新時期高校檔案服務與利用研究

侯云波

摘 要：2018年11月中共中央辦公廳下發了《干部人事檔案工作條例》，《條例》中對干部人事檔案工作提出了新理念、新思想、新要求。在干部檔案專項審核工作的推動下，高校干部人事檔案的服務工作，作為開展組織人事工作的重要組成部分，在高校人才引進、干部選拔、職稱評聘、干部隊伍、教師隊伍建設等工作中的重要依據作用越發突出。

關鍵詞：干部人事檔案;干部人事檔案工作條例;專項審核;服務與利用

一、高校干部人事檔案服務與利用工作的現狀與分析

1.形成健全的檔案管理制度體系及服務體系。管理機制是否有效執行需要各項制度強有力的支撐。干部人事檔案不僅是體現干部的成長歷程，同時還是黨的重要執政資源。健全完善干部人事檔案管理制度，有著重要的意義。2018年11月中共中央辦公廳 修訂印發了新的《干部人事檔案工作條例》，明確了干部人事檔案服務、利用的主體、服務對象和服務內容等，對干部人事檔案利用的服務理念、程序、方式、效能以及充分發揮檔案的資政作用和憑證價值都提出了一個新的要求。為今后一個時期全國各類干部人事檔案工作提供了基本遵循的依據。

2.干部檔案專項審核工作的開展，推動了高校檔案管理工作服務水平的提高。2014年中組部在全國部署了干部人事檔案專項審核工作。通過專項審核，對檔案中發現的各類問題及問題的反饋、處理意見，使高校領導充分認識到干部人事檔案在組織人事工作中的指導作用，隨著審核工作的進展，各級領導對干部檔案工作的重視逐漸提高，管檔人員與之相關的各類培訓也逐漸增加，使管檔人員業務素質得到提高，強化了干部檔案利用的服務意識。

3.《干部人事檔案工作條例》對干部人事檔案數字化建設提出新要求。《干部人事檔案工作條例》對今后干部人事檔案管理工作提出了明確要求，干部人事數字檔案是按照有關技術標準，利用管理軟件對紙質案卷進行掃描轉化成數字圖像和數字文本。由于干部人事檔案數字化建設工作量非常大，對管檔人員在計算機、電子應用技術上要求高，很多高校都在觀望之中，只有部分高校利用管理軟件實現了信息化管理。但因為受到電腦配置、人員配備、資金投入等各種因素的影響，以及軟件穩定性技術上的制約，干部人事檔案數字化信息管理工作至今還未開展。這也是很多高校到目前為止還是以紙質檔案管理為主的原因所在。

二、干部人事檔案在服務及利用中存在的問題

1.傳統的檔案管理模式，影響著檔案案卷服務質量的提高。干部檔案日常管理工作包括檔案建卷、接收歸檔、檔案轉遞、數據統計、信息化共享和資信保密等。檔案案卷的建卷工作是檔案管理工作的根本和基礎，也是提供利用工作的前提條件。檔案材料的收集入檔是檔案提供利用的最基本的物質基礎，干部人事檔案歸檔材料手續不完備以及缺乏核實與查證，同樣也違背了干部人事檔案的真實性和嚴肅性原則。從專項審核工作過程中發現的問題來看，造成這些問題的主要原因是部分高校干部人事檔案監督力度不夠，沒有嚴格按照“歸檔材料完整無損、鑒別信息認真負責、材料分類準確無誤、類號編排科學有序”等制度的要求去做。主要體現在：《干部履歷表》信息填寫不認真，履歷信息記載及各時間節點前后不一致，沒有標明材料形成時間及單位名稱;接收歸檔時組織部門沒有對其填寫內容進行核實，導致在參考利用時，對檔案材料的真實性和實效性無法認定;干部任免審批表、履歷表不貼照片，任免審批沒有發文字號和組織審批意見等，年度考核登記表缺少考核結果或單位印章，無本人簽字;歸檔材料不規范，部分復印材料沒有備注出處、落款時間、沒有印章等。均嚴重影響了干部人事檔案建檔的質量。

2.檔案干部隊伍建設基礎低，牽制了檔案管理服務水平的提高。長期以來，部分高校領導在思想上對干部檔案工作不重視，認為檔案工作就是收集、整理、建卷的過程。導致一些高校大部分管檔人員未接受過檔案專業知識的培訓，創新意識相對較弱，不易接受新的管理模式，信息化電子檔案應用水平相對延后。還有部分原因是由于管檔人員的變動頻繁，或身兼數職，種種原因造成檔案管理水平難以提高。干部人事檔案是組織人事工作的基礎性工作，具有很強的政策性、專業性、服務性，而高校檔案管理的水平和利用效率的高低在很大程度上取決于檔案工作人員。所以，作為管檔人員必須具有較高的政治素養和綜合業務素質，以及較強的創新意識。在高速發展的信息化時代，人們的價值觀念也轉向社會資源、知識資源的共享，只有加快推進高校干部檔案工作制度化、科學化、規范化進程，提高檔案利用的工作效能，積極開發干部人事檔案信息資源的利用，為推動高校教育改革的發展提供更多的有力依據和動力支持。

