新時期下提升煙草檔案管理的思考與對策

摘 要：檔案是煙草行業改革發展的真實記錄，是行業的寶貴財富。本文首先從見證者和推動者兩個方面分析了檔案工作在煙草企業發展過程中的重要作用，其次概述了新時期企業檔案管理現狀與發展趨勢，并在此基礎上，詳細的、有針對性的探討了新時期提升煙草企業檔案管理的建議，從而在一定程度上提高其檔案管理水平，促進企業的可持續發展。

關鍵詞：新時期;煙草檔案管理;思考;提升對策

檔案管理工作是利用科學的原則和方法管理檔案，是企業工作的組成部分，為企業提供最為有效的考察依據。自古以來，煙草行業在國家經濟發展中發揮著重要的作用。在大數據以及信息化發展的新時期下，以及在人們越來越重視痕跡化、規范化、科學化管理的今天，如何與時俱進，把先進水平和理念運用到煙草企業檔案管理中，以進一步發揮檔案工作價值及信息服務功能，不僅是每個煙草企業檔案工作者值得深思的重要問題，也是其提高管理水平的必由之路。

一、檔案工作對煙草企業的重要作用

1.檔案工作是煙草行業發展的見證者

煙草企業檔案承載了企業的興衰記憶和發展歷程，主要表現為：（1）檔案內容的不斷豐富。煙草企業的檔案內容已由過去單一的紙質文書檔案發展到現在以科學技術為手段，以電子信息軟硬件設備為載體的包括多種門類的檔案。（2）檔案記錄方式的改變。時代的進步不斷地促進煙草企業檔案信息記錄方式的革新，如從原始、傳統記錄材料階段到信息技術記錄材料階段，直接見證了煙草行業更好、更快、更強的發展過程，并在很大程度上反應了煙草企業檔案管理工作效率的提高。（3）檔案隊伍的不斷壯大。如今，隨著煙草企業的不斷發展以及規模的壯大，其規范化、標準化管理的不斷推進，很多煙草企業實現了檔案員向專職、高學歷、年輕化等發展，這是大部分煙草企業明顯的增強了檔案意識、夯實了檔案人才隊伍基礎的表現。

2.檔案工作是煙草行業發展的推動者

檔案作為煙草企業基礎管理的重要方面，為企業生產經營和維護企業權益提供了重要支撐和保障，進而推動著煙草行業的發展。主要表現為：（1）檔案為企業發展提供了重要數據。煙草企業從成立到發展，涉及到財務報表、科技成果等大量資料。在市場經濟時代，企業領導者可以依據這些匯總而來的信息資料，做出正確的決策，促使企業在瞬息萬變的市場中捕捉到機會，推動企業的進一步發展。（2）檔案為企業發展提供了權益維護。企業在經濟運作之中難免要發生各種糾紛，而現今企業的文書資料、基建圖紙、財務報表等都要求比較完整和真實地保存下來。當發生責任糾紛時，在日常經營管理中保存好的較為翔實完整的企業檔案，是企業保護自身，減少經濟運作中麻煩與損失的有力武器。（3）檔案為企業發展提煉了文化信仰。檔案能夠真實地記錄企業文化，如記錄企業創辦初期的艱辛、巔峰時期的輝煌、困難時期的堅持等，后人可以通過進行深入細致地研究企業文化，使煙草企業領導及職工能更好地推動公司的文化建設，為培育企業文化做出服務，進而調動企業內部潛在的工作氛圍。

二、新時期企業檔案管理現狀與發展方向

檔案管理是煙草企業高質量發展的有力支撐。然而，通過對我國一直以來的企業檔案管理研究發現，目前我國企業檔案管理還存在企業對檔案管理工作重視度不夠，過分的依靠行政力量來推動檔案管理工作的進行;檔案管理模式單一，缺乏管理的思維模式等。

為此，新時期下，我國企業應該創建科學高效的檔案管理模式。具體的，首先，我國企業檔案管理模式應向市場化方向轉變，以順應社會潮流，贏得發展良機;其次，不同地區的企業應該按照企業自身的特點，對企業檔案進行差異化的管理;第三，企業要充分利用社會資源，尋找專門整理和保管檔案的機構，并診斷其管理效果，總結經驗，吸取教訓，提高檔案管理水平，成為真正推動企業發展的不竭動力;第四，企業對檔案管理應該做到集中化、標準化和信息化等，以促進煙草企業高質量發展。

三、新時期提升煙草企業檔案管理的思考與建議

1.改善企業檔案工作的宏觀環境

檔案工作是煙草行業的基礎性工作與寶貴財富，煙草企業作決策離不開檔案資料。新時期下，要提升煙草檔案的管理水平，首先要改善煙草企業檔案工作的宏觀環境。具體可以從以下幾方面著手。

（1）提升全員檔案意識。煙草企業檔案管理部門應利用各種有效載體，加強在領導及職工中的檔案宣傳工作，使其真正認識到檔案管理工作對于企業經營發展的重要作用，并堅持常態化，在煙草企業中形成利于檔案工作開展的氛圍，使企業檔案和檔案工作深入人心。

