數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的改變

摘 要：數(shù)據(jù)發(fā)展使醫(yī)院檔案管理的信息化水平越來(lái)越高，也面臨著越來(lái)越龐大的檔案數(shù)據(jù)信息，以及非傳統(tǒng)檔案管理模式下的數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)等。在分析數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響及現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，提出數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)背景下醫(yī)院檔案管理對(duì)策，對(duì)做好新時(shí)期檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案管理;變化;對(duì)策

檔案管理作為醫(yī)院一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)規(guī)范醫(yī)院行政管理、提升醫(yī)療業(yè)務(wù)水平、維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益等方面發(fā)揮著重要作用。數(shù)據(jù)發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理的信息化水平越來(lái)越高，同樣，數(shù)據(jù)發(fā)展也使得醫(yī)院檔案管理面臨著越來(lái)越龐大的檔案數(shù)據(jù)信息，以及非傳統(tǒng)檔案管理模式下的數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)等。因此，要準(zhǔn)確把握數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的深刻影響，針對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，有針對(duì)性地提出解決對(duì)策，切實(shí)做好新時(shí)代醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展過(guò)程中的應(yīng)有作用，為新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革提供有力支持和保障。

一、數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理的影響

1.檔案數(shù)據(jù)來(lái)源更廣

一直以來(lái)，檔案館（室）是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)保管醫(yī)院檔案的專(zhuān)門(mén)部門(mén)，也是醫(yī)院管理和醫(yī)患等不同群體利用檔案的中心所在，這在一定程度上限定了醫(yī)院檔案的來(lái)源。即，醫(yī)院檔案的來(lái)源多為各業(yè)務(wù)科室或辦公室、醫(yī)務(wù)科等行政管理部門(mén)后期整理后的“成品”。數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)來(lái)源突出表現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化特點(diǎn)，OA辦公自動(dòng)化，以及HIS醫(yī)院管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)來(lái)源更加廣泛，既有業(yè)務(wù)科室的檔案資料，也有行政管理部門(mén)的檔案數(shù)據(jù)，還有醫(yī)患在日常診療活動(dòng)中形成的，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)來(lái)源更加常態(tài)化、寬泛化。

2.檔案數(shù)據(jù)量更龐大

就醫(yī)院檔案管理部門(mén)而言，數(shù)據(jù)信息資源是檔案管理的客體，也是后期檔案查詢(xún)利用的主體，數(shù)量越多、門(mén)類(lèi)越齊全，越有利于醫(yī)院檔案價(jià)值功能的發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)資源總量迅猛增加，診療業(yè)務(wù)的開(kāi)展、人事、黨建等行政管理業(yè)務(wù)的推進(jìn)，都留下了大量的珍貴數(shù)據(jù)資源。此外，為了適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)紛紛加快了館藏檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程。無(wú)論是存量檔案的數(shù)字化，還是增量檔案的電子化都呈現(xiàn)出了大幅增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，各級(jí)檔案管理部門(mén)所收錄館藏的檔案數(shù)據(jù)資源從最初的TB級(jí)增長(zhǎng)至PB級(jí)，檔案數(shù)據(jù)資源呈現(xiàn)海量規(guī)模。

3.檔案數(shù)據(jù)類(lèi)型更多

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，檔案表現(xiàn)形式主要有紙質(zhì)類(lèi)、聲像類(lèi)、視頻類(lèi)，以及實(shí)物類(lèi)等。在數(shù)據(jù)時(shí)代，又增加了電子類(lèi)檔案資料，不同載體類(lèi)型的檔案管理要求、管理方法和特征表現(xiàn)，以及結(jié)構(gòu)差異都有較大差異，增添了數(shù)據(jù)檔案管理的難度。此外，電子文檔、表格、網(wǎng)頁(yè)、視音頻等類(lèi)型的異構(gòu)化數(shù)據(jù)成為檔案管理的重要組成部分，而且數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理朝著非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和類(lèi)型多樣方向發(fā)展。

4.檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度高

傳統(tǒng)檔案管理模式下，醫(yī)院紙質(zhì)類(lèi)、聲像類(lèi)，實(shí)物類(lèi)等檔案資料雖然承載了重要的信息資源，但一旦移交至醫(yī)院檔案室（館）后，限于技術(shù)因素的制約等，檔案多處于“休眠”狀態(tài)，利用率不高。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案中具有最真實(shí)的、價(jià)值高的歷史記錄能夠快速、高效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的提取、查找和應(yīng)用，尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)了“收”“管”“用”的全流程自動(dòng)化，數(shù)據(jù)信息處理速度快，密切了信息間的關(guān)聯(lián)度，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)價(jià)值得以提升。

二、數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)據(jù)發(fā)展改變了醫(yī)院檔案管理模式，也使得傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案管理面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)觀念、技術(shù)和安全的挑戰(zhàn)。

1.醫(yī)院檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)背景下的醫(yī)院檔案管理主要依靠人工收集和整理，即便有計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也只是作為輔助性工具。檔案收集時(shí)通常先對(duì)其作出價(jià)值判斷，再依照檔案管理法律法規(guī)或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔管理和服務(wù)。數(shù)據(jù)化發(fā)展深刻地影響了醫(yī)院檔案管理模式，數(shù)字化、電子化成為醫(yī)院業(yè)務(wù)、人事以及其他行政管理類(lèi)檔案工作的首要特點(diǎn)，重實(shí)體、重保存輕信息、輕利用的傳統(tǒng)管理模式受到了挑戰(zhàn)，迫切需要建立以信息資源共享、利用觀念基礎(chǔ)上的新的數(shù)據(jù)檔案管理新模式。

