從檔案編研角度對“雙一流”高校大事記撰寫的思考

摘 要：進入到“雙一流”建設后，學校的大事要事越來越多，如何提高大事記撰寫質量，為檔案編研校史研究做好儲備，筆者首先從高校大事記撰寫過程中存在的主要問題入手，結合自己在撰寫電子科技大學大事記的過程中得出的心得，從大事記取材、加強高校二級單位大事記撰寫工作研究、注重日常素材積累等幾個方面展開論述。特別是在如何提高二級單位大事記撰寫質量上，筆者從培訓、審閱、匯編等幾個層面給予了重點論述。

關鍵詞：檔案編研;“雙一流”高校;傳承優秀文化

一、前言

2017年10月18日，習近平總書記在十九大報告中作出了加快一流大學和一流學科建設的重要指示。而傳承校史優秀文化是一流大學和一流學科建設的具體任務。大事記作為重要的校史素材，其編纂質量直接影響到校史文化的研究。電子科技大學作為典型的工科院校，繼“211”、“985”又進入“雙一流”，每年學校的大事要事越來越多。為了加快“雙一流”建設，學校推出了多方舉措，同時也收獲了諸多成效。這些內容里面由于信息來源分布廣、類型多，例如重大會議、獲獎、來訪、國際交流、教學改革、捐贈等，都需要被有系統的記錄下來，作為以后校史研究的素材。如何提高大事記撰寫質量，為校史檔案做好儲備，筆者在對電子科技大學這樣的工科院校大事記編寫的過程中，得出了一些心得和經驗。

二、高校大事記的作用

所謂高等學校大事記，就是反映和記述高等學校在教育改革、科學研究、管理、實踐等各項活動中所出現的重要事情的書面材料。它是按照時間順序對學校活動的真實、全面而又系統的紀實。首先，現在學校人員變化快，新任領導在進行學校教育改革和科學化管理的研究時，必然要參閱過去的史實，有了大事記，便可提供可靠的材料;其次，大事記本身就是一種記實檔案，并且可彌補檔案材料的不足。在學校各職能部門工作中，往往有些大事并沒有形成文字材料，如一些重要的來訪交流等，這些都不一定形成獨立的文字材料，所以，也就沒有存檔的材料，大事記就可以補上這一不足;再次，大事記可為編史、修志提供可靠的材料依據。學校大事記是各個基層單位的第一手材料，它不僅可為本校編寫校史提供可靠依據，還將為上級教育行政部門的編史、修志提供可靠依據。

三、高校大事記撰寫過程中的問題

1. 缺乏收錄范圍標準。這主要是由于每年撰寫大事記素材來源不一致。對于大事記的素材來源，應該有一定固定的范圍，某些每年都需要記錄的重要內容，在收錄范圍中應該做統一明確的要求，以免遺漏。

2.忽略收錄綜合性工作基礎數據。在做大事記收錄范圍標準時，往往會忽視記錄學校各個職能部門的一些綜合性工作基礎數據的收錄，例如人力資源部、研究生院、教務處等，每年的招生、畢業、授位、教師人員變動等數據。由于這些數據都是年度性的，所以容易被忽略，所以才應該更加被明確，一旦形成便利于后續查詢利用。

3.描述方式前后不一致。由于大事記的取材來源于多渠道，出自于不同人的手筆，所以同一類型的事件描述方式也不同，如果只是單純的匯總起來，就會出現同一類型的事件文體描述不一致，給人拼湊的感覺。所以需要總撰稿人對同一類型的事件描述格式進行統一，總撰稿人應該對每一種描述有一個或者幾個標準的表述方式，這樣大事記看起來就是一個很系統的文檔。

4.重在“編”，缺乏“寫”，描述不夠簡練。選取完大事記素材后，總撰稿人一般都是簡單的匯編在一起，但是由于有一些是新聞撰寫或者工作總結撰寫方式，導致里面很多冗余的描述性語言或者一些不重要的信息，此時就需要總撰稿人對內容進行重新組合，用最少的文字來記錄事件，剔除一些主觀或描述性詞匯。

四、高校大事記撰寫過程中的幾點建議

1.大事記多渠道取材。大事記如何選取素材呢？可以主要從以下三個來源來選取。第一，學校網站新聞、校報等官方平臺發布的內容。這些內容在平時就可以收集、整理，為后期校史編研做好資料儲備。第二，每年校內各二級單位要撰寫各單位的大事記，使校、院、職能部門大事記互為補充。每年各個職能部門都會統計出很多年度數據，如招生情況，畢業授位情況，教職工的各類數據，這些都可以從各二級單位的大事記中獲取。第三，翻閱學校年度內發布的文件。一般校內的各個重要獎項、領導任命、學校機構的成立或者撤銷等內容都會通過學校發文，通過學校發文渠道，可以對大事記進行查缺補漏。

2.加強對高校各二級單位大事記編寫工作研究。由于學校大事記需要從各個職能部門及各二級單位的大事記中取材，所以提高各單位大事記撰寫質量是非常必要的。既有利于各單位以后對大事記的利用，同時在學校撰寫大事記的時候也可以提高利用率。筆者所在學校從2002年起就堅持每年各二級單位報送，檔案館指派專人負責匯總和整理大事記的編寫機制。但由于負責各二級單位大事記編寫老師多是兼職，報送的條目繁多且質量不高。普遍存在著大事記與新聞稿、工作總結纂寫體例和方法混淆，突出單位領導，記錄分散，缺乏整理等問題。作為學校大事的補充內容，需要大量的重新改寫，可利用率不高。