（2）健全組織管理體系。地市級煙草公司應根據統一管理、分級負責的原則，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，建立與現代企業制度相適應的檔案工作組織和管理體系，將檔案管理工作放到比較重視的層面上來;應設置專門的檔案管理機構或明確檔案工作的部門，并負責宏觀監督、檢查、指導全市煙草企業的檔案工作;應配備相對穩定的專職檔案人員，形成以檔案部門為核心，檔案人員為基礎的企業檔案工作體系;應將相關檔案管理制度納入企業管理的有關制度、工作環節和考核范圍，且整理備案。

（3）強化機構管理職能。煙草企業是企業檔案工作的責任主體，其應貫徹執行有關企業檔案工作的法律法規和標準、規范，加強做好企業各類檔案的收集、整理、保管和提供利用等;應加強對所屬單位、控股企業等檔案工作的監督與指導，并根據其相關重大項目的具體特點，配合其項目專項檔案工作，明確其檔案歸屬與流向;應加強對企業重大建設項目及技改、科研項目等檔案的管理，使項目檔案管理與項目管理同步開展，增強企業創新能力和市場競爭能力等。

（4）落實基礎條件保障。經濟條件上，煙草企業應把檔案工作所需經費列入年度預算，以提供資金保障，以可推進管理創新制度化、規范化、長效化;硬件設施上，應設置適宜安全保存檔案的庫房和裝具，并針對性的采取相關的措施及配備符合防火、防蟲霉、防高溫、防水等檔案防護及現代化建設要求的設施設備;其他保障上，根據相關規定與標準，檔案庫房應與檔案閱覽室、工作人員辦公室“三分開”，以免相互影響，影響管理效果。

（5）加強檔案隊伍建設。檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，因此，煙草企業不僅應合理配備專職檔案工作人員，而且還應選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案工作。此外，還應鼓勵檔案人員接受檔案專業在職教育和繼續教育，加強檔案人員的上崗、技能、再繼續教育及信息化培訓等，培育一支高水平的企業檔案專業人才隊伍。

2.做細做實企業的檔案管理工作

煙草企業檔案是國家信息資源和國有資產的重要組成部分。新時期下，要提升煙草檔案的管理水平，其次還要做細做實煙草企業的檔案管理工作，具體可以從以下幾點著手。

（1）加強檔案法治宣傳教育。一是加強檔案工作的性質和作用宣傳，把煙草企業檔案室建設成為包含企業各個方面的信息資料庫，并梳理有效信息，主動為企業發展和領導決策提供服務;二是加強檔案法制宣傳教育工作，提高企業依法、從嚴治檔的自覺性，努力將檔案管理納入法制化軌道。

（2）嚴格檔案材料收集和歸檔。煙草企業應在遵守《檔案法》等法律規章制度的前提下，結合自身經營活動和業務工作，建立歸檔工作問責制，如編制《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并嚴格執行。

（3）大力開發利用檔案信息資源。煙草企業要根據企業中心工作、重點工作和攻關項目的需要，在維護國家和消費者利益以及遵守保密規定的前提下，大力開發檔案信息資源，主動開展網絡利用服務。

（4）確保檔案實體和信息的安全。煙草企業應構建檔案信息和實體安全的防護網，創建檔案安全體系，定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案及時進行處理;應制定檔案應急災備預案，特別重要檔案要異質異地備份，確保檔案實體與信息的安全，以免影響企業持續、有序、健康發展。

此外，煙草企業還應按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定，強化企業重大項目檔案管理，確保其檔案的完整、規范、安全，使企業在未來發展中對重大項目歷史資料有檔可查、可借鑒。

3.不斷推進企業檔案的創新建設

傳統檔案管理方式已落后于煙草企業發展。新時期下，要提升煙草檔案的管理水平，還要不斷推進煙草企業檔案的創新建設，具體可從以下兩方面著手：

（1）穩步推進企業檔案信息化建設。煙草企業檔案部門應參照國家電子文件、電子檔案管理的有關標準，有步驟、分階段地實施重要紙質檔案的數字化工作，同時應充分利用好大數據，積極推進“數字化+檔案管理”，及時做好企業電子文件和數字檔案備份與整合，構建企業檔案信息化服務平臺。

（2）大力推進企業檔案文化建設。應充分利用檔案，全方位記錄和展示企業發展歷程，并總結提煉企業精神、經營理念、價值觀念和行為準則，積極發揮檔案在企業文化建設中的特殊作用。同時，還應加強檔案文化傳播平臺和文化陣地建設，促進發展具有特色的先進企業文化。

綜上所述，煙草企業檔案管理工作是煙草企業發展歷程的記錄，是企業國有資產運營、管理的重要憑證與依據，是維護煙草企業改革發展歷史真實面貌的一項重要工作。新時期，在檔案管理工作趨于市場化、多元化、信息化的特點下，煙草企業應抓住在改革中創新和前進的機遇，依靠先進的信息與科技技術，來對企業檔案進行管理，以為企業的發展提供優質的基礎信息服務。

參考文獻：

[1]張 彤.煙草企業檔案管理工作存在的問題及解決的對策[J].黑龍江檔案，2012

[2]韓苗苗，董宇環.新時期企業檔案管理模式創新研究[J].企業改革與管理，2016

作者簡介：張立春（1976-），女，漢族，河北省唐山市樂亭縣人，2009年7月畢業于中央廣播電視大學，管理學學士學位，檔案館員（中級）職稱，遼寧省煙草專賣局（中國煙草總公司遼寧省公司），從事工作及研究方向：檔案管理方面。