高校數字化檔案安全管理體系探究

晏榛 楊曉蓉

摘 要：經濟的發展促進了信息化社會的到來，面對龐大的數據資源，傳統存儲媒介已經無法滿足數據存儲的需求。高校作為信息聚集中心，新時代如何做好檔案管理，提升檔案管理效率，是眾多高校面臨的重要問題。隨著信息化社會的不斷深入發展，檔案數字化管理也成高校檔案存儲的一種趨勢。檔案數字化管理提升了高校管理便捷性，但是也對信息安全提出了更高的要求。本文對高校數字化檔案管理目前存在的問題進行了分析，包括人為、設備原因以及外因導致的危險，同時提出了高校數字化檔案安全管理體系構建的策略建議，包括加強安全管理意識、建立安全管理體系、建立殺毒軟件防護機制，加強基礎設施建設。全方位構建高校數字化檔案安全管理體系。

關鍵詞：數字檔案;管理;安全

高校檔案管理工作既是現實管理需要，也是高校歷史發展的記錄。包含著職工工作和學生生活的全面信息記錄。如今，信息時代數字化圖書館建設大大提升了高校圖書館的效率和便捷性，然而數字化管理對硬件設備和軟件安全防衛也提出了更高的要求，同時也包括各種病毒的侵害。信息數字化是高校檔案管理的趨勢，然而在推行過程中仍然面臨諸多問題。因此，面對這些問題，要加強安全管理理念，完善安全管理體系，積極建立高校數字化檔案安全防護體系。同時不斷提高硬件和軟件質量，多方面提升高校檔案管理效率。

一、高校數字化檔案安全管理存在的問題

高校數字化檔案安全管理是運用計算機和網絡技術、掃描以及數據庫技術來實現無紙化信息存儲的過程。隨著計算機技術和現代管理技術的不斷發展，高校數字化檔案安全管理實際上也是將網絡技術與檔案管理技術相結合，通過電腦網絡連接，計算機管理，從而形成檔案信息庫。

1.人為失誤造成的安全隱患。在數字化檔案管理操作過程中，因不專業或操作失誤帶來的安全隱患時有發生。誤刪或者未備份導致文件丟失，一些管理人員安全意識不強，檔案管理密碼設置過于簡單，對密碼保護不力，導致密碼泄露檔案被復制進而傳播泄露。一些管理人員將存有檔案信息的未進行格式化或者安全處理的文件，隨意借給他人使用，導致資源外泄。信息化時代一個突出的特點就是信息的共享，而高校數字化檔案管理通過共享的校園網和互聯網實現檔案管理，這也使得信息共享時代的弊端充分暴露，一旦某一個環節遭到破壞或攻擊，都能給整個數字化檔案系統的安全造成嚴重威脅。

高校數字化檔案安全管理面臨的另一個危險，則是電子檔案原件真實性問題。雖然電子文件替代紙質文件成為趨勢，然而電子文件屬于虛擬數據，刪除和修改的危險程度也很高，而且電子文件不同于紙質文件的另一個危險性在于，電子文件的刪改不會留下任何痕跡，同時，一些需要確認的文件無法在電子文檔上標注。

2.來自硬件設備的危險。隨著無紙化辦公的不斷發展，高校數字化檔案安全管理對于網絡的依賴性更高，這就要求必須保證電腦硬件設備的良好運行。而電腦由多個零部件組成，一些部件的故障會影響到電子文件的存儲，或者導致檢索的不順暢。同時，由于操作者電腦網絡水平不同，對硬件維護程度也不同，因此，來自硬件設備損壞造成的電子信息丟失，也是高校數字化檔案安全管理體系面臨的一個問題。

目前高校數字化檔案管理過程中的數據和信息收集、轉換以及保存都需要借助各種硬件設備。而在信息流轉過程中，數字信息對硬件的依賴性也更高。不論是硬盤、計算機故障，還是其他硬件存儲和信息處理硬件設備的損壞，都會對信息造成流失和刪改的危險，信息未能及時保存所造成的數據丟失也是經常發生的事情。

目前很多高校建立了部門局域網，信息化體系也初具規模，然而，大多數數字化檔案在管理過程中仍然沒有完全實現現代化，計算機管理技術在數字化檔案管理中仍然屬于少數，不夠普及。管理模式仍然停留在手動狀態。信息化時代最大的特點就是軟件更新速度更快，然而一些高校的數字化檔案安全管理體系軟件技術更新速度慢，遠遠不能滿足檔案數字化管理需求。一些檔案年代太久，同時受到硬件條件的限制，無法讀取到全面的信息。一些過時軟件不進行及時升級更換，對于大量需要遷移轉錄的數據也面臨更大的技術難題。

3.網絡病毒的侵害。信息泛濫時代，人們獲取信息的途徑更多便捷多元，但是信息的真實性也對人們信息的有效采集和利用造成了很大困擾。互聯網普及帶給人們便利的同時，垃圾軟件和虛假信息也泛濫成災，一些信息難以辨別真偽，甚至對人們的觀念造成誤導。而高校數字化檔案安全管理體系所面臨的問題，就是網絡病毒及虛假信息的泛濫，例如，垃圾郵件的辨別，不僅阻礙了正常郵件的運行和提取，還造成人力和存儲空間的浪費，尤其當垃圾郵件附帶病毒的時候，會對整個計算機系統造成破壞，病毒對網絡的侵襲，具有高破壞性、高傳染性，有時候還具有潛伏性，管理程序后臺一旦被網絡病毒侵襲，攻擊速度很快，將會危害數字檔案的存取。

