數據發展對醫院檔案管理帶來的改變

摘 要：數據發展使醫院檔案管理的信息化水平越來越高，也面臨著越來越龐大的檔案數據信息，以及非傳統檔案管理模式下的數據信息安全風險等。在分析數據發展對醫院檔案管理的影響及現實挑戰的基礎上，提出數據發展驅動背景下醫院檔案管理對策，對做好新時期檔案管理具有積極的現實意義。

關鍵詞：數據;醫院檔案管理;變化;對策

檔案管理作為醫院一項基礎性工作，對規范醫院行政管理、提升醫療業務水平、維護醫患雙方權益等方面發揮著重要作用。數據發展，使醫院檔案管理的信息化水平越來越高，同樣，數據發展也使得醫院檔案管理面臨著越來越龐大的檔案數據信息，以及非傳統檔案管理模式下的數據信息安全風險等。因此，要準確把握數據發展對醫院檔案管理帶來的深刻影響，針對數據時代醫院檔案管理存在的現實問題，有針對性地提出解決對策，切實做好新時代醫院檔案管理，發揮醫院檔案在醫院建設、發展過程中的應有作用，為新時期醫療衛生事業改革提供有力支持和保障。

一、數據發展對醫院檔案管理的影響

1.檔案數據來源更廣

一直以來，檔案館（室）是專門負責保管醫院檔案的專門部門，也是醫院管理和醫患等不同群體利用檔案的中心所在，這在一定程度上限定了醫院檔案的來源。即，醫院檔案的來源多為各業務科室或辦公室、醫務科等行政管理部門后期整理后的“成品”。數據時代，醫院檔案數據來源突出表現出網絡化、數字化特點，OA辦公自動化，以及HIS醫院管理系統的應用，使得醫院檔案數據來源更加廣泛，既有業務科室的檔案資料，也有行政管理部門的檔案數據，還有醫患在日常診療活動中形成的，醫院檔案數據來源更加常態化、寬泛化。

2.檔案數據量更龐大

就醫院檔案管理部門而言，數據信息資源是檔案管理的客體，也是后期檔案查詢利用的主體，數量越多、門類越齊全，越有利于醫院檔案價值功能的發揮。在大數據時代，醫院檔案管理的數據資源總量迅猛增加，診療業務的開展、人事、黨建等行政管理業務的推進，都留下了大量的珍貴數據資源。此外，為了適應數據時代的發展需要，各個醫療機構紛紛加快了館藏檔案資源的數字化進程。無論是存量檔案的數字化，還是增量檔案的電子化都呈現出了大幅增長態勢，各級檔案管理部門所收錄館藏的檔案數據資源從最初的TB級增長至PB級，檔案數據資源呈現海量規模。

3.檔案數據類型更多

傳統的醫院檔案管理中，檔案表現形式主要有紙質類、聲像類、視頻類，以及實物類等。在數據時代，又增加了電子類檔案資料，不同載體類型的檔案管理要求、管理方法和特征表現，以及結構差異都有較大差異，增添了數據檔案管理的難度。此外，電子文檔、表格、網頁、視音頻等類型的異構化數據成為檔案管理的重要組成部分，而且數據發展使得醫院檔案管理朝著非結構化數據和類型多樣方向發展。

4.檔案數據價值密度高

傳統檔案管理模式下，醫院紙質類、聲像類，實物類等檔案資料雖然承載了重要的信息資源，但一旦移交至醫院檔案室（館）后，限于技術因素的制約等，檔案多處于“休眠”狀態，利用率不高。在現代信息技術條件下，數據發展使得醫院檔案中具有最真實的、價值高的歷史記錄能夠快速、高效地實現數據信息的提取、查找和應用，尤其是信息化、網絡化技術的應用和發展，醫院檔案實現了“收”“管”“用”的全流程自動化，數據信息處理速度快，密切了信息間的關聯度，使得醫院檔案數據價值得以提升。

二、數據發展使得醫院檔案管理面臨的挑戰

數據發展改變了醫院檔案管理模式，也使得傳統意義上的醫院檔案管理面臨著諸多的現實觀念、技術和安全的挑戰。

1.醫院檔案管理觀念的挑戰

傳統背景下的醫院檔案管理主要依靠人工收集和整理，即便有計算機技術的應用也只是作為輔助性工具。檔案收集時通常先對其作出價值判斷，再依照檔案管理法律法規或技術標準進行歸檔管理和服務。數據化發展深刻地影響了醫院檔案管理模式，數字化、電子化成為醫院業務、人事以及其他行政管理類檔案工作的首要特點，重實體、重保存輕信息、輕利用的傳統管理模式受到了挑戰，迫切需要建立以信息資源共享、利用觀念基礎上的新的數據檔案管理新模式。

2.醫院檔案管理技術的挑戰

傳統醫院檔案管理主要依靠人工操作模式，無論是檔案收集、登記、還是保存和利用等，“粗放性”是醫院檔案管理首要特點。在信息時代，信息技術、大數據分析技術以及計算機網絡技術的應用，使得醫院檔案管理實現了數字化、電子化和網絡化，這些都給傳統醫院檔案管理帶來了技術上的新要求和新變革，不僅要注重依托新技術做好醫院檔案管理，還需要善于利用數據技術實現醫院檔案信息的安全存儲和共享應用。

