淺析辦公室工作的形象定位與構建

童慧萍

摘 ?要：角色的理論在辦公室工作中有較高的應用價值，是社會心理學的重要組成部分。辦公室是企業中綜合管理性比較強的一個部門，在企業管理的過程中有非常重要的作用，企業辦公室工作的質量好壞影響整個企業對外形象和辦事效率等很多問題。辦公室工作要做好角色構建及角色認知工作，才能更好地為領導及所有員工服務。

關鍵詞：辦公室工作;角色認知;角色構建

角色形象是由演員根據劇本要求，按照一定的表演技巧，將劇本中的人物表演出來。演員在表演過程中的言行舉止都是按照劇本對人物描述進行，必須符合導演與編劇要求，這就使得劇中角色形象有幾層含義：第一，多個演員可以扮演相同角色，比如流星花園里的道明寺，這一角色產生到現在，中國、日本、韓國就有很多演員扮演過道明寺一角;第二，演員在挑選角色時，會考慮自己能否演好，導演在挑選自己劇中角色的扮演者時也會思考該演員是否適合這個角色，是否能演得傳神。第三，演員在劇中表演出角色形象并不是演員自己，而是編劇刻畫的人物，導演要求的形象，演員只是使用某種程度的技巧把這個人物呈現出來，所以演員在舞臺中扮演的是一個需要刻畫的人物，而不是現實生活中的演員自己。

社會中的自然人也有自己的個性和在別人心中的既定印象，現實中的個體必須遵守社會法律法規。很多角色形象是虛構的，演員在同一部劇中有時候同時扮演多個角色，但是大多數情況下，是扮演一個固定角色。演員作為一個角色與社會中的個體有極大的相似性。演員必須聽從劇本的安排，個人也要服從崗位職責要求，演員要讓自己在劇中呈現出來人物形象被觀眾所接受，個人也要適應人類社會大環境，不能讓自己不容易人類社會群體。演員不同，就算扮演相同的角色，呈現出來的效果也會不同。個人按照對自己在社會中的定位與在崗位職責中的定位的完成與周邊人群的交流溝通。由于人類現實生活與劇中人物形象的刻畫有類似的地方，所以，可以引用戲劇中的理論來類比現實中社會研究的理論。

個體是生態社會大機器中的螺絲釘，個人的行為舉止適應社會環境，反應了人類的社會性。另外，個人又有按照自己對個體定位的理解，展示個性，實現自我價值，這個過程中，往往有自己獨特的方式。這個程序跟演員理解劇本，然后通過自己的方式表演出來有相通的地方。因此，在對角色形象進行說明時，要考慮外因，即整個社會大環境對個體的硬性，也要考慮個體內在鮮明的特征，個體與個體的差異。

辦公室在企業中的地位像的交通樞紐，承擔著將員工情況反映到領導層、將領導層的指令傳達到員工層，以及部門與部門相互協調、企業于外界相關機構往來聯系等多種工作內容。辦公室的基層辦事人員的個人工作素質好壞關系到辦公室部門工作能否完成，企業能否高效運轉，領導層的指令能否順利的執行下去。辦公室的日常工作非常瑣碎，繁雜，有時常出現意外情況，需要及時應對，工作內容廣泛，有時候界限不明。因此，需要辦公室的基層人員不斷學習，提高自身工作素質，明確自己的崗位職責以及互動人群對自己的期望。這樣才能將日常工作的點點滴滴落實到位，并創造性的解決問題，讓辦公室的功能完全發揮出來，與企業其他部門有機結合在一起。

一、辦公室工作的多元角色認知分析

（一）領導層的助手。辦公室基層辦事人員要為上層決策提供幫助。要為決策成員收集一線信息，同時多想解決方案，供領導層參考。所以辦公室辦事人員要當好信息采集員、情報研究員以及參謀。辦事人員要對企業的核心工作進行分析，對產生的棘手問題、關鍵問題、突發問題全面剖析，掌握問題本質和問題與問題之間的相關性，結合企業實際情況提出多種可實施的解決方法，供決策班子在做出決策時選擇。辦公室工作人員要已所能及的掌握大量相關信息材料，研究企業內部情況、競爭對手企業的情況、社會大環境的情況，積極汲取別人失敗的教訓與成功的法寶，進行匯總、提煉、去除表象，發現本質，協助企業決策層宏觀與微觀上擬定本企業的短期計劃與長遠規劃，發揮參謀的作用。同時，利用自己掌握的各個方面的關聯信息，協助找尋企業決策方案漏洞或不合理之處，糾正改進，再修正，再檢測，以致于讓企業發展方案不斷完善。

