醫院職工專業技術檔案管理存在的問題及對策探索

摘 要：職工專業技術檔案對醫院各項工作的開展都有借鑒意義，應不斷提升專業技術檔案管理水平。文章首先對醫院職工專業技術檔案管理工作進行總體介紹，分析目前專業技術檔案管理中存在的問題，包括缺乏重視、管理分散、技術落后、效率偏低等。在此基礎上，提出幾點有針對性的改進措施，以期充分發揮專業技術檔案利用價值。

關鍵詞：醫院職工;專業技術檔案;檔案管理

醫院職工專業技術檔案是對個人平時工作成果的記錄，具有較高的醫學價值，是醫院知識資源的重要組成部分。而且醫院職工專業技術檔案能夠客觀反映出職工個人的專業素質能力水平，為人力資源管理等工作的開展提供依據。但是由于專業技術檔案管理仍存在許多問題，難以發揮應用價值，需要盡快加以改進。

一、醫院職工專業技術檔案管理概述

醫院職工專業技術檔案管理工作的開展決定著醫院知識資源管理和利用水平，同時也是衡量醫院管理水平的一個重要指標。在知識經濟時代下，專業技術檔案管理的重要性日益突出，只有做好專業技術檔案管理，才能為醫院高水平人才培養和管理工作提供支持。醫院職工專業技術檔案主要記錄專業技術人員在醫療、科研等方面的信息資料，也包括專業技術人員基本信息。在當前的市場環境下，醫院專業技術人員流動性較大，專業技術檔案時刻變化，具有顯著的動態性特征。這在一定程度上增加了職工專業技術檔案管理的難度。需要在開展專業技術檔案管理的過程中，及時更新職工專業水平、學歷、資歷、工作成績、科研成果等方面的信息。此外，開展專業技術檔案管理還要為檔案安全性、保密性提供保障，實現對檔案資料的科學利用。

二、醫院職工專業技術檔案管理存在的問題

1.檔案管理重視度不足

目前醫院職工專業技術檔案管理還沒有受到應有的重視，容易出現檔案資料丟失、受損等情況。由于檔案管理人員對專業技術檔案的應用價值認識不足，沒有及時匯總職工科研成果、工作成績等相關信息，對職工個人信息的更新也較為滯后，難以從專業技術檔案中反映出醫院知識資源的實際變化情況。在此情況下，也難以為相關管理決策活動提供支持。

2.檔案管理較為分散

在傳統醫院檔案管理模式下，職工專業技術檔案較為分散，涉及到的管理部門多，容易影響專業技術檔案管理效率及成效，可能對檔案資料的安全性造成威脅。比如，許多職工專業技術檔案分別存放在科教部門、醫務護理部門和人事部門中，在調用的過程中，需要經過多道手續。由于各部門之間缺乏溝通配合，也難以保障檔案信息的同步更新，導致專業技術檔案管理較為混亂。

3.檔案管理技術落后

檔案管理技術落后是制約醫院職工專業技術檔案管理創新的一個主要因素。目前許多部門仍采用手工方式記錄專業技術檔案，雖然建立了信息化檔案管理系統，但檔案資料的錄入不及時，可能在錄入信息系統前出現丟失的情況。而且在信息化管理系統下，由于沒有設置統一格式標準，導致信息共享程度較低。部分醫院還停留在單機管理系統的層次，難以滿足現階段醫院職工專業技術檔案管理工作的實際需求。

4.檔案管理效率偏低

在上述多方面因素的影響下，目前醫院職工專業技術檔案管理的整體效率偏低，還未建立檔案資料采集、歸檔、存儲、調用的標準化流程。這也與目前醫院職工專業技術檔案管理制度不健全有關，在部門分管的模式下，由于缺乏統一的制度要求，容易出現責任推諉的情況，開展檔案管理的主動性不足，實際工作中的漏洞較多。另外，檔案管理效率偏低還與缺乏專業檔案管理人才有關，需要加快人才的培養。

三、加強醫院職工專業技術檔案管理的對策

1.改變專業技術檔案管理理念

針對上述醫院職工專業技術檔案管理存在的問題，在現階段的工作中，首先應轉變檔案管理理念，做好相關宣傳工作。只有提高檔案管理人員對專業技術檔案管理的重視度，才能從根本上改善檔案管理成效。醫院應注重對檔案管理人員責任意識的培養，引導其深刻認識專業技術檔案的價值，同時充分熟悉本職工作，提供檔案管理水平。在此方面，也需要樹立檔案管理規范化意識，做好檔案安全管理、保密管理等方面的工作，自覺履行檔案管理和利用過程中應承擔的責任。職工專業技術檔案主要是對職工個人專業技術方面的記錄，與醫院正常醫療、科研活動的開展有密切關系。在開展專業技術檔案管理工作的過程中，也需要樹立服務理念，注重發揮專業技術檔案的利用價值，為各項業務的開展提供支持。此外，在“互聯網+”時代下，還要打破傳統檔案管理模式的局限性，樹立網絡化管理理念，善于利用各種先進的工具開展專業技術檔案管理工作。通過對專業技術檔案中的知識資源進行深度挖掘，進一步提升其利用效率。總體而言，只有確保醫院職工專業技術檔案管理規范化、高效化、系統化的開展，才能實現對專業技術檔案的有效利用。醫院檔案管理人員必須積極改變檔案管理意識和態度，以先進的工作理念為指導，不斷創新職工專業技術檔案管理方式。

