè)計(jì)企業(yè)在數(shù)字化、信息化過程中積累了大量數(shù)字檔案資源。伴隨網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的成熟以及新媒體的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字檔案資源建設(shè)與有限的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)形成矛盾，企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。它是檔案管理優(yōu)化升級(jí)的途徑，是實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制的重要手段，能充分發(fā)揮檔案資源化利用，是檔案管理業(yè)務(wù)流程再造的內(nèi)在需求和“精益檔案管理”的內(nèi)在要求。

關(guān)鍵詞：企業(yè)數(shù)字檔案室;數(shù)字資源;檔案利用

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用越來越深入，我國企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)正在有序推進(jìn)。以“檔案”、“用戶需求”、“信息服務(wù)”作為關(guān)鍵詞，在CNKI數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行篇名組合檢索、主題組合檢索，共得到最近十年發(fā)表在核心期刊上的140余篇文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)主要對(duì)檔案館（室）服務(wù)能力的基本內(nèi)容、服務(wù)方式、影響因素、存在的問題、評(píng)價(jià)、提升策略等方面進(jìn)行了廣泛探索。然而，目前國內(nèi)學(xué)者大多停留在對(duì)公共檔案館、高校檔案館的研究上，企業(yè)數(shù)字檔案室仍在建設(shè)實(shí)踐中摸索前行，總體上處于起步階段，而對(duì)于勘測設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)類企業(yè)檔案全流程管理、基于BIM技術(shù)的檔案接收保管和利用模式等研究較少。

勘測設(shè)計(jì)企業(yè)在數(shù)字化、信息化過程中積累了大量數(shù)字檔案資源。同時(shí)，伴隨網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的成熟以及新媒體的廣泛應(yīng)用，檔案在勘測設(shè)計(jì)、成果增加出版、職稱評(píng)審、項(xiàng)目申報(bào)、工程回訪等所起的作用越來越突出，勘測設(shè)計(jì)人員對(duì)數(shù)字檔案服務(wù)提出了更高的要求。由此，大量的數(shù)字檔案資源建設(shè)與有限的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)形成了矛盾。另外，企業(yè)檔案室作為檔案管理最基本的部門，是職工群眾了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案、使用檔案的窗口。加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)，事關(guān)檔案服務(wù)的提質(zhì)增效，事關(guān)企業(yè)轉(zhuǎn)企改制、繁榮發(fā)展。

按照國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，要求全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。因此，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。

一、檔案管理優(yōu)化升級(jí)的途徑

傳統(tǒng)的檔案管理模式在初級(jí)信息化條件下，未能充分發(fā)揮信息化帶給檔案管理的效能提升，在業(yè)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)需要大量的人力與時(shí)間來完成，尤其是信息化技術(shù)條件下傳統(tǒng)檔案管理不能有效滿足企業(yè)降本增效、高效提供信息資源利用支持、精益化業(yè)務(wù)流程管理能力提升的多樣需求，尤其是隨著勘測設(shè)計(jì)企業(yè)承接工程項(xiàng)目的增多，檔案數(shù)量以每年幾萬卷的速度增加，且工程設(shè)計(jì)檔案大部分都需要永久保存，所需空間資源大幅增加，庫房空間無法滿足需要，導(dǎo)致檔案庫房負(fù)荷過大。再加上，隨著建筑信息模型（BuildingInformationModeling，簡稱BIM）技術(shù)的深入發(fā)展，越來越多的建設(shè)工程項(xiàng)目使用了BIM技術(shù)，過程中誕生了大量的三維數(shù)據(jù)，BIM的多元化數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上，如何通過企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理模式優(yōu)化升級(jí)，滿足日益多樣化、復(fù)雜化的檔案服務(wù)需求與業(yè)務(wù)精益化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)條件，是我們開展數(shù)字檔案室建設(shè)的重要著眼點(diǎn)。