3.醫院檔案數據安全的挑戰

傳統意義上的醫院檔案管理面臨的安全威脅主要為傳統意義上的，如火災、盜竊、蟲蛀等，數據發展使得醫院檔案管理面臨著新的安全威脅——數據安全風險。即非傳統意義上的安全威脅，包括黑客攻擊、木馬病毒、數據丟失或被惡意篡改，使得醫院檔案數據面臨著信息泄露的風險和非傳統安全的挑戰。

4.醫院檔案歸檔及保存挑戰

傳統背景下醫院檔案歸檔和保存嚴格按照相關規定，采取人工操作為主。數據發展提升了醫院檔案分類的科學性，可以通過檔案信息保存年限設定相應類別，也可以通過醫院檔案的數據存儲介質對其信息進行分類保存。在利用方面還可以通過“云存儲”的方式進行。但這也使得醫院檔案的歸檔形式更加多樣，歸檔分類的難度增加，對檔案管理人員的計算機信息技術和網絡技術的應用要求較高。

三、數據發展驅動下醫院檔案管理對策

數據發展驅動下醫院檔案管理應適應新形勢新標準新要求，通過革新數據技術、標準規范、基礎設施和人員素能等方面，切實滿足數據發展時代醫院檔案管理的現實需要。

1.構建標準化檔案數據管理機制

數據發展使得醫院檔案管理面臨著急需信息的收集、存儲、管理標準，影響了數據檔案管理的質量和效率。為此，應結合醫院檔案管理實際，堅持精簡與優化的原則，切實做好醫院檔案數據信息的自動化采集、傳輸和保存，最大限度實現醫院檔案數據資源的信息共享。此外，結合醫院檔案管理特點，構建標準化檔案數據管理機制。成立數據檔案管理領導機構，成立數據檔案管理小組，以及組成部門和人員，明確醫院內設各部門在數據檔案管理中的職責，完善人員分工，建立明確的獎懲機制。

2.強化安全性檔案數據管理措施

數據發展深刻地改變著醫院檔案管理面臨的安全形勢，為此，在積極應對分布式大數據映射條件下，結合醫院檔案管理的安全形勢及現實要求，強化數據檔案安全方案，抵御非傳統安全威脅。一方面，要在醫院局域網、互聯網中積極強化防火墻技術的應用，防止非法軟件、黑客以及病毒的入侵。另一方面，要加大網絡防御系統開發和應用，與相關科研院所合作，加強醫院內部檔案數據信息的安全，減少“垃圾信息”。此外，還要在醫院內部各數據流與檢測端口間構建滑動映射關系矩陣，為醫院內部各部門及科室之間的數據信息流提供安全穩定的運行環境。

3.加大檔案數據管理軟硬件投入

數據發展驅動下的醫院檔案管理需要強有力的軟件、硬件支持和保障。為此，醫院管理者要高度重視醫院檔案信息化、數據化工作，加大醫院檔案管理的資金投入，添置必要的計算機、掃描儀，以及專門檔案管理軟件，持續加大軟件、硬件的投入力度。在此基礎上，要結合數據發展的新情況新變化，不斷對相關的設備設施以及系統進行優化，為數據發展驅動條件下醫院檔案管理提供可靠軟硬件支持。

4.培育專業化檔案數據管理隊伍

數據發展對醫院檔案管理人員的專業素質和要求更高，不僅需要其掌握基本的檔案學知識、情報學理論，還要具備一定的信息素養和計算機應用水平。一方面，加強在職檔案工作人員的業務知識培訓，設立相應的數據、信息業務知識培訓內容，選派優秀業務骨干赴先進醫院或地區進行參觀考察和學習，提升信息化應用能力和水平。另一方面，根據醫院人員編制現狀，適當給予醫院檔案管理崗位編制數量上的傾斜，加大人才引進力度，積極招錄具備檔案學專業背景，掌握一定的數據、信息技術的復合型人才力度，為數據發展驅動下醫院檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

參考文獻：

[1]李桂萍.基于大數據驅動下醫院檔案管理數據分析方法與應用決策的思考[J]蘭臺內外，2019（2）：9-10

[2]臧培毅.大數據時代醫院檔案管理的機遇與挑戰[J]蘭臺內外，2018（7）：13-14

[3]于斌.大數據時代檔案管理面臨的問題及對策分析[J]機電兵船檔案，2016（6）：69-71

[4]王思倩.大數據時代檔案管理模式的新變革[J]城建檔案，2019（2）：64-65

[5]金奚佳.大數據時代醫院檔案管理工作的新思路探究[J]現代企業文化，2019（5）：99-100

[6]趙巖.大數據對醫院檔案管理發展的影響與建議分析[J]辦公室業務，2019（5）：117-118

[7]關玉榮.大數據對醫院檔案管理帶來的沖擊及對策分析[J]蘭臺內外，2019（12）：76-77

[8]杜楊， 陳康.新醫改背景下大數據對醫院檔案管理的影響分析[J]科技創新導報，2019（3）：180-181

作者簡介：高麗春（1975-），女，福建醫科大學護理系 副研究館員。