淺談人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略

滕延祥

摘 要：人社工作即人力資源與社會保障相關工作，其中檔案管理是非常重要的工作內容，它對于地區個人的人力資源管理和相關社會保障具有基礎性作用，在實際工作中，通過對人社檔案的收集與整理、存管與調用等相關工作，能夠促進人社工作的更好開展與更平穩地健康發展，有利于促進地區人力資源和社會保障方面的發展與進步，為地區經濟發展提供重要的后勤保障，對于我國民生建設和提升人們生活水平等具有重要意義。本文主要探究人社工作檔案管理的重要性，以及人社工作檔案管理中存在的問題，對于這些問題探究具體的優化調整的管理策略，主要有切實轉變人社檔案管理觀念、加強人社檔案管理的技術升級、培養和提升檔案管理人員的職業素養、健全人社檔案管理運行機制、提升檔案管理工作的效率等，充分運用這些對策，能夠有效提高管理效率。

關鍵詞：人社工作檔案管理;管理觀念;信息技術;職業素養;運用機制

人社檔案管理工作是各地區人社部門的重點工作內容，它主要涉及到檔案的采集、整理、鑒別、保管和統計等內容，工作任務多、工作流程復雜，做好人社檔案管理工作，對于提升人社部門的工作效率和工作效果具有基礎性作用。在人社檔案管理工作中，相關人員要做到更好的鑒別和歸檔，工作流程要做到有條理和清晰有序，同時還要針對不規則的、有折皺、卷角的材料進行修正，通過統一的管理按照類別和年代等進行排序，從而保證工作質量，做到目錄表與相關材料的準確無誤。但是，在實際的工作中會出現一些系統性的問題，需要著重解決。

一、人社工作檔案管理的重要意義

對于人社工作檔案管理而言，它對于國家、社會和個人都具有非常重要的意義，是社會經濟發展和人民生活水平提高的基礎保障。首先，這項工作與每位公民息息相關，它為學生升學與就業、員工社會保障等提供文檔與數據的支持;比如，人社局保管著大學生的學籍檔案資料，它不僅為學生的學歷證明提供了必要的保障，而且還對其就業提供了基礎的支持作用;對于社會保障而言，社保局管理著社保卡，它包含了參保人的各項信息，通過此卡能夠辦理失業保險、養老保險和失業登記與求職登記等，還能夠申領工傷保險金、失業保險金、勞動能力鑒定等，同時還對再就業培訓提供幫助。其次，對于不同地區和各級政府而言，有利于為政府開展各項行政工作提供必要支持，比如，統計失業率和經濟活動數據等;同時還能夠為提高政府工作效率與工作質量提供幫助，能夠讓政府更快速和更準確地獲取公民職業和就業信息，對于解決相關問題具有積極作用。最后，對于國家層面而言，人力資源與社會保障事業是國家必須長期建設的工作，而其中檔案管理又發揮著重要作用，這些工作也是國家的基礎工程，做好這項工作對于提升國家治理能力與治理水平、加強國家社會保障工作、實現社會保障的信息化建設等具有非常重要的意義。

二、人社工作檔案管理中存在的問題

首先，人社工作檔案管理的重視程度不夠。我國作為世界第一大人口大國，擁有約14億人口，勞動力資源近9億人，就業人員高達7億人，而且有著全球最大的中等收入群體，大約為4億人口，受過高等教育或者職業教育的高素質人才約有1.7億人，在當前經濟形勢下以及產業結構優化升級的背景下，我國的人口紅利完全可以轉為人才紅利，這對于人社檔案管理工作提出了更高的要求。但是由于人社檔案管理工作的長期性和復雜性，在實際工作中一些地區的領導與管理人員對此項工作不重視，常會出現一些不應該發生的問題，比如，檔案丟失等。

其次，人社檔案管理機制不完善。人社檔案管理工作常會涉及到多個部門，很多地區在人社檔案管理中會采用分類保存的方式，主要是交給不同的部門進行保管，這就導致了在實際工作中需要相關協調，在查找和調用的時候會造成很多不便，特別是在數量較大時對于工作人員是一個較大的挑戰。同時，由于我國對于人力資源和社會保障的相關建設歷史短、管理經驗不足，導致很多機構的設置不合理和發展的不完善，表現為設施落后和管理不善等問題。

最后，人社檔案管理人員的綜合素養需提升。人社檔案管理人員在人社檔案管理工作中發揮著主要作用，他們的工作能力直接影響著檔案管理的效率和效果，但是當前我國很多地區的人社檔案管理人員存在著綜合素養不高的問題。比如，一些人社管理人員的年齡較大、知識陳舊而且不愿意主動學習，對先進的管理理念和技術不感興趣，依然采用傳統的管理辦法工作，這就導致工作效率下降;同時由于人社局的培訓、選拔和用人制度的問題，會打擊一些工作人員的積極性，不利于在工作中形成競爭機制，不利于推動人社檔案管理工作的長遠發展。

