優(yōu)化檔案管理建設(shè)的有效途徑

常紅

摘 要：企業(yè)管理是促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的重要助力，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)不斷得到優(yōu)化的當(dāng)下，我們應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)部管理的效率，形成更加完善的企業(yè)管理方案。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，在檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定有效的檔案管理途徑，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在著的問(wèn)題，將檔案信息管理這種無(wú)形資產(chǎn)的價(jià)值發(fā)揮到極致。以下就是對(duì)此的一些具體看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；有效性；優(yōu)化

每個(gè)企業(yè)在檔案管理建設(shè)的過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)或多或少的問(wèn)題，如檔案管理人員專業(yè)技能的不到位、檔案管理建設(shè)效率低下、檔案管理人員信息保護(hù)意識(shí)低下等，導(dǎo)致了企業(yè)管理效率低下的問(wèn)題。因此，針對(duì)現(xiàn)實(shí)中客觀存在著的問(wèn)題，我結(jié)合自身實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)，從總體的情況展開(kāi)了分析，探索了優(yōu)化檔案管理建設(shè)的有效途徑，希望能夠幫助他人從中獲得一些有價(jià)值的信息。

一、加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能的培養(yǎng)

企業(yè)的壯大離不開(kāi)人才的培養(yǎng)，而在檔案管理的過(guò)程中，我們也需要一只具備專業(yè)技術(shù)的人才隊(duì)伍，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)技能的培養(yǎng)是十分有必要的。結(jié)合各類型企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)看，我們培養(yǎng)具有檔案管理職業(yè)技能的人才可以從兩方面入手：從源頭抓起和對(duì)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的人才進(jìn)行著重培養(yǎng)。

一方面，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提升和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的日漸完善，我們開(kāi)展的檔案管理工作已經(jīng)不限于立卷歸檔等簡(jiǎn)單的操作，同時(shí)也是為了進(jìn)一步挖掘企業(yè)內(nèi)部的信息資源，使企業(yè)內(nèi)部的資源得到更加充分的利用，提升企業(yè)管理的效能，而在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)結(jié)合自身的需求直接聘請(qǐng)具有良好實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)或者能力發(fā)展迅速的新人員來(lái)專職負(fù)責(zé)這一部分的工作，可以快速的建立起規(guī)范化的檔案管理體系；另一方面，但是對(duì)于一部分企業(yè)來(lái)講，企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)具有了業(yè)務(wù)相對(duì)熟練的人員，開(kāi)發(fā)他們的檔案管理能力可以更好的節(jié)約成本，對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極著重培養(yǎng)這些對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)較為熟練、綜合素質(zhì)較高的人員，并給他們提供良好的工作環(huán)境，明確檔案管理的需求，從而更大化的提升企業(yè)管理和人員利用的效率。

二、在檔案管理建設(shè)中加入員工業(yè)績(jī)因素

檔案管理是一件十分復(fù)雜的工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的影響，優(yōu)秀的檔案管理建設(shè)不僅要承擔(dān)著記錄企業(yè)人員基本信息的職責(zé)，也要具備激發(fā)企業(yè)內(nèi)部人員潛能的重要能力，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)其他工作之間的有效融合。因此，為了進(jìn)一步提升檔案管理建設(shè)的有效性，我們要合理地加入一些與員工業(yè)績(jī)相關(guān)的因素，形成科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，從而幫助企業(yè)更好地管理人員。

一方面，我們可以將檔案管理的工作具體地劃分到其他部分的工作當(dāng)中，明確“誰(shuí)主管，誰(shuí)做什么”的基本原則，讓其他部門(mén)在內(nèi)部形成一套有效的檔案管理細(xì)則，如設(shè)置一個(gè)專門(mén)的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件、報(bào)表等資料的收集、保管等工作，或者在部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行更加細(xì)致的工作劃分，將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，在層層抓落實(shí)中提升檔案管理的效益，并促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部全體人員信息素養(yǎng)的有效提升；另一方面，企業(yè)還需對(duì)檔案管理人員的效率提出明確的客觀要求，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使內(nèi)部的檔案管理工作成為服務(wù)市場(chǎng)的重要途徑，提升企業(yè)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)此，我們就必須要在檔案管理過(guò)程中加入對(duì)檔案管理人員的業(yè)績(jī)的考察，促使檔案管理人員的服務(wù)理念得到持續(xù)的更新。

三、提升相關(guān)員工的檔案保密意識(shí)

在檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)積極組織與檔案管理相關(guān)的人員學(xué)習(xí)有效的法律法規(guī)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案管理的保密意識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范化檔案管理工作。一家企業(yè)或者機(jī)構(gòu)的發(fā)展是離不開(kāi)自身的創(chuàng)新的，尤其是在信息化程度日漸提升的當(dāng)下，機(jī)構(gòu)發(fā)布的每一措施都有可能成為獲得新的成績(jī)的關(guān)鍵因素。因此，在這樣的環(huán)境下，我們更需要加強(qiáng)對(duì)自身資源管理的控制能力，對(duì)一些重要的檔案信息進(jìn)行封鎖和保護(hù)。

一方面，我們要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員檔案保護(hù)意識(shí)的培養(yǎng)，形成科學(xué)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，確定檔案保護(hù)的細(xì)則，另一方面，結(jié)合時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特色，我們還必須明確在與其他領(lǐng)域合作時(shí)需要確定的檔案保護(hù)的細(xì)則，從而真正地實(shí)現(xiàn)互利共惠，做到共同進(jìn)步。檔案保密是企業(yè)信息資源整理過(guò)程中最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的工作，是企業(yè)發(fā)展、保持穩(wěn)定的前提，需要得到相關(guān)人員的足夠重視，在確定檔案保密工作的細(xì)則時(shí)，管理工作者必須結(jié)合企業(yè)自身的特征，靈活地運(yùn)用相關(guān)的條規(guī)，為企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

本文針對(duì)優(yōu)化檔案管理建設(shè)的有效途徑展開(kāi)了一番敘述。檔案管理不僅僅是一家企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，同時(shí)也是促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的寶貴資產(chǎn)，保護(hù)以及利用好檔案信息是相關(guān)部門(mén)的重要職業(yè)，體現(xiàn)了相關(guān)人員以及企業(yè)的重要責(zé)任。因此，在檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，我們要著眼于人與社會(huì)的全面發(fā)展，發(fā)現(xiàn)檔案管理建設(shè)中存在著的問(wèn)題，從而找到有效的解決途徑，形成更加高效的檔案管理模式。

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