關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的思考

摘 要：數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫(kù)存提供了有利條件，同時(shí)大量數(shù)碼照片檔案的產(chǎn)生，對(duì)其管理也帶來(lái)很大的挑戰(zhàn)。從數(shù)碼照片的特征現(xiàn)狀入手，根據(jù)自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，從數(shù)碼照片檔案的收集、整理、著錄、保存等方面提出一些建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片;照片檔案;管理

當(dāng)前，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給人們的工作和生活方式帶來(lái)了深刻變革，也促進(jìn)檔案管理理念、方式的改革與創(chuàng)新。隨著檔案信息建設(shè)的不斷深化，檔案的載體及存儲(chǔ)方式更加豐富，數(shù)碼照片就是新興的一種檔案載體。一方面，數(shù)碼照相機(jī)和攝像機(jī)等硬件設(shè)施不斷普及給數(shù)碼照片的產(chǎn)生打下了良好基礎(chǔ)，另一方面檔案信息管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及也大大方便了數(shù)碼照片的收集、存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移。在此背景下產(chǎn)生大量的數(shù)碼照片檔案，這在豐富檔案信息資源的同時(shí)，也給檔案管理部門帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)。

一 、數(shù)碼照片的概念及其特點(diǎn)

數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。與其他類型的檔案載體相比較，數(shù)據(jù)照片具有多重優(yōu)勢(shì)。第一，與實(shí)體檔案相比，數(shù)碼照片具備電子檔案的特征，其存儲(chǔ)期限較長(zhǎng)，一般來(lái)說(shuō)只要存儲(chǔ)設(shè)備有效就能夠永久保存且質(zhì)量較為穩(wěn)定，后期也不需要進(jìn)行過多的維護(hù)，節(jié)省檔案保管的成本;第二，數(shù)碼照片能夠較為方便地通過打印機(jī)打印成照片，具備與實(shí)體照片相同的功能;第三，數(shù)碼照片的傳輸速度較快且應(yīng)用十分廣泛。實(shí)體照片檔案的查詢和調(diào)閱較為復(fù)雜，通常需要人工調(diào)取，而數(shù)碼照片則可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，此外，還能通過移動(dòng)設(shè)備或者電視機(jī)、打印機(jī)等多種設(shè)備顯示，大大擴(kuò)大了應(yīng)用范圍。

二、數(shù)碼照片管理的背景和現(xiàn)狀

由于電子數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展和數(shù)碼相機(jī)的普及，使數(shù)碼照片的數(shù)量成倍的增長(zhǎng)。盡管國(guó)家、行業(yè)都有制定相關(guān)的照片檔案管理規(guī)范或者辦法，但很多單位往往淺嘗輒止，仍停留在紙質(zhì)照片管理的理論上，而對(duì)于數(shù)碼照片的收集、著錄、著錄、刻錄保存等較少觸及，導(dǎo)致出現(xiàn)下面的幾種情況，從而影響了而數(shù)碼照片的收、管、用。

1.數(shù)碼照片檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

數(shù)碼照片管理意識(shí)不強(qiáng)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是對(duì)數(shù)碼照片檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不夠。相對(duì)于其他類型的檔案來(lái)說(shuō)，由于數(shù)碼照片易存儲(chǔ)、可視化、傳輸簡(jiǎn)便的特點(diǎn)，其利用率通常較高，但管理流程和管理模式的創(chuàng)新較為緩慢。當(dāng)前絕大部分單位的數(shù)碼照片檔案還只是以簡(jiǎn)單的數(shù)碼方式存儲(chǔ)，跟不上檔案信息化建設(shè)，這也使得檔案管理人員對(duì)數(shù)碼照片檔案存在“得過且過”的思想，對(duì)照片檔案管理工作不夠重視，流于形式，工作效率低下。

2.習(xí)慣性存儲(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)碼照片檔案基本以時(shí)間為順序，以事件為集合體來(lái)存放和保管，一卷照片檔案一般存放5-10組照片，卷脊為本卷照片關(guān)鍵字索引。在實(shí)際工作中，個(gè)別檔案管理單位沒有按照規(guī)定存貯照片檔案，存在沒有編號(hào)或編號(hào)混亂，整袋原封裝箱，用膠粘劑將照片粘貼于紙板上，底片不裝底片袋，說(shuō)明不規(guī)范，內(nèi)容不明了等問題，不便于照片檔案的檢索和利用。

3.缺乏對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)

相對(duì)于實(shí)體老照片而言，數(shù)碼照片具備多重優(yōu)勢(shì)，既可以數(shù)字方式永久存儲(chǔ)，也可以打印出實(shí)體照片進(jìn)行保管。但對(duì)于大部分的檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，照片檔案的管理開展較早，存在著很多照片載體老化，難以長(zhǎng)久保管的問題。以某檔案館為例，現(xiàn)存最早的照片檔案為60年代末的紙質(zhì)版黑白照片，距今已有幾十年的歷史。這些老舊照片是由傳統(tǒng)光學(xué)照片由感光材料制成，經(jīng)過多年的存放和長(zhǎng)久的借用翻拍，照片的耐久性、畫面質(zhì)量均不同程度受到影響，尤其是上世紀(jì)80年代后的彩色照片，褪色、滲化、失真、褶皺等現(xiàn)象十分嚴(yán)重，有些照片還出現(xiàn)了腐蝕和霉變，嚴(yán)重影響照片檔案利用價(jià)值。對(duì)此，有必要對(duì)老舊照片進(jìn)行轉(zhuǎn)碼處理，實(shí)現(xiàn)老照片的數(shù)字化，進(jìn)一步增加照片檔案的保管期限。

