試論信息化時代醫院文書檔案管理工作的方法及策略

摘 要：依托科技進步，醫療服務水平大幅提升，醫院資料呈現規模性增長，檔案管理工作備受矚目。作為醫院檔案重要組成部分，文書檔案管理工作處于機遇與挑戰并存的局面。本文以信息時代為依托，綜合醫院發展實際，闡述醫院文書檔案的特征，剖析文書檔案管理中凸顯的問題，探討了行之有效的發展策略，以便切實提升文書檔案管理效果，最大化發揮檔案服務的價值，為醫院長遠與可持續發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：信息化時代;醫院;文書檔案管理;方法;策略

前言

在醫院管理領域，文書檔案多形成于行政管理事務之中，是醫院檔案管理的重要內容，強化對醫院運行情況的全面記錄，對發揮信息價值至關重要，成為影響醫院健康發展的重要因素，也是醫院尋求進步的見證。醫院文書檔案管理需要增強管理的規范性，追求科學性管控，強化信息價值的有力發揮。為此，要以信息時代發展為契機，重視探求醫院文書檔案管理新模式，為醫院長遠發展奠定基礎。

一、正確認識醫院文書檔案的特點以及現狀

1.醫院文書檔案的特征

首先，醫院文書檔案規范性突出。在醫院文書檔案管理中，規范性標準是根本，需要將其有效滲透在資料收集、歸納以及整理的全過程，是提升管理水平的關鍵。

其次，醫院文書資料標準性也不容忽視，所有文書檔案的管理行為都要遵循既定標準，盡顯不同資料之間的關聯性。

再次，醫院文書檔案資料具有保密特性，保密工作需要落到實處。

最后，醫院文書檔案的宗旨是發揮服務性特征，滲透在文獻資料數據之中，在使用、統計以及編譯工作中具有較高的使用頻率。

2.信息時代醫院文書檔案管理面臨的挑戰

立足當前，醫療衛生事業在全社會范圍內發展迅速，醫療改革不斷深化，醫院文書資料規模呈現急速擴張的趨勢，檔案管理面臨挑戰。信息化促使文書檔案管理規模擴大，工作量劇增，極易引發工作偏差，維修檔案準確性。另外，在文書檔案中，涉及很多關乎醫院發展的珍貴資料，如果依賴傳統的管理模式，尤其是傳統以紙質資料為主的檔案載體，很容易誘發管理缺陷，威脅檔案資料的安全性，甚至造成永久性損壞。由此可見，既要正視信息技術帶給文書檔案管理的壓力，又要善于應用信息技術的優勢，強化二者有機融合，將其作為新時期醫院文書檔案管發展的新方向。

3.信息時代對醫院文書檔案管理的影響

首先，信息技術的引入使得文書檔案存儲形式多樣，借助掃描拍攝等手段，加快紙質模式向數字形式的轉換。

其次，信息技術提升了文書檔案使用效率。依托計算機技術，能夠實現對目標文書檔案的準確、快速地查詢，搜索速度加快，定位更加精準，大大提升檔案利用效率。

再次，信息化模式為文書檔案管理提供了科學的管理體系，深受醫療系統重視，結合現實需要，構建合理的信息管理功能模塊，信息存儲更加安全，文書檔案可靠性更強。

二、信息時代背景下醫院文書檔案管理工作面臨的問題

1.滯后

目前，文書檔案管理工作尚未在醫院全員范圍內引起足夠的重視，管理層認識不到位，不夠深刻。同時，檔案管理人員也忽視其工作價值，對檔案信息化建設存在質疑，無法促進信息技術與檔案管理的深度融合。從根本上講，管理層的認識直接影響文書檔案管理信息化建設的開展，尤其是制約投入的重要因素，而管理人員的落后看法誘發信息化發展的緩慢性。在信息技術的影響下，盡管醫院文書檔案管理獲得了強有力的技術支撐，當前很多醫院仍延續傳統的手工管理模式，仍需要大量資源投入，文書檔案管理效果不盡如人意。具體講，很多檔案管理人員思想觀念尚未及時更新，與時代脫節，未在文書檔案管理中引入信息技術，計算機應用水平受到制約，與信息化檔案管理方式不相適應，信息化建設受阻。

2.缺乏先進的文書檔案管理信息化系統，軟硬件亟需升級更新

立足新醫改，涉獵醫院發展的諸多領域，任務繁多，誘發文書檔案工作的繁重。一旦網絡設施不健全，很難保障信息的安全性與先進性，制約文書檔案管理效率與質量的提升。盡管信息化建設得到普遍肯定，但是，先進的信息化文書檔案管理系統尚未構建，數據信息為全部涵蓋其中，資料缺乏詳盡性，無法將醫院各個系統與部門囊括其中，影響系統性與全面性，誘發文書檔案管理的混亂性與無序性。另外，在當前的檔案管理領域，軟硬件設施更新緩慢，升級不及時，存在嚴重不規范問題，傳統手工方式的束縛使得信息管理設備嚴重不足。同時，管理軟件缺乏先進性，很難滿足信息處理的要求，使得檔案材料歸檔跟不上工作需要，信息化建設阻力重重，引發檔案流失，無法滿足醫院以及社會對信息的需求。

