電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)及其規(guī)避

賈佳 閆效鳳

摘 要：隨著我國社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平在逐步提升并廣泛被應(yīng)用，促使事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)開始實(shí)施電子信息檔案管理工作。檔案管理是對事業(yè)單位極為重要的工作，并在時(shí)代發(fā)展和信息技術(shù)不斷應(yīng)用的背景下，開始進(jìn)行管理方式的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子信息化轉(zhuǎn)型，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量。同時(shí)也要對其存在的風(fēng)險(xiǎn)足夠重視，電子信息檔案管理模式雖然操作簡單、應(yīng)用便捷，但其安全性較難把控，在應(yīng)用這種管理模式時(shí)要注意對安全風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防，對信息檔案進(jìn)行有效保護(hù)和科學(xué)管理，進(jìn)而規(guī)避電子信息檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案;事業(yè)單位;應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn);規(guī)避措施

伴隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，促使事業(yè)單位檔案管理工作的方式進(jìn)行創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，由紙質(zhì)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變?yōu)槭聵I(yè)單位的管理工作帶來了新的活力，使檔案管理工作更加便捷，規(guī)避掉傳統(tǒng)檔案管理方式中的文件遺失、保存不便等問題，并在工作中提升工作效率，減輕管理人員工作壓力。但這種管理方式存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此事業(yè)單位要在操作使用中采取有效技術(shù)措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制到最低。

一、電子信息檔案概述

電子信息檔案是一種數(shù)字虛擬檔案，通過計(jì)算機(jī)將紙質(zhì)檔案中的真實(shí)信息準(zhǔn)確輸入進(jìn)電腦，并以文字、數(shù)字、符號、圖像等形式進(jìn)行信息記錄。電子信息檔案是與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的一種檔案管理方式，并且是事業(yè)單位和個(gè)人進(jìn)行信息檔案管理的首選方式。

二、電子信息檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

在時(shí)代發(fā)展的推動下，事業(yè)單位必須積極進(jìn)行檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。而電子信息技術(shù)的應(yīng)用，可以有效提升檔案管理工作水平，提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要意識到電子信息檔案的優(yōu)勢。

1.提高檔案管理的工作效率

事業(yè)單位在沒有進(jìn)行電子信息檔案管理時(shí)，在檔案管理中依然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在工作中基本是人工進(jìn)行操作，不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間，并且在工作中容易出現(xiàn)信息收集遺漏、字跡模糊以及材料缺失的問題。而電子信息檔案管理功能較強(qiáng)，在信息收集保存上較全面，對數(shù)據(jù)信息的運(yùn)算較迅速，更不存在因?yàn)樽舟E模糊而使信息失真的情況，并有效解決傳統(tǒng)信息檔案中信息檔案管理延誤的現(xiàn)象。

2.檔案信息保管完整，傳遞方式更加快捷

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存過程中，由于長時(shí)間的保存或者保存的地方不合理，以及管理人員也沒有采用科學(xué)的保存方式，致使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)潮濕、泛黃、蟲蛀等現(xiàn)象，檔案信息的完整性受到破壞，也就降低檔案信息的使用價(jià)值。并且紙質(zhì)檔案在進(jìn)行運(yùn)輸傳遞過程中，會受到人為因素以及自然因素的影響，造成紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失、破損的問題，后果很難挽回，致使檔案管理的安全性降低。相反，電子信息檔案不會出現(xiàn)信息失真不完整的現(xiàn)象，檔案管理也極其便利，不會出現(xiàn)文件破損的問題，在電子信息檔案保管過程中可以節(jié)約紙質(zhì)資源并使信息保存更完整。并且電子信息檔案在進(jìn)行信息傳遞時(shí)，只要不出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障的問題，就不會出現(xiàn)檔案歸檔整理、保存不及時(shí)或檔案丟失的問題。

3.檔案信息資源共享

在各單位以及各部門進(jìn)行檔案信息交流共享時(shí)，傳統(tǒng)的文件在單位或部門之間傳輸時(shí)，需要較長的時(shí)間，也因?yàn)槲募鬏敳槐悖斐稍S多文書檔案材料一直被擱置，并沒有進(jìn)行利用，其作用也就得不到發(fā)揮。而在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子信息檔案管理時(shí)，信息傳遞速度快，獲取信息便捷且文件信息較完整，通過計(jì)算機(jī)也可縮短信息傳遞的時(shí)間，使信息交流及時(shí)。同時(shí)促使各單位、各部門信息交互及時(shí)，彼此的業(yè)務(wù)聯(lián)系增加，信息資源利用率極大提升。

三、電子信息檔案存在的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國事業(yè)單位應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，效果較明顯，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供極大的便利，并有效提升工作效率。但同時(shí)在應(yīng)用過程中還存在一定的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

1.檔案信息數(shù)據(jù)存在安全隱患

電子信息檔案是通過光盤或者磁盤進(jìn)行數(shù)據(jù)信息保存，在儲存過程中可能會出現(xiàn)信息丟失或者信息被篡改的問題，并且這些信息數(shù)據(jù)也會遇到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊或者電腦故障、停電等突發(fā)情況，這些狀況都會對電子信息造成極大的不利影響，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)丟失和泄露，甚至出現(xiàn)電子檔案被盜用的情況。這種電子信息安全風(fēng)險(xiǎn)的危害是極大的，也是電子信息檔案應(yīng)用中危害最大的風(fēng)險(xiǎn)。