三、人社工作檔案管理的優化調整管理策略

1.切實轉變人社檔案管理觀念

不同的觀念對于個人和集體具有不同的指導作用，先進的觀念能夠推動個人和集體更好地發展與進步，不良的觀念將會阻礙個人和集體的發展與進步。所以，對于提升人社檔案管理工作的效率而言，首先，應該從切實轉變領導和管理人員的人社檔案管理觀念入手，通過加強相關先進理念的培訓指導工作，切實提升相關人員的管理意識，促進他們更好地解決檔案管理中存在的問題。其次，人社部門應該加強基礎設施建設，加大對人力和物力的投入力度;同時人社局要建立健全具有綜合效能的檔案管理機構，主要負責對人社檔案的完善工作，提高檔案的完整性，也要協調各部門的工作，讓各檔案管理部門能夠通過協調配合更好地進行工作。

2.加強人社檔案管理的技術升級

對于人社部門的技術升級而言，主要是對內部進行信息化改造，加強人社檔案管理的信息化建設，這是當前社會發展的必然趨勢，是順應國家行政信息化建設的必要基礎。在實際的運用中，主要是加強對人社檔案的信息化處理，通過將人社檔案信息進行信息化的整理和管理，能夠有效促進人社檔案管理工作的效率提升。在對于部門的信息化建設中，要建立多部門統一的信息化工作平臺，實現數據化與信息化辦公，通過信息資源的共享和電子化操作，能夠有效提升人社檔案管理工作的效率。通過建立電子檔案，不僅能夠提升工作的效率，而且減少紙質檔案可能出現的問題，比如，磨損和丟失的問題等，能夠讓檢索更為方便。

3.培養和提升檔案管理人員的職業素養

檔案管理人員的職業素養對于提高人社檔案管理工作的效率具有非常重要的意義，人社管理部門要通過定期組織培訓等措施，加強對相關管理人員的檔案管理法律法規和先進管理理念的培訓，通過相關的培訓工作切實提升檔案管理人員的職業素養，提高檔案管理人員的職業技能，讓日常的檔案管理工作更加高效。在培訓之后，要加強落實方面的引導，讓管理人員將培訓的理念和實操運用到實際工作中。同時，人社管理部門應該加強招聘工作，招聘更多的具有專業知識和專業素養的檔案管理人員，讓他們積極地發揮作用，切實提升檔案管理工作的實際效果。此外，人社部門還應該實行分責制度，以此提升檔案管理人員的自覺性與責任心，通過實行責任到人的制度，將他們的工作考核與待遇和福利掛鉤，這樣可以更好地提升管理人員工作的積極性與主動性，同時也能夠促進他們更加主動的深入學習與持續學習先進的檔案管理技能。

4.健全人社檔案管理運行機制

人社檔案的管理工作通常涉及到多個職能部門和多個領域，與個人的養老、醫療和生育等保險具有非常密切的聯系，所以在實際的人社檔案管理中要建立健全完善的運行機制，這樣才能為更好的管理提供制度與機制的保障，促進人社管理工作的高效運用。具體而言，一是要加強社會保障卡的規范化管理工作，最主要的是防止信息泄露與盜用等;二是加強12333人社電話咨詢服務熱線的建設工作，讓其發揮更好的作用，為公民的問題咨詢提供方便，人社部門應該加強對其人員的培訓，設置更多的電話接聽人員;三是加強對個人養老保險和醫療保險的管理工作，防止個人套取國家社?；?、為公民就醫等提供更多的幫助;四是加強對干部與職工的人事檔案管理工作，這項工作涉及到自身單位的建設問題，以及流動人員的檔案管理工作，主要涉及到對大學生、參軍人員和外來務工者的管理;五是加強建設勞動保障的監察與舉報制度的建設，可以運用網絡監督等。

5.提升檔案管理的服務作用

人社管理部門應該推進公共服務事項的數據開放以及信息共享，更好實現個人信息檔案的異地等級，以及相關業務的協同辦理，實現數據的共享，實現社保關系的高效率轉移與接續，更好地實現異地就醫結算和相關資格認證等。

四、結束語

綜上所述，對于人社工作檔案管理而言，它對于國家、政府和個人都具有非常重要的意義：主要是能夠促進國家人力資源和社會保障系統的建設，有利于增強綜合國力與國際競爭力;對于提升政府工作效率具有重要的幫助作用，開展各項行政工作提供必要的支持，有利于提升政府工作的效率;對于個人的就業、養老和醫療則意義更為重大。我們要認識到不同地區人社工作檔案管理中存在的問題，并通過切實轉變人社檔案管理觀念、加強人社檔案管理的技術升級、培養和提升檔案管理人員的職業素養、健全人社檔案管理運行機制，切實提升檔案管理工作的效率，讓社會保障惠及更多人，更好地為廣大公民提供服務。

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