二、高校數字化檔案安全管理體系構建策略

高校數字化檔案安全管理體系的構建，首先，要解決安全問題，而安全問題的引發原因則包括人為和技術兩方面的原因。技術的升級涉及到資金和技術成果應用問題，因此，運用技術手段建立安全管理體系不是一蹴而就的事情。其次，人為操作和專業化因素可以從很大程度上構建安全管理體系，而技術的升級也有賴于安全管理意識的提升。國家的法律法規對于高校數字化檔案安全管理體系的構建也是重要的保障，因此，高校數字化檔案安全管理體系的構建，要從人才、技術、硬件以及法律保障等方面全方位加強。

1.提升安全管理意識。高校數字化檔案安全管理體系的構建，首先要提升管理人員的安全管理意識。而安全管理意識提升，一方面要進行宣傳教育，另一方面要積極加強專業人才培養，進行歸檔工作指導、學習國家相關制度法規，進行檔案管理系統體系建設，積極組織關于數字化檔案安全管理的活動和論壇，都是從根本上解決問題的有效途徑，可見，要想徹底解決高校數字化檔案安全管理問題，要先解決人的意識問題，高校數字化檔案安全管理體系的建設不僅僅是管理人員單方面的職責，而是所有檔案工作人員共同努力的結果，檔案信息的泄露可能發生在任何人身上，因此安保意識尤為重要，同時，對于檔案的及時整理歸檔，也會有效防范檔案的流失和損壞，借閱出去的檔案要及時收回，對出借的檔案要建立損壞賠償機制，對丟失和泄密行為要嚴加懲處。查閱流程要細化，按照規章制度和流程進行查閱。同時要加強預防措施，才能真正建立安全管理體系。

2.建立安全管理體系。高校數字化檔案管理要嚴格把控檔案資源的進出，保證信息的真實性和完整性。除了對管理人員進行嚴格管理和要求之外，要對檔案借閱人員進行身份核實，對檔案管理人員進行工作監督管理，制定明確的獎懲考核條例，建立事前事后評價機制。在檔案管理過程中，要建立起一套系統的、可供執行的制度條例，對管理錄入流程進行規范，對檔案管理的安全等級有足夠的了解，對各項風險有積極的防范和補救措施，進行預案設計，對于管理人員的操作權限要加強監督。確保流程規范，條例清晰，監管到位。

3.提供安全性的技術保障。對互聯網的依賴性也使得高校數字化檔案安全管理面臨更多的風險因素。各種網絡犯罪，資源爭奪，使得病毒軟件日益猖獗，且預防難度較大，對高校數字化檔案安全管理造成嚴重威脅。首先，要加強部門網絡病毒軟件的防御工作，包括使用信息加密、數字簽名、生物識別等技術，對重要信息進行加密，在傳輸過程中保證信息的完整性和準確性，并對所有存儲信息進行定時全面的病毒掃描，從信息的源頭和傳輸過程中加強安全保障。其次，加強高校防火墻設置，將內部網絡與外部網絡形成隔離，能夠有效抵御入侵者。要高度重視防火墻的安全防護作用，過濾和屏蔽一切非信任IP網址的訪問，使用專業的網絡技術人員來對防火墻進行安全設置，在日常工作中也要加強維護，定時進行入侵檢測。

4.加強基礎設施建設。基礎設施建設是保證高校數字化檔案安全體系建設的物質保障，也是構建信息安全的基礎。高校要加強基礎設施建設，加大投入力度，加快建設檔案信息安全體系，校內安全體系和管理系統要隨著社會的變化而不斷更新。一方面，適應信息存儲需要;另一方面，為構建安全便捷的高校檔案存儲做出努力。高校數字化檔案管理系統構建，是建立在內外環境雙重保障的基礎之上，因此，不僅要建立安全的部門網絡環境，同時也要加強管理室、檔案室防火、防電和防盜措施，推動更多的高校實現檔案管理現代化、安全化、便捷化，加強高校數字化檔案管理規范建設與管理。同時，也應該意識到硬件設備的建設不僅包括電腦等設備，還包括電子檔案存儲的內部和外部環境，比如，電子閱覽室的防火、防電工作，硬盤防潮工作等，都要積極關注。

三、結束語

高校數字化檔案安全管理體系建設作為學校數字化圖書館建設的重要組成部分，關系到檔案信息的有效存儲和提取，對于推動存儲信息便捷化、規范化有著重要作用。必須立足于當下檔案信息特點和實際需求，制定安全體系構建方案，以及數字化檔案管理方案，同時借助科技進步不斷提升安全體系的可靠性、長久性和便捷性。高校數字化檔案安全管理體系的建設，不僅滿足了借閱者和高校內部信息管理的需要，更是高校核心競爭力的體現，隨著社會信息化不斷深入發展，數字化檔案安全體系建立成為未來的趨勢，對于管理效率的提升和網絡環境的優化都具有積極意義。高校檔案工作也是學校歷史的見證，對學校未來建設有著重要的指導作用。因此，建立安全體系就顯得尤為重要，信息載體多樣性為高校數字化檔案安全體系構建提供了便利，但也增加了風險因素，高校檔案唯一性特點決定了檔案安全管理體系建設的重要性。而加大安全防范意識、提升管理人員專業性，積極維護網絡安全，進行存儲軟件的更新，都是高校數字化檔案安全建設的具體措施。

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