3.相對單一滯后的信息化服務水平，制約了高校數字化檔案建設的進展。隨著高等教育的改革不斷深入，高校人事檔案數字化、信息化建設已成為今后檔案利用的必然趨勢。雖然，2014年中組部在全國范圍內統開展了檔案專項審核治理工作，并對照45條風險點逐條將審核信息錄入干部綜合管理系統軟件。但是由于大部分高校因各種原因，到目前為止材料收集歸檔、檔案查（借）閱等仍處于傳統的手工操作的管理模式，檔案利用及信息提供仍以紙質檔案的方式開展工作，這明顯與新時代檔案管理信息化、數字化的要求嚴重脫節。在干部人事檔案專項審核的工作中發現，目前大多數高校檔案信息化管理工作，僅僅局限于傳統人工手動錄入的管理方式，只是把職工個人基本信息、檔案目錄等數據錄入到電腦，只能實現簡單的電子目錄應用，真正意義上數字化檔案管理的水平較低，由于檔案室電腦配置較低，管檔人員對數據庫應用技術不熟悉等原因，數據庫僅用于基礎管理，還不能實現利用數據的交換和共享為高校人才選拔等工作提供大數據分析，從而造成檔案管理工作數字化建設的相對滯后，制約了干部人事制度改革高質高量的順利進行。

三、運用科學有效的手段，提高干部人事檔案利用水平

1. 嚴格履行相關檔案管理工作制度，提升服務理念。在干部人事檔案的管理過程中，制度建設是治本之策，制度執行是關鍵所在。《干部人事檔案管理條例》的修訂印發，對高校的干部人事檔案工作管理體制與職責、內容、分類、檔案利用與審核、工作紀律監督等方面加以完善，為實施干部檔案工作提供了根本遵循。全面貫徹落實干部檔案管理制度，使人事檔案管理工作有法可依、有規可循。有了制度體系的依托，高校在檔案管理中首先要嚴格審核歸檔材料，確保每份歸檔材料真實有效;嚴格檔案的借閱轉遞程序，確保人事檔案的流動安全。在日常工作中做到新進人員檔案“凡進必審”，選拔任用干部“凡提必審”，干部任職機構有變動“凡轉必審”。使工作制度落實更加完善、工作流程更加完備、信息提高更加準確，干部人事檔案重在服務利用，只有利用的好，用出效益才有持久生命力。

2.建立長效的干部檔案審核機制，加強監督力度。檔案專項審核工作是在中共中央全面從嚴治黨、堅持從嚴管理干部的背景下，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”等基本信息。對檔案材料是否齊全、檔案內容是否真實、檔案材料內容之間是否關聯等展開審核。通過開展檔案專項審核，按照相關政策將檔案中發現的問題進行梳理、整改、處理。這項工作的開展提高了高校人事管理機構自身的服務水平，督促加強了干部人事檔案監督力度，工作目標更加明確，操作更加有針對性、實效性。以干部人事檔案專項審核為契機將干部選拔任用前審核、人才引進的入門審核作為檔案管理工作的長效機制，努力加快干部檔案數字化、信息化的建設步伐。確保高校組織人事工作的開展提供更高效便捷的服務。

3.加強高校干部檔案管理隊伍，全面落實服務大局。當前，檔案事業發展處于關鍵時期，在這種新形式、新任務面前，建設一支政治素養和工作能力經受住考驗的檔案工作隊伍尤為重要。一是強化政治教育。加強管檔人員的黨政教育和紀律約束，教育引導他們把守政治紀律和政治規矩放在第一位，在選拔推薦管檔人員時，要把政治標準放在首位，嚴格選人用人程序，實行持證上崗制度，并作為從事管檔工作的前提條件之一;二是強化干部考核監督。高校干部檔案工作是一項政策性、嚴謹性、保密性很強的工作，在管理上，高校檔案室要完善檔案管理機制，建立檔案管理機構和檔案工作人員考核辦法，加強激勵保障，做到激勵與約束并重，讓檔案管理人員有據可依、有章可循;三是強化業務培訓。高校人事檔案作為開展組織工作的堅實基礎，也面臨許多新問題、新挑戰。打造一支知識化、年輕化、專業化的干部檔案管理隊伍，以適應新時代干部檔案信息化的工作需要。必須開展多種類型的專題培訓班，并采取“走出去、請進來”等培訓方式，提高檔案管理人員的綜合能力和政治站位，通過交流學習，提高了干部視野。在業務能力上采取與上級有關部門聯合“以會代訓”“以干帶訓”等方式，審核過程中見的問題多了，政策的運用及處理辦法自然就熟悉了，這種培訓模式不僅有效提升了管檔人員的綜合能力和服務意識，也為今后更好的服務于干部人事檔案數字化建設提供了有力保障。

四、結論

干部人事檔案工作是高校選人、用人和人才評鑒的重要依據，是全面維護干部合法權益的重要信息保障。加強干部人事檔案管理利用，有利于高校組織人事部門依崗選人、人崗相適。高校干部人事檔案服務工作，是組織人事工作不可分割的重要組成部分，對高校干部隊伍建設、師資隊伍建設發揮著重要作用。本文結合高校干部人事檔案的現狀，分析了在專項審核過程中干部人事檔案普遍存在的問題、重點問題以及提出解決路徑。通過運用多種模式和手段完善高校干部人事檔案管理體制，強化服務意識，為高校干部人事工作的發展提供最大限度的服務和利用。

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