淺談加強企業檔案安全工作的辦法和途徑

摘 要：對于檔案而言，其承載了企業與員工的全部發展歷程。在高速公路事業發展進程中，檔案資源是工程建設以及經營管理的重要依據，因此，檔案安全至關重要，安全技術與安全體系更是重中之重。面對信息化時代，企業檔案管理面臨新環境，檔案安全問題也更加突出。為此，要以新時期為切入點，結合企業檔案安全管理實際，積極探討企業檔案安全管理策略，落實防范舉措，多角度出發，切實增強信息時代企業檔案安全性，為檔案價值的發揮奠定堅實的基礎。

關鍵詞：企業;檔案安全;辦法;途徑

前言

企業檔案記載了企業發展的歷史，是寶貴的財富，一旦損毀，勢必造成巨大損失。高速公路檔案是公路工程建設施工以及經營管理過程中形成的價值性資料，凸顯公路項目建設水平，技術含量較高，也是后期運營維護的重要依據，由此可見，高速公路檔案安全管理工作尤為重要，尤其是面對檔案管理信息化，紙質檔案與電子檔案同時存在，檔案安全更需引起重視，為檔案資源的高度共享與利用創造有利條件。

一、加強企業檔案安全管理的必要性

企業檔案是企業開展工作的重要記錄，盡顯原始性特征，涵蓋大量行業機密。企業檔案安全建設是檔案管理中不容忽視的內容，也是重點。鑒于網絡信息環境的影響，企業檔案安全深受挑戰，因此，安全建設更加迫在眉睫，檔案安全需要向著高效性的方向發展。檔案安全管理體系的建設勢在必行，必須將安全責任落實到位，強化風險管理，實現全面性安全預防與控制。

二、影響企業檔案安全的因素

首先，自然方面的因素主要涉及一些不可抗力，一般多為災害性的破壞，具有突發性，很難進行有效預防。其次，硬件設施的安全性也是重要方面，尤其是在高速公路運營過程中，基礎設施不完善是引發檔案安全問題的重要因素。再次，在信息化時代，電子文件數量增多，其收集、整理以及查看應用都依賴于計算機，很容易遭受病毒、黑客等攻擊，檔案安全受到威脅。最后，檔案管理規范性水平也是制約檔案安全的重要方面，例如，檔案借閱流程不規范、原件保存不合理等。除此之外，監督機制的不健全也很難保障檔案資源的可靠性。

三、企業檔案安全管理工作中存在的問題

1.尚未在全員范圍內樹立檔案安全觀念

對于檔案管理工作，很多企業缺乏足夠的重視，安全意識薄弱。在檔案管理實踐中，安全意識完全依賴于傳統的紙質檔案管理思維，將安全問題簡單定位為資料的密封。但是，這種想法顯然與社會脫節。在電子信息化時代，電子檔案成為趨勢，檔案安全也面臨新情況，安全建設涵蓋更多方面的內容。另外，很多企業尚未構建專門的檔案管理機構，人員多為兼職，專業性不足，對檔案安全認識不到位。由此可見，檔案安全工作的首要任務是樹立檔案安全思維，在全員范圍內認識到檔案安全建設的價值。

2.檔案安全管理措施不到位

面對新的發展時期，企業檔案安全身處信息化時代，因此，機密性、穩定性以及真實性是突出特征。目前，很多企業尚未構建具有獨立性的電子檔案平臺，對網絡依賴性較強，而網絡自身具有不穩定的特性，很容易遭受攻擊。另外，還有部分企業對檔案電子化認識不到位，電子檔案信息不完善，備份與遷移工作尚未落到實處，這也是檔案安全管理建設不完善的體現。

3.企業檔案安全基礎設施薄弱

立足當前，企業檔案更多以電子形式存儲保管，但安全策略建設卻凸顯滯后性，與無紙化辦公不相適應，檔案安全尚未得到保障。究其原因，一方面是因為企業基礎設施建設落后，硬件未得到及時更新，設備落后。同時，安全投入有限，人員安排不合理，促使檔案安全遭受威脅。另外，企業尚未構建全面的檔案安全預警方案，無法在檔案出現安全問題之后啟動緊急預案，檔案安全很難得到保障。

四、如何全面加強企業檔案安全工作

1.構建法治思維，將檔案安全法律法規建設落到實處

對于企業檔案安全管理，從根本上講，離不開法律法規的保障性作用。具體講，要將檔案工作的監督落實到位，構建完善的檔案工作組織網絡，形成更具完備性的檔案安全管理機制。具體講，要對檔案安全法律法規進行掌握，結合企業實際情況，構建適合性的檔案安全體系，進行不斷更新、升級以及發展壯大。另外，企業要加強制度建設。除此之外，檔案安全宣傳工作不容忽視，促使管理人員明確安全建設的重要性，將安全措施落實到位，切實提升企業檔案管理的規范性與安全性。

