“企業檔案”的情感披露

楊素珍

摘 要：檔案管理工作要解決的問題，是把企業有價值的文件收歸企業公有，提供給企業不同時期的所有人員共享信息資源，檔案的憑證作用和法律作用尤為重要，在企業里檔案發揮最多的作用是參考作用，別人是怎么做事情的，你不用自己親自做一遍，拿來結果直接用即可，節省下來的時間、人力、物力是無法估量的，為企業做出的貢獻是不能用具體數字所能體現的。

關鍵詞：企業檔案;情感披露;參考作用;憑證作用

央企檔案的重要性，似乎人人都知道。但要踏踏實實地為檔案做點事情，似乎人人都不樂于去做。大家都這么想，“檔案僅是檔案室的事情，與我無關，我只需要利用檔案，我要利用檔案的時候，檔案室就應該什么都有”。甚至于企業的領導人都認為：“我設置檔案室，就是讓你們做檔案的，怎么還需要別人參與，那我要你們干什么？” ? ? 殊不知，檔案人員守護的檔案，并非檔案人員產生的，檔案理論中，有一個最基本的常識就是“誰形成，誰歸檔”。誰都無法代替文件形成者的功能，不是親歷人是無法說清楚文件的來龍去脈的，每份文件的關聯關系、邏輯關系，只有經辦人最清楚，只有他才能分類組卷出來。文件具有全員性和全過程性的特點，檔案的生命周期中，自它形成的那一天起，對其所有的操作，都將決定它的質量，而非在既成事實以后所能“做”出來的。只有形成者對自己的檔案有鑒定、解釋、整理的能力，別的任何人，只要沒有參與這件事情就沒有這種能力。檔案管理人員只能解決檔案的外包裝、存放位置固定、標識、檢索目錄的建立和如何安全有效地保管和利用等后續工作。如果說，“檔案”是眾多生產流水線上的產品，那么形成者就是生產者，檔案管理員就是成品包裝車間和銷售車間。該產品質量好壞的關鍵在于生產質量而非包裝質量，檔案管理員的包裝能給產品的是更好的辨識度和利用上的便利條件。

檔案管理工作要解決的問題，是把企業有價值的文件收歸企業公有，提供給企業不同時期的所有人員共享信息資源，不致使其淪落為某一人或某一部門的私有物品，以至企業信息資源無法共享，不能發揮其最大效用。如果說，企業的浪費行為，包括人力資源浪費、財力資源浪費、物資資源浪費，那么檔案解決的就是信息資源的浪費，信息資源的浪費最終會影響到企業經營成本的上升，甚至使企業出現決策性失誤，錯失企業發展的最佳時機。馬云曾感慨地說過：“打敗企業的不是技術，是文件。”當然這里的文件應該主要指政府的批文。我們尋常百姓，不也是經常被自己的人事檔案、戶籍檔案、繳費檔案等各種掌握在別人手里的證明所打敗嗎？為此所費的周折，打掉牙往肚里咽的事，相信中國人都知道，說到底，是這些主管部門檔案工作的失職，“你能證明你是你自己嗎？”這不是笑話，檔案就是這種能證明你是你自己的證據，而且大家都相信。這就是檔案的憑證作用和法律作用，在企業里檔案發揮最多的作用是參考作用，別人是怎么做事情的，你不用自己親自做一遍，拿來結果直接用即可，節省下來的時間、人力、物力是無法估量的，為企業做出的貢獻是不能用具體數字所能體現的。

整理檔案的過程，是文件建立有機聯系的過程，是標識、固化檔案存放位置的過程。做檔案的最終目的，是要做到在浩如煙波的文件當中找到你要的那一個，不僅存放該文件的檔案管理人員能找到它的位置，任何一個人依據存放方法都能找到它，而且若干年以后，它依然如形成之初一樣，安然無恙地呆在那里，存放的檔案要能經得起時間的考驗。

檔案的質量可以反映出一個企業的管理狀況。它是一項基礎性管理工作，企業領導人是否將企業管理的井井有條、責權清晰，都可以在文件的質量中體現出來。在企業里，人人都是形成企業檔案的一份子，都需要在企業的檔案上，做到自己應盡的義務。所謂前人栽樹，后人乘涼。如果誰都不想種樹，那么誰都將無涼可乘。

那么為什么企業的檔案會形成這種“事不關已，高高掛起”的局面呢？究其原因，大概無非有以下幾個原因：第一，企業的管理者，不是企業的擁有者，沒有把企業做成百年企業的沖動，不想在不能直接見效益的事情上花費時間、人力和物力;第二，上級對企業的考核中未涉及檔案管理工作，下級的著力點亦不會將精力放在“吃力不討好”的事情上;第三，檔案管理的要求和規范是否有不符合實際或自相矛盾的地方，導致企業認為不完全按要求去做，也不會影響檔案的利用。造成了企業領導的這種心理：“檔案專業的要求是吹毛求疵、小題大做”，嚴格按照檔案的要求去做，會感覺得不償失、白耽誤功夫;第四，檔案管理是否和企業實際業務脫節，造成了檔案管理自說自話，企業并沒有將檔案的要求設計到業務流程中，導致業務工作做完之后，需額外考慮按檔案的要求再加工。導致如下結果，其一，加大了無謂的工作量;其二，事件已結束，沒有做好檔案的動力;其三，留下的資料不全，對未來的參考價值不大，可參考價值不高。倘若在工作流程中，能將歸檔工作作為每個部門、每個事件、每個業務的工作結點，將檔案的要求嵌入到工作發生開始的時刻，業務工作里蘊含了檔案的要求，歸檔工作能隨著業務的結束，同時歸檔工作也能結束，檔案工作就不會變成額外的負擔，而如此遭人厭煩了。