三、信息化時代如何做好醫院文書檔案管理工作

1.遵循醫院發展現狀，建立科學高效的文書檔案管理方案

首先，要以醫院當前發展實際為前提，對文書檔案信息化發展道路進行明確，保障方向準確，與信息需求動態相一致，尤其貫徹具體問題具體分析原則，形成更加科學與高效的檔案信息管理模式。

其次，落實文書檔案管理宣傳工作，目的是提升全員認識，深刻體會文書檔案管理的價值，實現對文書檔案管理環境的全方位分析。與此同時，要對信息技術在文書檔案管理中的價值進行分析，勇于面對機遇與挑戰，做好整合工作，形成科學合理的文書檔案管理方案。

2.構建文書檔案管理信息化系統，強化與自動化辦公系統的對接

在醫院文書檔案管理信息化建設中，信息化管理系統不可或缺，強化技術支撐作用的發揮，保證與醫院管理系統的匹配性。首先，要與軟件商進行合作，遵循醫院發展實際，綜合考量信息需求，開發與醫院文書檔案管理實際相契合的管理系統，重視進行功能性、安全性等方面的測試，保證其安全性達標，運行效率較高，兼容性突出，促使其能夠與辦公自動化系統實現無縫對接，為數據信息的共享與互通提供條件，在提升辦公效率的同時，保證文書檔案管理的便捷性。另外，要尊重醫院信息要求，以需求為方向，強化對整個系統功能的健全與完善。

3.落實專業培訓與教育，提升檔案管理隊伍專業素質與能力

對于新時期文書檔案管理工作的開展，人員與隊伍建設是重要內容，高素質與能力的團隊不可缺少。為此，要重視做好人員隊伍培養工作。具體講，要結合醫院文書檔案管理實踐，將培訓與教育工作落實到位，定期舉行交流活動，以便傳遞最新行業動態。另外，要結合信息化建設情況，提升人員信息化操作水平。要增強職業素養，保障管理職責落實到位，推廣精細化管理，積極調整理論知識結構，實現與管理行為的有機滲透。除此之外，行業間的互動也不能忽視，目的是交流經驗，發揮創造力，憑借自身的專業素質更好服務于文書檔案管理工作。

4.完善醫院文書檔案管理制度，強化信息化建設基礎性保障作用的發揮

從本質上講，醫院文書檔案信息化建設充分發揮了信息技術的作用，強化計算機系統與互聯網平臺的有效連接，綜合應用多種通信技術，依托差異化載體，突破時刻限制，支持文書檔案的歸檔、保管以及應用，以數字化形式進行呈現，滿足信息共享的需求。因此，為了適應醫院檔案管理現代化要求，要樹立全新的檔案服務準則，構建新的檔案服務制度，支持檔案信息在網絡平臺共享，大大提升醫療服務管理效率，文件存儲功能增強，盡顯大數據與云平臺的優勢，檔案傳遞速度大大加快，安全性獲得保障。依托健全與完善的文書檔案管理制度，檔案管理信息化目標更加明確，保障信息化管理模式的科學性與有效性。在管理機制中，文書檔案信息化管理的價值被認可，有利于管理環境的優化，尤其是對各個部門發展實際進行系統分析，更顯對文書檔案管理工作的多方面支持，實現多種元素的高效整合，為構建實效性較強、針對性突出的醫院文書檔案管理方案提供堅實的保障。

四、結束語

隨著信息時代的發展，信息技術的優勢得以全面呈現，醫院文書檔案管理領域也給予充分重視，強化與時代發展的同步性。基于此，要以信息技術為研究背景，結合醫院文書檔案工作實際，掌握醫院文書檔案的特殊性，剖析發展中存在的問題與不足，以技術為依托，構建科學高效的檔案管理機制，加快人員思維轉變，應用規范與有效的檔案管理模式，依靠高素質與專業的管理團隊，切實提升醫院文書檔案管理水平，強化檔案與技術的有機融合，為檔案價值的發揮提供保障，促進醫院實現健康與穩定的發展。

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[3]毛婧婧.淺談信息時代醫院文書檔案的信息化管理與應用[J].辦公室業務，2018

作者簡介：楊志聯（1989-），男，本科，惠州市第一人民醫院從事檔案管理，主要負責綜合檔案室日常管理及文書檔案的歸檔工作。