如何加強企業檔案管理信息化建設淺談

林燕燕

摘 要：在企業的發展過程中，企業檔案管理信息化建設是順應信息時代發展形式的重要策略，是企業檔案管理工作改革，不斷創新的主要推動力，有利于企業管理效率的提升。在具體的企業檔案管理信息化建設中，我們必須明確檔案管理信息化建設的主要內容及其重要性，采取針對性的措施加強企業檔案管理信息化建設。本文將對企業檔案管理信息化建設的內容與重要性進行分析，探討如何加強企業檔案管理信息化建設。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設

在企業的經營過程中，企業檔案是指在生產與經營活動中產生的具有保存價值的文字、圖紙、照片等不同形式的資料，這些資料對于企業的發展具有一定的參考價值，并且有利于企業市場競爭力的提升。隨著信息時代的到來，為了充分發揮企業檔案對于企業發展的作用，必須做好檔案管理工作，加強企業檔案管理信息化建設，改變原有的管理模式，實現企業內部的資源共享，提高檔案管理工作效率，促進企業的快速發展。

一、企業檔案管理信息化建設內容

隨著信息技術的快速發展，信息化建設已經成為企業發展過程中的重要趨勢，其中檔案管理信息化建設是重要的內容，是企業檔案管理工作面臨的巨大機遇與挑戰。在企業檔案管理信息化建設中，主要的內容包括以下幾個方面。

1.信息化基礎設施建設。在企業檔案管理信息化建設中，信息化基礎設施主要包括檔案數字化設備以及檔案信息系統。只有做好這方面的建設，才能為檔案信息的流通與共享打下堅實的基礎，保證檔案管理信息化建設的順利實現。與此同時，還要建立先進的信息化網絡，充分發揮檔案信息化建設的作用。一般情況下，信息化基礎設施主要由網絡設備、存儲設備、安全設備以及其它支持設備等構成。

2.信息化檔案資源建設。在企業檔案管理信息化建設中，信息化檔案資源是信息化建設的核心資源，這類資源的建設是一個長期的過程。信息化檔案資源建設的主要工作內容包括企業檔案的數字化處理以及電子文件的收集。在傳統的檔案管理模式中，檔案信息的載體主要為紙張、照片、錄音以及錄像等實體介質，檔案資信息的收集、整理、鑒定、保管、統計以及應用都需要通過人工操作的方式完成，工作量較大，并且操作過程繁瑣。隨著信息技術的進步以及智能化設備的發展，為檔案管理信息化建設提供了必要的條件。因此，只有做好信息化檔案資源建設，才能保證檔案管理信息化建設的順利進行，充分發揮檔案資源價值，提高檔案管理水平。

3.信息化規范建設。在企業檔案管理信息化建設中，信息化規范主要包括管理性規范、業務性規范以及技術性規范等內容。這些規范能夠使信息化檔案的收集、歸檔以及存儲提供重要的依據，有利于對信息化檔案資源進行標識、存儲、查詢以及管理，為企業檔案管理信息化建設提供必要的指導。檔案信息化規范是企業檔案管理信息化建設的主要規則，具有十分重要的意義。

4.信息化人才的培養。在企業檔案管理信息化建設中，專業的信息化人才是做好相關工作的關鍵。人才是最寶貴的資源，企業檔案管理信息化建設需要的人才不但需要掌握計算機專業技能，而且掌握一定的檔案管理專業知識。因此，企業需要重視信息化人才的培養與引進，建立專業的檔案管理信息化工作團隊。對于檔案管理人員而言，主要的要求包括以下幾個方面：第一，檔案管理人員必須掌握豐富的知識，具備檔案管理的工作能力，能夠獨立的完成檔案的著錄、標引、檢索等工作。第二，檔案管理人員必須具有較強的實踐操作能力，掌握計算機軟硬件的使用技巧，能夠對檔案信息系統進行熟練的操作。

二、企業檔案管理信息化建設的重要性

隨著信息時代的到來，企業檔案管理信息化建設受到了更多企業重視，在企業的發展過程中，檔案管理信息化建設的重要性主要體現在以下幾個方面：

1.對企業檔案資源進行妥善的保護。在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，由于信息化技術的應用，可以通過掃描設備以及軟件對紙質檔案進行掃描，將其轉變為電子文檔形勢的檔案資源，方便對其進行管理與存儲，在查閱檔案時只需要查看電子檔案，不需要查看紙質檔案。通過這種方式能夠對紙質檔案進行妥善的保護，避免因頻道的查閱造成紙質檔案的破損或丟失。