在檔案管理人員的安排上，現實中企業是這樣的心理：“兼職做就足夠應付這件事情了。”或者在安排人員時遵循這樣的原則：“這個人別的都干不了，就讓他干檔案吧！”檔案室人員的待遇往往很低，與庫房管理員等同視之。殊不知，檔案的性質，要求檔案工作者必須具備強烈的責任心、細致的工作態度、嚴謹、專業的科學精神，較強的邏輯性和條理性以及不斷的學習精神。每一份文件，在未來的時間長河里，會起到什么作用，有時候很難預測。檔案工作者對文件的鑒定、整理和處置上的一個疏忽，或者意識上的錯誤都可能影響這份文件的終身命運，文件難見天日也是極有可能的事情，更談不上利用效果了。因為檔案管理員的管理不善會造成很多人的智慧結晶，因為“隨便”的工作態度而消失的無影無蹤，檔案在關鍵時刻的憑證作用，往往因為管理者急功近利的驅動，難以發揮其應有的作用。企業的固定資產、資金、人才、檔案都是企業的寶貴資產，固定資產、資金的管理會引起管理者充分的重視，可以花費人財物的投入。檔案作為企業的無形資產，大多企業并沒有得到很好的保護。對于管理檔案人才的選擇上，采取的往往是無所謂的態度。

在企業層級的管理上，更是體現出了檔案專業在企業中的可有可無的作用。在檔案管理理論及企業實際操作中，檔案管理體制里，會設置一位主管領導，作為企業檔案管理工作的最終決策者，由于檔案工作的專業性，該決策者對檔案專業是知之甚少的，檔案室通常會掛靠到辦公室、綜合管理部等部門名下，該部門的負責人因為管理的工作種類會很多，對檔案專業亦是知之甚少的，檔案業務同時也會涉及到該部門的日常工作，怎么管理該部門的檔案業務，是聽檔案室專業人員的，還是聽管理辦公室的上級領導的，大概是所有檔案管理專業人員難言的尷尬，最終只能不了了之。檔案的要求既不會落實到部門身上，也不會落實到各部門負責人身上，最后更落不到各部門兼職檔案員身上，檔案的要求最終只會落到一個人——檔案室專業管理人員的身上。在管理的權利上，檔案室與其他部門在企業中的地位不等同，專業檔案管理人員與企業各部門負責人地位不等同的關系，造成了下級要求上級，管理權限的倒置，幾乎成為檔案工作無法跨越的障礙。檔案管理理論上的體制設置形同虛設，根本無法達到檔案管理的目的。

企業中的檔案管理，更像是庫房管理，檔案室工作人員幾乎是企業各部門的兼職檔案員，歸檔管理不如說是檔案室工作人員對檔案庫房的歸檔行為，在企業中歸檔的主體實際是檔案室工作人員，與公司其他員工無任何關系，檔案室專業工作人員依據自己對企業各專業的熟悉程度，猜測并嚴格、細致地做著檔案整理工作，效率及其低下，結果錯誤百出。這樣的局面無疑是對檔案管理理論的一個莫大的諷刺，象牙塔里的想象，宏偉靚麗，現實中的實際，猥瑣而又渺小。檔案管理人員的全部精力都在用于替企業所有人做歸檔工作，哪里還能有時間和精力做檔案編研利用工作，檔案越不利于利用，企業就越沒有動力在檔案上花費時間，檔案專業的要求就會被束之高閣，檔案管理的不規范化，最后又造成檔案利用上的不便，企業檔案就陷于這樣的惡性循環當中，循環往復。在企業的現實當中，無一例外，檔案管理工作在企業管理中都處于十分尷尬的地位。

檔案理論研究的學者，能否在檔案管理體制上，重新做一下思考，因為你們的理論指導，對于實際的檔案運行，具有“失之毫厘，謬之千里”的作用，企業的檔案室是否一定要掛靠在某一個部門之下？如果說，一個企業的管理分為：財務管理、人力資源管理、生產技術管理、工程管理、銷售管理、安全管理、開發管理，能否加一個職能管理部門——文件管理或是信息中心？是否能夠真正將文件管理的功能蘊含在每一個部門的工作當中？檔案管理在企業中的重要性是否應與其他管理職能等同起來？這是企業管理者需要思考的問題。文件管理類似于企業的安全管理、財務管理，人人都會參與，人人都會用到，人人都要做貢獻。我們試想一下，如果企業是你個人的，因為某一人的離職或者職位變動，重要文件被有意或無意地遺失，這個損失，你如何能夠估量？你要如何才能夠彌補？一些規范化、精細化管理的企業，從員工入職的第一天起，就要教會員工怎么管理文件，從個體的生成文件、登記文件、積累文件、保管文件、移交文件到企業文件的整體生成體系、登記體系、積累和保管體系，沒有自選動作，只有規定動作，只有這樣做，才能構建一個高效率、精細化管理的企業。

要想搞好一個企業的檔案工作，有人想，靠培訓就可以了。單靠培訓檔案專業工作人員，能搞好企業的檔案工作嗎？那無異于將事情簡單化了，業務工作可以靠培訓檔案管理員來實現檔案標準化管理，但是還遠遠不夠，在一個企業里，檔案專業人員有多大的話語權和決定權，才是促成這件事的關鍵因素，企業領導人有多認可這件事情才是促成這件事的決定因素。

如果說，誰能挽救企業檔案的命運，大概只有寄希望于企業有做成百年企業的目標;寄希望于企業信息化建設和大數據的應用，做到最大限度的自動化操作，降低工作人員的勞動量，將人們從過去整理紙質檔案的繁雜、耗時、耗力的細節工作中解放出來;寄希望于讓企業領導人看見檔案的存在對企業運行產生的價值。也許這時檔案才能撥云見日、發揮其應有的作用。