2.推行集中化檔案管理模式

針對目前醫院職工專業檔案管理較為混亂的現象，應加快構建集中化檔案管理模式，為檔案精細化管理的實施奠定基礎。專業技術檔案是國際公認JCI醫院評審標準，對于推動我國醫院改革具有重要意義，但是在現階段的工作中，由于缺乏統一標準，專業技術檔案信息分散在各個科室內，難以實現對專業技術檔案的高效利用。構建集中化檔案管理模式是以信息化管理平臺為依托，按照醫療、醫技、護理、行政后勤等模塊對醫院職工專業技術檔案進行劃分，在同一平臺下開展集中化管理。在各要素的設置過程中，需要滿足國內相關行業評審標準，并逐漸與國際標準接軌，推動醫院專業技術檔案管理工作的規范化開展。在此基礎上，通過建立專門的職工專業技術檔案管理部門，由其負責開展檔案信息的收集和歸檔工作，并以電子形式進行存檔，按照系統的權限劃分，合理進行檔案調用。系統下的各個模塊可以與傳統分部門管理模式下的檔案管理系統對接，自動完成檔案遷移工作。同時對檔案資料統一進行的格式處理，將其存儲到數據庫中，方便存儲與調用。在集中化管理模式的實施下，醫院職工專業技術檔案管理流程更加清晰，權責劃分更加具體，可以有效提升檔案管理效率及檔案資料的安全性。

3.應用專業技術檔案管理信息系統

在醫院職工專業技術檔案集中化管理的實施過程中，信息系統的構建和應用是關鍵。為滿足醫院檔案管理實際需求，應構建100M以上局域網，采用TCP/IP協議進行數據傳輸。可采用SQL數據庫進行檔案信息資料的存儲，利用VSN平臺進行編程，實現各模塊功能。在醫院職工專業檔案信息化管理系統的構建過程中，還要考慮多部門使用的需求，與HIS系統、EMR系統和CPOE系統等實現對接，從而方便系統間的數據交互。根據上述對信息系統模塊的劃分，可以分別按照醫療、醫技、護理、行政后勤四個模塊搭建專業技術檔案模型。其中應包含職工基本信息、臨床工作信息、績效考評信息和科研成果信息等。比如，醫療崗位檔案模型具體包括基本信息、資格信息、績效數據、科研數據等。可以在對應檔案中全面反映出其個人專業技術水平以及工作情況。此外，根據檔案利用工作的需要，系統還應具備數據統計及相關制圖、制表功能，自動完成復雜計算工作，按照查詢條件輸出各類檔案信息，充分滿足各部門管理工作的開展需求。為了確保信息系統下的檔案資料使用安全性，應為職工專業技術檔案管理信息系統及計算機系統設置嚴密的安全防護措施，特別應針對網絡傳輸特點，通過在各個節點應用網絡安全防護技術，防止專業技術檔案被盜取或破壞。

4.健全專業技術檔案管理制度

在醫院職工專業技術檔案管理模式的變革中，也需要盡快對檔案管理制度進行補充和完善，針對信息化管理特點，制定配套的管理制度。首先，應對人事編制進行完善，采用唯一ID號開展職工管理，方便對職工檔案信息的識別和利用。同時應將醫院正式員工、返聘人員和派遣制員工等，均納入到信息管理系統中，確保檔案的全面性。為了加快各科室和部門檔案管理工作的整合，需要對部門間的溝通機制進行完善，明確在信息平臺下各部門承擔的檔案管理責任，及時反饋相關信息數據，提高檔案管理工作的實效性。其次，為了激發檔案管理人員的工作主動性，應對相關績效考評和激勵制度加以改進。利用信息系統自動記錄職工專業技術檔案的操作過程，并統計其利用數據，為檔案管理人員工作評價提供依據。通過制定配套的激勵制度，使檔案管理人員能夠認真完成各項本職工作，并主動加強對職工專業技術檔案的利用，從而為醫院各項業務的開展提供更有力的支持。最后，為了幫助檔案管理人員盡快適應新的工作模式和環境，也需要對醫院培訓制度進行完善。通過建立長效化培訓機制，不斷提升醫院職工信息化操作能力，幫助其快速掌握新的系統及功能模塊使用方法，依靠技術創新帶動工作效率的提升。

綜上所述，職工專業技術檔案管理是醫院管理的重點工作，通過針對目前專業技術檔案管理中存在的問題加以改進，可以提高專業技術檔案管理水平，從而充分發揮專業技術檔案的利用價值。在此情況下，可以實現對醫院知識資源的深度挖掘和利用，促進醫院醫療、科研水平的提高，為患者提供更加滿意的醫療服務。

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作者簡介：孫蓉（1982-），女，漢族，山東省青島市人，檔案館員，碩士研究生，研究方向：醫院人力資源管理，人事檔案管理。