2.對檔案歸檔方式進行有效的改善。在企業檔案的管理工作中，需要對所有的檔案文件進行及時的歸檔。在傳統的檔案管理模式中，這個過程一般通過人工操作的方式完成，需要耗費大量的人力成本與時間成本，增加了檔案管理工作的難度。在這種管理模式下，如果檔案信息發生變化，需要更改相關信息，就會引起一系列的問題，嚴重影響檔案管理工作效率。企業檔案管理信息化建設的實現，能夠將傳統的檔案文件轉變為電子文件，可以通過簡單的指令實現文件的歸檔，對檔案的查閱同樣可以通過這種方式實現，能夠節省大量的人力成本與時間成本，有利于檔案管理工作效率的提升。

3.實現檔案資源的整合與共享。在以往的檔案管理模式中，如果需要對檔案進行查閱，需要向上級部門提交查閱申請，在申請獲得批準后才能對檔案進行查閱。這個過程需要耗費大量的時間，使查閱檔案的難度增大。而企業檔案管理信息化建設能夠對企業所有檔案進行全面的整合，建立信息化的共享平臺，并根據員工的職位與工作內容設置相應的查閱權限，員工在查閱檔案時不需要上級部門批準就能夠查閱自己權限范圍內的檔案，真正實現檔案資源的共享。

4.為檔案的快速檢索提供便利條件。在對紙質檔案進行檢索的過程中，需要采用人工檢索的方式，不但會耗費大量的時間，而且會在一定程度上影響檢索的準確性。為了改變這種現象，需要重視檔案管理信息化建設，可以利用信息化技術建立電子檔案的檢索系統，為檔案的快速檢索提供便利條件，只需要在系統中輸入關鍵詞，就能夠在短時間內準確的檢索出所需要的檔案資源，有效的減少檔案檢索過程耗費的時間。

三、如何加強企業檔案管理信息化建設

為了加強企業檔案管理信息化建設，促進企業的快速發展，需要采取以下幾個方面的措施。

1.建立完善的檔案管理制度。為了促進企業檔案管理信息化建設的順利進行，檔案管理部門需要根據企業的實際情況建立完善的檔案管理制度，管理制度主要由歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱制度、應用制度、軟件管理制度、操作管理制度以及崗位責任制等部分構成。只有這樣，才能使企業檔案管理工作具有較強的可操作性以及約束性，保證所有檔案管理工作能夠有條不紊的進行，有效的提高檔案管理工作的規范化與標準化水平。

2.加強檔案管理信息化設施建設。在企業檔案管理信息化建設中，檔案管理信息是最重要的基礎設施，為了保證企業檔案管理信息化建設的順利進行，必須加大在信息化設施方面的投入，購置足夠的刻錄機、掃描儀、打印機、數碼相機、服務器以及網絡設備，并對這些設備進行及時的升級與更新，保證其能夠在檔案管理信息化建設中發揮應有的作用，促進檔案管理水平的提高。

3.提高檔案資源安全管理水平。在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，檔案資源的安全性是實現資源共享的前提條件，也是檔案管理部門的重要工作職責。因此，檔案管理部門需要全面提高檔案資源安全管理水平，保證檔案資源的安全性。為了實現這一目標，需要投入相應的安全保護設備，建立完善的安全管理體系，妥善解決檔案安全性與共享之間的矛盾，避免出現檔案損壞或丟失的現象。與此同時，還要應用先進的信息安全技術，實現對檔案的全方位監管，有效地解決檔案管理信息化建設中出現的安全問題。

4.不斷提高信息化技術水平。企業檔案管理信息化建設需要有先進的信息化技術支持，因此，為了有效的提高檔案管理水平，必須不斷引進行業內的先進技術，保證檔案管理技術的先進性，確保相關工作的正常進行。與此同時，檔案管理人員需要積極的學習，在具備良好檔案管理知識與技能的同時，提高自身對信息化技術的應用水平，掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理以及數據庫建設等方面的知識，通過對這些技術的應用加強企業檔案管理信息化建設。

5.提高檔案管理人員的綜合素質。在企業進行檔案管理信息化建設的過程中，對于檔案管理人員提出的更高的要求，不但要求他們具有豐富的檔案管理經驗以及較強的工作能力，而且需要掌握必要的計算機知識以及數據處理知識，具有較強的綜合素質。因此，企業需要重視對檔案管理人員的培養，組織他們參加相關的培訓，不斷提高他們對于檔案管理信息化建設的認識，使其具有良好的專業素質以及工作能力，創建優質的檔案管理團隊，促進檔案管理信息化建設的實現。

四、結束語

總而言之，在企業的經營過程中，檔案管理是一項十分重要的工作，只有不斷提高檔案管理水平，才能為企業的發展做出應有的貢獻。隨著信息時代的到來，信息化建設已經成為檔案管理工作的發展趨勢，因此，企業必須重視檔案管理信息化建設，有效的提高檔案管理水平，促進企業的健康發展。

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