2.增強人員安全意識，保證安全責任制落實到人

對于企業發展，檔案是重要資源類型，檔案安全建設事關企業長遠穩定發展。面對檔案安全問題，企業檔案管理人員要提高意識，將安全管理工作擺在重要位置。另外，要對檔案管理責任制進行細化，依托專門的檔案管理機構，將安全責任落實到位。一旦出現檔案安全問題，需要進行嚴肅處理，以便有效維護檔案的安全性。

3.積極構建企業電子檔案平臺，增強系統安全系數

立足電子信息時代，紙質檔案向電子檔案過渡，但是很多企業電子檔案平臺建設處于初級階段，系統建設缺乏完善性，存在諸多安全漏洞。基于此，要加大電子檔案平臺建設投入，重視增強系統獨立性，切實提升系統穩定性與保密性。另外，要重視對平臺安全性進行維護，由專業人士負責。電子檔案的備份工作不可忽視，需要定期進行，做好監督與檢查。

3.建立檔案安全風險預警方案，重視安全風險評估

對于企業檔案安全管理，需要對其進行安全等級管理，目的是達到對安全問題的逐一排查，將定期檢查落到實處。為了保障檔案的安全性，需要構建相應的風險政策，增強執行力。結合檔案類型，進行針對性安全管理。針對電子檔案，需要以電子檔案平臺為基礎，構建針對性管理權限，設置安全等級，以便將安全風險降到最低。除此之外，風險評估也需要引起重視，強化安全預警保障作用的發揮。具體講，需要落實“以防為主，防治結合”的基本原則。一方面，要切實提升檔案部門危機反應能力，構建科學的檔案安全預警與應急體系。要積極收集有關檔案安全方面的相關理論與實踐性資料，對相關數據進行分析與監測，預估可能發生的安全問題與后果，構建針對性預警方案。一旦發生災害，能夠快速啟動，實現檔案的快速搶救與維護。另外，應急方案的制定也需要引起重視，主要涉及基本的應急方案、相關設備、流程、通訊等保障性措施。要積極組織相關演習，借助計算機進行模擬操作，以便在災害發生的時候能夠實現高效應對。

4.加強企業檔案管理制度建設，全面發揮安全機制的防護作用

檔案安全性離不開完善、合理與嚴密的檔案管理制度，以便實現對檔案管理各個環節的有力管控，將問題控制在相應環節之內，避免載體遭受破壞，防止信息被篡改。因此，嚴格的管理制度是消除安全隱患的根本。首先，要結合檔案安全建設領域相關法律，如《檔案法》、《保密法》等，結合企業自身實際，對檔案保管、保密等方面的制度進行優化，強化前端控制與全程管理的有機結合。其次，對檔案歸檔與保管利用制度進行構建，保障歸檔階段檔案實現了全面檢查，維護其自身真實性、可靠性與完整性。保管制度需要力求嚴格性，使用安全性較高的存儲介質，制定科學的保存標準，強化對檔案載體與相關內容安全性的全面檢測。落實維護措施，構建科學利用制度。除此之外，要將安全責任考核機制落實到位。

5.全方位落實安全培訓與教育，增強安全建設的智力支撐

對于企業檔案安全建設，一方面，要構建專門的檔案安全組織機構，以檔案管理人員為主要構成，明確職責所在。另外綜合運用多種手段，對檔案安全工作進行宣傳，對各種制度、規章、規程等進行傳達，增強安全意識，構建安全觀念。再次，加強檔案安全知識與技能培訓，尤其是結合紙質與電子檔案兩種形式，構建針對性強、科學與規范的安全防護方法。針對電子檔案，要加強人員信息安全、保密知識技能培訓，應用多種教育與培訓手段，將網絡信息安全知識傳遞給管理人員，為檔案安全提供有力的智力支撐。

五、結束語

立足新的發展時期，企業檔案對企業發展影響力巨大，而檔案安全又是檔案管理的重要環節，對高速公路企業發展產生深遠影響。因此，要結合新時代，以信息化建設為切入點，全面加強企業檔案安全管理建設，重視環節把控，增強安全防范觀念，積極構建科學高效的檔案安全防范體系，保障監督檢查到位，維護企業檔案安全性與可靠性，為企業檔案價值的發揮奠定堅實基礎，更好服務于企業的長久與可持續發展。

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作者簡介：賴曉虹（1984-），女，本科，廣東江肇高速公路管理中心任綜合事務部主管，檔案館員。