（二）后期服務者

辦公室的工作通常是各種具體事務性工作，為其他部門的工作推進提供支持服務。比如會議安排、來訪接待、公文處理、辦公用品的采購與發放等，為其他部門提供后期保障的同時，還要監督員工遵守公司制度及工作紀律。這就要求辦公室的辦事人員：第一，瑣碎小事細心處理，大事要事慎重處理。放眼公司的戰略全局，有大局觀念，工作步驟程序化，善于與各個部門的人打交道，面對事情善于掌握主動。第二，要善于督導。緊抓企業戰略部署的核心工作，不僅要督促工作完成的效率，也要監督工作完成的質量，以期達到工作指標，落實任務進程。全面排查重大工作任務中的阻礙、難關，代為疏通協調，不要讓問題擺在那里，始終是個問題，阻礙工作任務向前推進，影響企業健康發展。第三，協助其他部門完成工作任務時候要有服務意識。根據各個部門各個崗位的工作特性，有針對性的提供幫助。在各項工作開展之前就積極思考工作內容的重點、難點、可能出現的問題，以及需要哪些勞動工具、硬件設備，以便在該崗位人員勞動過程中給予恰到好處的協助與資源。把企業決策層、中層管理人員與基層干事人員靈活的銜接在一起。要有全局思維，也要有抓核心工作的魄力。在面對日常事務時有耐心有細心，在面對突發事件時，能迅速反應，靈活處理。第四，掌握各個崗位的工作動態，及時精準的溝通協調，合理安排會議、活動、工作任務，隨時隨地關注領導動向，以便及時請示匯報，使得各項任務在執行時不偏離指示方向，工作環節一一落實到位。

（三）矛盾爭端的調和者。有人的地方就有矛盾，企業內部也是一樣。長期工作中不可能那么一帆風順，人與人相處也不總是和睦，總有發生沖突的時候。員工與員工之間、部門與部門之間、領導層與基層人員之間，往往會出現大的或小的爭端。辦公室的工作人員時常充當調和者角色。這需要辦公室的工作人員從企業大局出發、有公正的心態、明辨是非的能力、良好的群眾基礎、較強的上下溝通或平行溝通的能力。但是，在大是大非面前，也不能一味的當和事老。面對爭端時，能堅持原則，曉之以理動之以情。使發生矛盾的兩邊人員有平心靜氣的心態，不要搞狹隘的個人主義，部門主義，只想到自己手中，各自部門中的利益，也要敞開胸懷，從企業全局出發，學會換位思考，體諒他人難處。當矛盾出現時，辦公室的工作人員要通過敏銳的觀察，迅速發現癥結點，善于利用多種溝通技巧，講究方式方法，幫助矛盾雙方將偏激的想法導正，減少情緒化的語言，直指問題核，尋找共同點，在矛盾雙方搭起溝通的橋梁。從而在企業內部建設一個融洽舒適的人文環境。只有這樣，企業內部各個崗位、各個部門才能擰成一股繩，最大限度的發揮力量，提高企業在市場中的核心競爭力。

二、辦公室工作的角色構建策略分析

辦公室的辦事人員扮演者領導層的助手、后勤服務者、企業內部矛盾的調和者等多種角色，體現了辦公室工作的多樣性，關系到企業內部的日常工作能否順利運營。這就要求辦公室的基層辦事人員不能不熟悉企業內部各個部門的情況、各個崗位工作的內容及步驟，面對復雜局面，能發現關鍵問題，重視細節，從中斡旋的時候，能靈活有效的溝通。要持續做好辦公室的工作，還必須及時發現企業外部環境及內部情況的變化，結合實際情況，不斷提升自己的綜合素質，在日常工作中不斷積累經驗，學習新知識新理論。以下將從幾個方面對辦公室工作的角色構建策略進行具體分析。

（一）積極學習黨政思想理論

有的企業中，辦公室的部門職責還包括組織黨政教育活動。辦公室的基層辦事人員如果沒有全面系統的政策理論水平，則無法協助開展黨務政務。即便個人原本政策理論水平很高，由于社會局勢不是一層不變的，會有新變化新情況產生，國家的政策方針也不是一層不變的，因此，辦公室的工作人員要適應社會發展新形勢，更新自己的政策理論知識，積極學習我們黨的新的政策方針，才能緊跟黨的步伐，不掉隊。辦公室工作人員協助組織的黨務政務才能結合新形勢新實際情況。

習近平總書記指出，要把絕對忠誠作為做好辦公室工作的首要政治原則，作為其首要政治本色，作為干部的首要政治品質，任何時候都不能含糊。“對黨絕對忠誠是中辦的生命線，是做好中辦工作的根本點。中辦工作做得怎么樣，可以講千條萬條，但歸根到底要先看這一條。”

