淺談辦公室行政事務管理

王軍

摘 要：在所有企業中，辦公室的行政事務管理工作有著非常重要的作用。他們主要進行處理行政辦公室內的日常工作以及整個公司的行政策劃及落實管理的工作，并協助公司負責人做好各部門的協調工作，編寫公司規章制度，在整個公司內部形成一個完整的職能網絡鏈貫穿于公司的每個部門，在保證公司政策傳達落實的同時與各部門做好溝通，保證公司的精神與各項規章制度能夠及時有效的傳達到公司各個部門，為了保障企業的整體運營和各部門的對公司規定和政策的窒息規律，也為了公司可以在一個又只有的良好氛圍中得到更好的發展，就需要不斷完善辦公室行政管理部門。

關鍵詞：職能網絡鏈；行政事務；管理；認識

辦公室行政人員的工作在整個公司機構中起著承上啟下的重要作用，是組織連接公司內部整體的協調工作和對外銜接宣傳的特殊部門。一個完整的公司形態離不開行政辦的協助。在日常工作中，行政辦工作人員要擬定、執行公司的行政文件，下達公司的政策和發展方針，需要處理各分、子公司以及部室招、投標文件的審核并向公司總負責人任傳達請示；負責公司內部所有部門的日常辦公用品、辦公設備以及其他消耗品的申請和發放工作，除此之外也要對公司資產進行管理與維修。對于一個部門來說這是一項重要而又繁瑣的工作，但是對整個公司的生產效率和發展來說是非常重要的，是不可或缺的。

一、辦公室行政事務管理工作的主要特征

在各大企業實際辦公實踐中，辦公室行政管理工作需要有較強的應變能力，職責范圍也比較廣泛，主要表現在服務性、雜亂性和困難性特點等方面。

（一）服務性特點：辦公室行政管理崗位主要是服務性質的工作，具有比較基礎的服務工作，如服務企業的領導，企業的高管甚至于公司的每一個部門都要服務，所以辦公室行政管理工作具有服務性的特點。這份工作對他們來說，他們每天都需要跑遍公司的各個層級和部門，處理的事情比較多，也比較繁瑣，協調好每個部門之間的聯系，并處理之間的問題，為整個公司的正常運營而做著不可磨滅的貢獻，提升了企業的綜合工作效率。

（二）雜亂性特點：行政管理工作本身就具有工作量大，工作種類繁雜的特點，在日常繁瑣的工裝狀態中，想要把公司的政策更好的貫徹執行到每個部門，不僅要制定和下達各項規章制度，并且要處理公司各部門的訴求及其他問題，并傳達給公司負責人。可以說工作任務比較重。在這情況下想要提高辦公室行政人員的整體素質就要培養其業務素質和心理素質，并吸收專業能力較高的外部人才進來以提高辦公室的整體素質水平，使日常的行政工作能夠有條不紊的進行下去，為公司各部門更好的開展工作。

（三）困難性特點：辦公室行政管理崗位工作困難，任務多，涉及各個部門各個領域，所以辦公室行政管理工作有著困難性的特點。工作千頭萬緒，如果遺漏或做錯任何一項工作，都會造成全局的工作動蕩。

（四）職責范圍廣泛：辦公室行政崗位是整個企業的中心，工作綜合性強，需要天文地理，雞毛蒜皮都了解一些，所以辦公室行政管理工作職責范圍廣泛。辦公室內的行政人員組織安排公司的各種會議，做好會議室的預定和清潔工作，并且要將會議內容整理編向公司領導請示簽字，并把會議內容向各分公司、部室進行傳，甚至于購發辦公室用品的基礎性工作都是辦公室行政的工作內容。企業辦公室行政管理工作職責范圍廣泛，為了不影響企業的工作效率，辦公室行政人員任何細節都不能疏忽。

（五）較強的應變能力：企業辦公室行政管理工作時間緊迫，工作內容繁瑣，甚至有很多突發的工作任務，所以要求辦公室行政管理人員要有較強的應變能力。在工作內容較多或工作內容較困難的時候，為了增強工作效率，工作人員要善于合理安排工作內容，分清主次，有條理、有建設性的開展本職工作。

二、如何完善、提高辦公室行政事務的工作質量

（一）提高辦公室工作人員的整體素質

辦公室性質人員直屬公司負責人并作為公司的行政鏈機構貫穿于整個公司。其特殊性和重要性是有目共睹的。辦公室行政人員的整體素質直接決定著公司的發展和生產效率。公司在注重效益的同時要注重員工素質的培養，在日常的工作中以老員工帶動新員工的工作方法來提高新員工的工作經驗。除此之外對行政辦公室人員進行定期培訓，以提高員工的專業素質和工作效率，提升員工的工作態度，使其更好的為公司的發展做出貢獻。

（一）提高辦公室工作人員的工作積極性

繁雜且高強度工作量長期下來會打消一部分工作人員的積極性，要想使全體員工把精力更好的投入到工作中去，就要制定一定的獎賞制度來帶動員工整體積極性，合理優化各個崗位的等級制度，及時調整工作人員的等級，激發他們最大的工作潛能。

公司領導和全體員工要充分認識行政管理工作的重要地位。作為辦公室行政管理人員，其工作水平影響著整個企業的形象和發展必須認清形勢，作為直接服務企業、服務領導的辦事機構，要充分認清自己的重要地位。所以要把握大局，要有責任感和使命感，切實履行自己的工作職能，積極參加公司組織的業務培訓，并且在日常工作中加強自身的工作意識，積極進取，從工作不斷的汲取經驗，完善自己的業務技能，力求自身工作素質得到整體的發展和提升。

結語：

綜上所述，辦公室行政崗位是企業不可或缺的組成部分。企業是通過行政管理崗位把企業的各個環節，各個部門和各個層級有序健康的聯合在一起，通過行政管理手段組織企業正常運營，來保證企業健康可持續發展。所以，企業要重視辦公室行政管理人員，加強培訓學習，重點培養，激發每個管理人員的最大潛能。辦公室行政管理人員要意識到自己的崗位對于公司的重要性，要有全面樹立整體意識與責任感，在日常工作中要時刻以公司大局出發，不斷地汲取工作經驗，學習業務知識，提高專業水平，增強工作效率，企業才能健康可持續發展。

參考文獻

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