2.醫(yī)院檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理主要依靠人工操作模式，無(wú)論是檔案收集、登記、還是保存和利用等，“粗放性”是醫(yī)院檔案管理首要特點(diǎn)。在信息時(shí)代，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化，這些都給傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了技術(shù)上的新要求和新變革，不僅要注重依托新技術(shù)做好醫(yī)院檔案管理，還需要善于利用數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的安全存儲(chǔ)和共享應(yīng)用。

3.醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案管理面臨的安全威脅主要為傳統(tǒng)意義上的，如火災(zāi)、盜竊、蟲(chóng)蛀等，數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理面臨著新的安全威脅——數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。即非傳統(tǒng)意義上的安全威脅，包括黑客攻擊、木馬病毒、數(shù)據(jù)丟失或被惡意篡改，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)面臨著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)和非傳統(tǒng)安全的挑戰(zhàn)。

4.醫(yī)院檔案歸檔及保存挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)背景下醫(yī)院檔案歸檔和保存嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，采取人工操作為主。數(shù)據(jù)發(fā)展提升了醫(yī)院檔案分類(lèi)的科學(xué)性，可以通過(guò)檔案信息保存年限設(shè)定相應(yīng)類(lèi)別，也可以通過(guò)醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)其信息進(jìn)行分類(lèi)保存。在利用方面還可以通過(guò)“云存儲(chǔ)”的方式進(jìn)行。但這也使得醫(yī)院檔案的歸檔形式更加多樣，歸檔分類(lèi)的難度增加，對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用要求較高。

三、數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)下醫(yī)院檔案管理對(duì)策

數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)下醫(yī)院檔案管理應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)新標(biāo)準(zhǔn)新要求，通過(guò)革新數(shù)據(jù)技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施和人員素能等方面，切實(shí)滿足數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

1.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制

數(shù)據(jù)發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理面臨著急需信息的收集、存儲(chǔ)、管理標(biāo)準(zhǔn)，影響了數(shù)據(jù)檔案管理的質(zhì)量和效率。為此，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，堅(jiān)持精簡(jiǎn)與優(yōu)化的原則，切實(shí)做好醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)化采集、傳輸和保存，最大限度實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的信息共享。此外，結(jié)合醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制。成立數(shù)據(jù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，成立數(shù)據(jù)檔案管理小組，以及組成部門(mén)和人員，明確醫(yī)院內(nèi)設(shè)各部門(mén)在數(shù)據(jù)檔案管理中的職責(zé)，完善人員分工，建立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制。

2.強(qiáng)化安全性檔案數(shù)據(jù)管理措施

數(shù)據(jù)發(fā)展深刻地改變著醫(yī)院檔案管理面臨的安全形勢(shì)，為此，在積極應(yīng)對(duì)分布式大數(shù)據(jù)映射條件下，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的安全形勢(shì)及現(xiàn)實(shí)要求，強(qiáng)化數(shù)據(jù)檔案安全方案，抵御非傳統(tǒng)安全威脅。一方面，要在醫(yī)院局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)中積極強(qiáng)化防火墻技術(shù)的應(yīng)用，防止非法軟件、黑客以及病毒的入侵。另一方面，要加大網(wǎng)絡(luò)防御系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，與相關(guān)科研院所合作，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)信息的安全，減少“垃圾信息”。此外，還要在醫(yī)院內(nèi)部各數(shù)據(jù)流與檢測(cè)端口間構(gòu)建滑動(dòng)映射關(guān)系矩陣，為醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)及科室之間的數(shù)據(jù)信息流提供安全穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。

3.加大檔案數(shù)據(jù)管理軟硬件投入

數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)下的醫(yī)院檔案管理需要強(qiáng)有力的軟件、硬件支持和保障。為此，醫(yī)院管理者要高度重視醫(yī)院檔案信息化、數(shù)據(jù)化工作，加大醫(yī)院檔案管理的資金投入，添置必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀，以及專(zhuān)門(mén)檔案管理軟件，持續(xù)加大軟件、硬件的投入力度。在此基礎(chǔ)上，要結(jié)合數(shù)據(jù)發(fā)展的新情況新變化，不斷對(duì)相關(guān)的設(shè)備設(shè)施以及系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，為數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)條件下醫(yī)院檔案管理提供可靠軟硬件支持。

4.培育專(zhuān)業(yè)化檔案數(shù)據(jù)管理隊(duì)伍

數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和要求更高，不僅需要其掌握基本的檔案學(xué)知識(shí)、情報(bào)學(xué)理論，還要具備一定的信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。一方面，加強(qiáng)在職檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)、信息業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)內(nèi)容，選派優(yōu)秀業(yè)務(wù)骨干赴先進(jìn)醫(yī)院或地區(qū)進(jìn)行參觀考察和學(xué)習(xí)，提升信息化應(yīng)用能力和水平。另一方面，根據(jù)醫(yī)院人員編制現(xiàn)狀，適當(dāng)給予醫(yī)院檔案管理崗位編制數(shù)量上的傾斜，加大人才引進(jìn)力度，積極招錄具備檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)背景，掌握一定的數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的復(fù)合型人才力度，為數(shù)據(jù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)下醫(yī)院檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

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作者簡(jiǎn)介：高麗春（1975-），女，福建醫(yī)科大學(xué)護(hù)理系 副研究館員。