二、實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制的重要手段

前端控制是文件生命周期理論的重要內(nèi)容，文件的形成是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱即逝”，檔案人員若不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全的重要保障。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建設(shè)數(shù)字檔案室，形成一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理，監(jiān)控和記錄該電子文件創(chuàng)建、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等一切操作過程，將電子文件中不可視的部分變?yōu)榭梢暤脑獢?shù)據(jù)保存下來，同時(shí)，元數(shù)據(jù)不間斷地對(duì)電子文件的物理管理進(jìn)行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對(duì)于證明電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性極其重要。

三、充分發(fā)揮檔案資源化利用

勘測設(shè)計(jì)類檔案利用于勘測設(shè)計(jì)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)成果增加出版、各級(jí)各類職稱評(píng)審、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目成果報(bào)獎(jiǎng)、項(xiàng)目驗(yàn)收、工程回訪等工作過程中，對(duì)各門類檔案的需求呈現(xiàn)“集中噴發(fā)”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點(diǎn)。通過對(duì)近年來勘測設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識(shí)挖掘、知識(shí)參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設(shè)數(shù)字檔案室已成為“十三五規(guī)劃”中信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目。

四、檔案管理業(yè)務(wù)流程再造的內(nèi)在需求

傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程，在當(dāng)前信息化條件下存在一些現(xiàn)實(shí)問題，需要根據(jù)信息化條件與工作實(shí)踐，對(duì)管理流程進(jìn)行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統(tǒng)從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接轉(zhuǎn)而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)“打架”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;勘測設(shè)計(jì)的成果（圖紙、技術(shù)報(bào)告）還不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，需手動(dòng)歸檔或掃描歸檔;現(xiàn)行系統(tǒng)在檔案保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動(dòng)操作完成。“集中”、“反復(fù)”成為傳統(tǒng)檔案管理遇到的最主要的困境。

五、“精益檔案管理”的內(nèi)在要求

檔案管理需要大多數(shù)部門的參與，檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系，明確每個(gè)人在項(xiàng)目檔案管理中的責(zé)任、工作內(nèi)容及目標(biāo)，劃定檔案管理與利用各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)化管理與精細(xì)化流程，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，逐步推進(jìn)精益檔案管理的建設(shè)步伐。同時(shí)，檔案作為知識(shí)資源的主要載體，承載著企業(yè)豐富的智力資源，蘊(yùn)藏著寶貴的知識(shí)源泉。企業(yè)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)，都與檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)。因此通過數(shù)字檔案室建設(shè)，將“精細(xì)管理”思想貫穿全程，改進(jìn)檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務(wù)于勘測設(shè)計(jì)企業(yè)主營業(yè)務(wù)，發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值、智慧寶庫的功能。

六、提高企業(yè)綜合競爭力

檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的原始記錄，是企業(yè)多年技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的沉淀，是企業(yè)軟實(shí)力的體現(xiàn)，也是企業(yè)持續(xù)生產(chǎn)、經(jīng)營的重要基礎(chǔ)和核心。建設(shè)數(shù)字檔案室是搭建企業(yè)知識(shí)平臺(tái)的根本保障，是踐行國家“十三五”信息化發(fā)展規(guī)劃的重要舉措。

按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，建設(shè)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)和核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件直接、自動(dòng)歸檔，再造信息化條件下的檔案業(yè)務(wù)工作流程，搭建企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一應(yīng)用、共享便捷的檔案資源利用平臺(tái)，將有利于整合企業(yè)檔案信息資源，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“信息孤島”，全面提升檔案現(xiàn)代化管理與檔案資源服務(wù)能力，增強(qiáng)核心競爭力。

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基金項(xiàng)目：本文為2019年廣東省檔案局科研基金資助項(xiàng)目《面向勘測設(shè)計(jì)人員需求的數(shù)字檔案資源建設(shè)與服務(wù)研究》（編號(hào)：YDK-243-2019）階段性研究成果。

作者簡介：羅富敬（1986-），女，副研究館員，已發(fā)表論文11篇。