（1）對各二級單位進行大事記撰寫培訓。筆者從今年開始對各二級單位的大事記總撰稿人進行培訓，事前做好培訓內容，分別按照二級單位的特點和各職能部門的特點制定好大事記的收錄范圍及撰寫規范。首先，與學校層面相比，二級學院應縮小范圍，降低收錄標準。例如哪些年度數據、什么級別以上的獲獎、什么職務的人員來訪等需要收錄，都應該做明確的要求。其次，每一類大事記的描述方式，都要做詳細的規定。例如來訪、外出交流、簽約、兼職受聘、獲獎、榜單排名等應該用什么樣的描述方式，都要做統一的規定。然后，在日期撰寫、字體排版、標點符號等方面也要做明確的要求。還要通過列舉典型的例子來說明，并把大事記撰寫過程中容易出現的問題列舉出來，特別強調。當然，大事記質量的提高不是一次培訓或者幾次修改就能達到的，但是可以通過堅持每年一次培訓，來提高大家對大事記重要性的認識及大事記的撰寫水平。

關于培訓，由于各單位大事記總撰稿人大多是兼職的，而且其內容也要分別由各單位機關的各個科室來先撰寫，最后由總撰稿人來匯總。由于參與的人員比較多，那么水平也參差不一，所以對于撰寫質量不高的單位或者大事記體量比較大的單位，也可以由檔案館派出專人到其單位對其進行專門培訓，把培訓內容做成精簡的PPT下發到各個單位，這樣就可以從不同層面提高大事記撰寫人員的水平了。

（2）審閱把關。在各單位提交大事記后，檔案館大事記總撰稿人需要對其分別進行審閱，并就明顯內容缺失、描述方式不一致、排版問題等做修改，如此反復，直到通過。這個工作是一個繁瑣的過程，筆者所在的單位一共有50多個部門及學院，體量大的單位20多個，但逐一修改下來，不僅提高了各單位大事記撰稿人的撰寫水平，自己也會發現更多問題，不斷提高自己的撰寫水平。

（3）做好各單位大事記匯編工作.在各單位大事記都修改通過后，需要對其進行匯編，便于以后查詢。在匯編的過程中，可以通過對各個單位的大事記的對比進一步發現問題完善大事記。同時，有了電子檔匯編本可以利用，也可以減少紙質版的查閱，有利于檔案保護。

3.注重日常積累。筆者學校每年的大事記一般是在次年的5月要求提交，整個大事記如果集中在這個時段完成，由于時間倉促會影響大事記的質量，建議從當年就開始按照收錄范圍搜集、整理和編寫。比如筆者學校大事記的素材來源之一是學校新聞網站，所以從當年的一月，在做學校網站新聞搜索、篩選整理的時候，就同步按照大事記的收錄范圍選取大事記內容，并做篩選、整理和按照大事記規則編寫。至于學校發文和各二級單位的大事記則可以等到年終都出來了，再做補充和修改。

4.提高撰寫角度認知

（1）站在管理者的角度優化管理.大事記的總撰稿人不僅僅要會手執“春秋之筆”“單兵作戰”，還要學會“聯合縱橫”“協同作戰”，組織開展大事記內容編寫。所以大事記的總撰稿人同時還應該是管理者，多站在管理者的角度來思考做這件事應該如何開展、布置、會出現什么問題、怎么解決。

（2）站在文化使者的高度加強自我要求.近年來大事記在檔案編研、文化傳承、宣傳育人方面不斷呈現出積極的作用，是重要的校園文化成果體現。作為大事記撰稿人，更加需要增強崗位責任意識，以高校“文化使者”的高度不斷加強自我要求。靠著愛校榮校的使命感、責任感，打造凝聚力和戰斗力，大事記質量才可能持續提升。

（3）站在“校領導”高度上提煉選材.由于大事記撰寫者大多是基層工作者，所以大事記選材角度會局限于自己的工作范圍和視角。但是作為一個學校的大事記，撰寫人要站在全局的高度上去看待，在保證每年常規大事不變的基礎上，不斷根據學校事業發展的實際情況進行調整，做到大事、要事不漏，要體現出全局意識和責任意識[3]。

綜上所述，高校大事記的編寫是一項精益求精的工作，編寫過程要經過信息搜集、整理、篩選、重新編寫、補充完善、 完成初稿、征求意見、反復修改等各個環節，一是可以避免信息遺漏，二是可以避免信息有誤。作為“雙一流”高校的檔案工作者，需要以高度負責的態度編纂高校大事記，構建學校各具特色的校史資源庫，為開展校史研究做出檔案工作者應有的貢獻。

參考文獻：

[1]馬 雁.從校史研究角度審視高校大事記的編纂[J].山西檔案，2013

[2]宋莉莉.高校年鑒大事記編撰規范的對策研究[J].上海地方志，2016

基金項目：2018年四川省高等學校檔案工作協會檔案管理科研課題，課題編號：180302

作者簡介：鄭穎熙（1978-），女，江蘇南通人，電子科技大學檔案館研究開發室主任，研究方向：檔案管理，校史研究。