2.電子信息檔案管理體系不健全

我國事業(yè)單位應(yīng)用電子信息檔案的時(shí)間并不長，對其運(yùn)用操作還存在一些問題。畢竟這種管理方式與傳統(tǒng)管理方式存在極大的差異，其存儲操作過程也不同，傳統(tǒng)的管理體系與當(dāng)前的電子信息管理體系并不匹配，因此要進(jìn)行新管理體系的建立和完善。目前的電子信息檔案在應(yīng)用中并沒有相應(yīng)的管理體系或者系統(tǒng)的理論作為依據(jù)，因此在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)還存在諸多缺陷和不足，也就會帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。另外事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)技能和操作技能不足，并且他們對于安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知和評估能力也較薄弱，進(jìn)而會增加檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

1.應(yīng)用新技術(shù)，確保電子檔案儲存安全

運(yùn)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新，運(yùn)用最新的加密機(jī)制進(jìn)行管理工作，并針對計(jì)算機(jī)病毒木馬的攻擊進(jìn)行有效防護(hù)，也要對電子檔案進(jìn)行有效保護(hù)，同時(shí)建立相應(yīng)的防護(hù)機(jī)制，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒掃描，以及設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警，保證計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)安全;另外，為了確保數(shù)據(jù)安全，檔案管理人員首先明確檔案信息的安全性，并對計(jì)算機(jī)進(jìn)行防火墻設(shè)置，避免黑客進(jìn)行信息盜用，并對保密性以及保護(hù)等級都較高的檔案信息運(yùn)用不同的儲存方式進(jìn)行多個(gè)備份，避免出現(xiàn)信息丟失后無法挽回的情況。

2.提升檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位正在普遍應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，這就要求檔案管理工作人員掌握計(jì)算機(jī)的操作以及工作原理，并具有規(guī)范操作技能，也要具備一定的檔案管理安全意識，這些都對電子信息檔案管理的安全性有直接影響。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行管理人員崗位任職時(shí)，要全面考核管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)，確保其具備任職資格，在入崗前必須進(jìn)行崗位培訓(xùn)，合格上崗后也要定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以鞏固和更新其專業(yè)知識和職業(yè)技能，保證檔案管理工作人員能夠隨時(shí)掌握最新檔案管理技術(shù)，跟隨信息技術(shù)更新的步伐，靈活地應(yīng)對在工作中出現(xiàn)的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

3.制定并完善相關(guān)工作制度

事業(yè)單位的檔案管理工作，對事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有重要作用。在應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須確保其安全穩(wěn)定才能對事業(yè)單位有所幫助。而信息檔案管理工作需要依據(jù)相關(guān)的工作制度，完善電子信息檔案管理工作模式和相關(guān)規(guī)章制度，才能更有效提升檔案管理的工作效率。因此，事業(yè)單位首先要重視電子信息檔案管理工作的安全性，然后制定相應(yīng)的檔案管理工作的規(guī)章制度，或者由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際工作情況進(jìn)行制度的制定。例如，只有檔案管理工作的專職人員才可以對檔案進(jìn)行修改、查詢等權(quán)限，并且僅限于本人操作，其他人員只能通過管理人員的操作進(jìn)行資料的查看，并對進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，無關(guān)人員無操作系統(tǒng)的權(quán)限。而且管理人員也要進(jìn)行權(quán)限等級劃分，每項(xiàng)工作由相應(yīng)的管理人員負(fù)責(zé)并具有相應(yīng)的權(quán)限，其他管理人員沒有進(jìn)入該項(xiàng)管理工作的權(quán)限。這樣也利于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作人員進(jìn)行監(jiān)督，促使員工之間相互約束，極大降低違規(guī)越限的操作行為，充分發(fā)揮管理制度的重要作用。

4.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)并做好預(yù)防和保護(hù)

檔案管理人員需要具備對風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)估判斷技能，當(dāng)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防并對檔案信息進(jìn)行保護(hù)。當(dāng)電腦出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，電子信息檔案就會面臨安全風(fēng)險(xiǎn)，如果數(shù)據(jù)信息丟失或受損將會造成極大危害。因此，當(dāng)發(fā)現(xiàn)可能存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)事業(yè)單位要及時(shí)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，但因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)極其復(fù)雜，在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制時(shí)并不容易，這就要求檔案管理工作人員憑著實(shí)踐中的工作經(jīng)驗(yàn)以及較強(qiáng)的專業(yè)技能全面分析風(fēng)險(xiǎn)，迅速采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。另外，事業(yè)單位對于出現(xiàn)過的風(fēng)險(xiǎn)要及時(shí)進(jìn)行分析和總結(jié)，對處理風(fēng)險(xiǎn)的過程中存在的不足進(jìn)行完善，并對處理方式進(jìn)行分析，為以后的風(fēng)險(xiǎn)防控工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)在檔案管理工作中要加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防意識，并對檔案信息進(jìn)行及時(shí)保護(hù)，有效的預(yù)防更有利于保證信息數(shù)據(jù)的安全。

五、結(jié)束語

總而言之，電子信息檔案管理工作對于事業(yè)部門極為重要，并且要對其足夠重視。確保在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過程中，信息數(shù)據(jù)能夠安全完整地進(jìn)行儲存。事業(yè)單位要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，管理人員更要具備極強(qiáng)的專業(yè)技能，這樣針對電子信息檔案管理的安全工作可以進(jìn)行有效的應(yīng)對，并對應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)防護(hù)，促使檔案管理工作質(zhì)量不斷提高。

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