辦公室的工作人員不能做與黨的政策方針不一致的事情，要提高覺悟，講黨性講原則。不管面對多么困難多么復雜的局勢，都要有全面掌握信息、逐步剖析問題的分析能力。堅信黨的政策方針正確，不能左右搖擺，抵抗住各種誘惑，信念堅定。堅持走社會主義道路，始終緊跟黨的步伐。這就需要時刻用科學的政策理論武裝自己，不斷汲取豐富的精神食糧，長此以往，日積月累，不得片刻松懈。

（二）擴大自己的知識面

辦公室的工作人員要當好領導的參謀，協調部門與部門之間、崗位與崗位之間的工作，就要對企業內部情況全面掌握，熟悉企業內部各個部門的情況、各個崗位工作的內容及步驟。這需要廣泛的知識量。對企業管理不熟悉，對企業各個環節的運作不熟悉，是不能當好參謀做好協調的。還必須熟悉部市場形勢、國家政策法規以及與企業有關的社會機構的情況。不懂這些，就不知道信息收集時從哪里著手，不懂這些就無法對紛繁復雜的信息進行篩選、分析，從而推測匯總出有含金量的結論，給予決策層參考。因此，辦公室基層辦事人員應積極參加企業內部的各種培訓，全面學習各行知識，還應自己利用業余時間，廣泛閱讀書籍，不斷開闊自身眼界，讓自己成為企業內部的百科全書。

（三）業務能力的提高

辦公室的基層辦事人員常常與各類公文打交道，這就需要要筆桿子功夫硬，各種文書報告都會寫，有較高的文字功底。在上傳下達的過程中，則需要清晰的思路，較強的口頭表達能力。在溝通協調時，準確的、無遺漏的專遞信息，講得清楚、聽得明白。與人打交道的時候，注意說話方式，讓聽者易于接受。面對各種事務性工作時，分清輕重緩急，合理安排自己各項工作的處理時間與處理順序。處理特殊事務時，也不要固守成規，一成不變。應該靈活對待，比如有時候急事緩辦效果更佳。業務能力的提高有多種方法，例如向優秀的辦公室工作人員學習，觀摩別人的處事之道，然后發揮自身長處，結合自身特點，形成一套自己行之有效的處事方法。語言表達能力與文字表達能力則應多說多寫，勤加練習。還應積極學習現代化辦公軟件，利用先進的科技提高工作效率。

（四）心理素質的提高

由于工作內容與工作性質的特征，辦公室的基層辦事人員身負多重角色，是參謀、也是后勤服務人員，是企業內部規章制度的執法者，也是調和員工之間、部門之前矛盾沖突的協調者。這要求辦公室的工作人員有嚴肅的一面，也要有親和力。能和同事談心交心，也要懂得保持距離。面對一大堆繁雜的硬性事務性工作和微妙的人際關系時，有強大的心理承受能力。在多個角色之間，圓融轉換，和諧統一。切不可讓人有處事前后不一，人物性格分裂的負面印象。辦公室工作人員的多重角色之間也有相通性，某些硬性素質要求也相同。所以，辦事人員應善于掌握技巧，自我調節，自我化消，訓練出強大的抗壓能力。心理素質的提升往往是通過經驗積累實現的。經驗的積累不局限于自己的經驗，對別人經歷事件的感悟、分析、總結也可以變成自己的寶貴經驗。

作為單位的辦公室工作人員，需要明確自己的主要角色地位及行為界限，同時考慮組織成員對自己的角色期望。在單位的日常工作中，辦公室工作的范圍和界限顯得比較模糊，辦公室工作的重要性在各部門的具體分工中稍顯隱性，但同時辦公室又是單位的中樞機構，承載著各項工作的上傳下達、組織協調等方面的任務，由此本職工作做到位了是本分，辦砸了卻會遭到多方批評，看似微不足道的細致工作中蘊含著重大的工作責任，由此需要不斷加強自己的心理建設，積極應對好辦公室工作的角色沖突，合理平衡自己的角色心態，將工作做到位，切忌因為角色沖突的不適導致工作“越位”、“離位”等情況的出現。

小結

總之，辦公室工作人員首先要對明確認知自身決策輔助、事務處理、關系協調、形象展示等多元角色定位，并在此基礎上不斷提升自身的政治素養、知識素養、相應能力素養以及心理素養等各方面的素質能力以確保角色構建上的穩步提升。習近平總書記曾指出，辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證。辦公室工作人員對其多元角色的認知以及實踐中對其工作角色的構建提升，對企業內部運營的效率至關重要，還關乎著企業內部各個崗位各個部門之間的長治久安。辦公室工作做得好，無形中給企業核心競爭力的提升帶來極大的推動作用。辦公室基層辦事人員角色構建的提升有利于企業的可持續性發展，也有利于個人職業規劃發展，是企業管理哲學中不可缺少的組成部分。

參考文獻

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