事業單位檔案資源共享中存在問題及研究

姚鑒

檔案信息作為對事業單位豐富的歷史資料的紀錄，它是事業單位日后開展工作的重要依據，有利于促進單位部門工作的開展。此外，檔案信息資料也可以為社會大眾及其他單立團體開展相關活動提供資料支持，檔案的管理水平、管理方式及利用效率等對社會大眾也有重要意義。隨著社會大眾對檔案信息需求日益增加，檔案管理應逐漸從檔案管理存儲向檔案信息的開發利用和共享的方向發展。

一、當前檔案信息資源共享存在的問題

（一）信息化手段落后。隨著社會信息化的不斷發展進步，事業單位檔案管理也應以信息化帶動新發展，以信息化促進檔案資源的整合開發與信息共享。但目前，雖然部分事業單位已經開始引用了數字化的或者電子的檔案信息管理模式，但是大多數事業單位，仍舊使用傳統的紙質檔案管理模式，或者僅實現了對檔案信息的計算機保存，并未實現信息化的處理，也沒有使用專門的檔案管理軟件進行系統管理。部分事業單位軟硬件設施落后，更新不及時，電子檔案查詢效率和利用率偏低，大大影響了檔案信息資源共享的實現。

（二）缺乏管理人員。檔案管理工作需要將大量的、繁雜的、重要的檔案資料進行信息的整合、分類、管理和保存，檔案信息資源共享則是依靠計算機為載體，實現信息資源的錄入、保存、搜索與分享。這就需要從事檔案管理的人員能掌握計算機應用知識、網絡技術和現代檔案管理技術。然而，目前事業單位中從事檔案管理的人員并不全都是檔案管理專業，大部分人員所學的專業都與檔案管理無關，從業人員專業知識缺乏，加之，事業單位本身對檔案管理人員其缺乏較為專業的培訓，導致事業單位檔案管理信息共享開展困難。

（三）檔案開發利用率低。長期以來，事業單位檔案管理仍處于部門之間條塊分割和地域分割的狀態，比如員工人事檔案、醫保檔案、戶籍檔案等分別由不同的部門保管和掌握，檔案信息資源處于分離的狀態。另外，從微觀層面來看，由于檔案管理不能直接產生效益，事業單位自身對檔案管理工作的重視性也不夠，導致事業單位的檔案管理工作處于被動的局面，現有的檔案管理只涉及檔案收集、保存、復制、轉移等內容，極少注重檔案管理的收集跟蹤與開發利用工作，檔案信息資源共享率低下。

（四）信息安全保障不夠。行政事業單位檔案信息涵蓋著我國科學、教育、文化以及衛生事業的各個方面，檔案文獻中有關的機密信息較多，檔案管理中的檔案信息資源一旦泄露將形成嚴重的危害，造成難以挽回的損失。事業單位中的檔案管理基礎設施建設薄弱，部分事業單位數字化掃描設施不齊全，傳統的紙質檔案保存可能會造成檔案丟失、檔案損壞或者被篡改的不良后果。部分事業單位沒有對信息資源進行安全保密處理，在檔案信息的借閱審批環節中把關不嚴，缺少對公開共享的檔案信息資料的審查程序等，增加了檔案保密信息泄露的風險。在這樣的情況下，檔案信息共享安全性亟須進行保障和維護，這就要求各個事業單位在進行檔案信息化建設時，要嚴格遵循國家的相關規定，在確保檔案信息資料安全的前提下，實施對檔案信息資源的進行管理與公開利用，切實保證檔案文件資料的安全。

二、檔案信息資源共享的途徑

（一）加強人員能力建設。事業單位檔案信息資源的整合共享，應該注重提高從事檔案管理人員的計算機技術應用水平，同時加強重視，不斷培養提升其檔案信息管理專業素養。事業單位應當在人力、資源等方面向檔案信息資源共享建設傾斜，引進熟練計算機技術，并具備檔案管理專業技能的綜合性人員，在工資福利待遇及職稱評定等方面給予檔案管理人員應有的保障，以此來激發管理人員工作的積極性以及創造性。對現有的檔案管理崗位人員，事業單位應當建立定期的培訓機制，積極開展與不同部門、不同地區之間的業務溝通，學習不同地區和部門先進的檔案管理理念，并與時俱進，注重對人員檔案管理信息化發展和共享相關的計算機應用知識進行系統的培訓，提高其人員處理信息的綜合能力，以適應檔案現代化共享發展的需要。

（二）確保資源共享安全。由于部分檔案信息具有孤本性和機密性的特點，在當前網絡傳播如此快速的大時代背景下，檔案信息資源共享必須在維護國家和人民利益，注重信息保護安全的前提下進行。在硬件設備上，做好檔案室與信息存儲設施的安全防護，確保檔案室的溫度和濕度水平、防火防盜方面符合檔案安全管理的標準，明確人員職責，嚴禁損毀、丟失、涂改檔案等行為的出現在制度方面，同時應建立健全安全保密責任機制，簽訂安全保密責任書，對接收歸檔的檔案從根源審查保證安全，對保存的檔案信息進行鑒別，并對檔案信息的開放范圍和程度做出規定，建立信息安全保護措施，對于保密檔案信息，可以引進數字加密技術，注意檔案信息資源庫和云信息的安全防護和檔案信息資源的備份，建立健全檔案信息網絡管理機制，加強對其傳輸運行中的監控管理。

（三）加強檔案信息化建設。當前建立現代事業單位檔案管理制度，實現信息資源的共享發展必然需要加強事業單位檔案管理的信息化建設。事業單位應當引進適合自身發展需要的軟硬件設施，還可創新檔案管理手段，與上下級及平級相關單位建立內部局域網，建設檔案信息資源共享平臺實現與不同部門不同地區間的檔案信息資源共享，信息資源共享平臺應增加信息檢索功能和在線互動式服務功能，讓有需要的人能夠實現在線網絡獲取和在線檔案信息的咨詢交流，讓檔案信息多跑路，需要檔案信息的人民群眾少跑腿，使封存在檔案室里的檔案資料真正活起來。但檔案信息資源的共享是一項系統性工程，也是一項長期而艱巨的任務。“組建具有國家權威的、能夠統籌全國檔案信息資源共享建設整體工作的領導機構，以扭轉目前在管理上整體性差、條塊分割的局面以。”檔案管理事業單位內部和其他不同層級、不同部門、不同地區的事業單位之間也要加強協調配合，檔案資源管理在職人員和檔案利用者之間也要互相協作、溝通。“進行檔案實體整合、信息整合、技術標準整合、系統整合、人才結構整合等，建立以實現資源結構優化、系統功能完善、人才保障到位、信息資源共享為目標的事業單位檔案管理系統工程。

總之，事業單位作為公共服務部門，其檔案管理應改變傳統的過于注重檔案收集、整理的觀念，創新檔案管理的觀念和手段，建立以信息化為特征的現代化檔案管理制度，將檔案管理重點放在信息資源的開發利用上，以信息資源的整合共享來服務于單位團體，服務于人民群眾，為人民群眾提供優質的文獻資源服務。