以上幾種情況，造成數(shù)碼照片檔案長(zhǎng)久的管理帶來(lái)很大的困難，因此我們急需要一個(gè)覆蓋收集、鑒定、整理、保存等環(huán)節(jié)，科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣绞健?/p>

三、數(shù)碼照片檔案管理的主要方法

1.提高數(shù)碼照片檔案管理意識(shí)，完善檔案收集、鑒定方法

盡管數(shù)碼照片在現(xiàn)實(shí)工作中大量產(chǎn)生，但一些數(shù)碼照片的拍攝人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，以及存在一定的顧慮，擔(dān)心這些數(shù)碼照片歸檔后，利用起來(lái)不方便等原因，造成大量的珍貴數(shù)碼照片沒有存檔。如果檔案工作人員不加強(qiáng)宣傳，不主動(dòng)收集，也難以將數(shù)碼照片轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)碼照片檔案永久保存下來(lái)。因此，檔案工作人員需要通過宣傳加強(qiáng)員工歸檔意識(shí)，并且應(yīng)始終堅(jiān)持積極的征集態(tài)度，各立檔單位檔案員主動(dòng)與相關(guān)宣傳部門負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系，積極征集他們擁有的數(shù)碼照片。首先應(yīng)由主管部門和相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行組織，吸納檔案管理專業(yè)人員參與，形成系統(tǒng)化、組織化、規(guī)范化的數(shù)碼照片檔案知識(shí)培訓(xùn)，由于數(shù)碼照片檔案涉及到一定的攝影知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，因此要加強(qiáng)檔案管理人員這兩方面知識(shí)的培訓(xùn)，同步展開、異地聯(lián)動(dòng)，借助專題講座、定期培訓(xùn)培養(yǎng)專業(yè)人員的檔案管理意識(shí)。目前，不少檔案部門嘗試設(shè)立專人參與相關(guān)部門各種重大活動(dòng)的拍攝工作，或許是收集數(shù)碼照片檔案的良方之一。

檔案人員在接受數(shù)碼照片時(shí)，要對(duì)其質(zhì)量與真實(shí)性進(jìn)行鑒定。剪裁或者修改過的數(shù)碼照片是不能作為檔案歸檔的，因此數(shù)碼照片的鑒定工作是必須的。在鑒定工作中，最常見的是用文件的形成時(shí)間與事件時(shí)間對(duì)照來(lái)鑒別真?zhèn)?，但是一些專用軟件可以?duì)包括 “相片拍攝時(shí)間”在內(nèi)的各種屬性進(jìn)行修改，因此判定數(shù)碼照片時(shí)還需考慮其它因素。由于一些重大活動(dòng)的拍攝者在兩人以上，可以通過不同拍攝者之間數(shù)碼照片的對(duì)比來(lái)鑒別真?zhèn)?，同時(shí)還可以通過錄像片等其它資料鑒別原始性。同時(shí)，歸檔的數(shù)碼照片檔案需要采用只讀光盤，并且在移交登記表中注明文件的特征、設(shè)備環(huán)境特征、圖像記錄特征、移交人審核人簽字，除了從技術(shù)上，還從制度上保障其真實(shí)性。

2.加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

數(shù)碼照片由于拍攝內(nèi)容重復(fù)性強(qiáng)、數(shù)量大，整理者可以從中精挑細(xì)選，找到可反映事件或人物最真實(shí)、最具代表意義的照片歸檔。

數(shù)碼照片檔案整理、編目由檔案員統(tǒng)一進(jìn)行具體按以下步驟操作。

第一，數(shù)碼照片檔案分類與編號(hào)。數(shù)碼照片整理的第一步就是要進(jìn)行篩選和分類，對(duì)于重復(fù)或者沒有利用價(jià)值的照片予以刪除，內(nèi)容重復(fù)度高的照片要酌情留用一到兩張。利用價(jià)值和重要度較高的照片在保存數(shù)碼照片的基礎(chǔ)上要對(duì)照片進(jìn)行打印，存儲(chǔ)在檔案室。

數(shù)碼照片在名稱上通常精確到日，如2002.05.27，用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;標(biāo)題名則是對(duì)該照片的簡(jiǎn)要描述，通常包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、是由等，文件夾下存放數(shù)碼照片文件。對(duì)文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片文件一般可按時(shí)間或重要程度先后排列.并按其排列順序編號(hào)。如果某一事件具有連續(xù)性，盡管中間存有其它事件，也可以酌情排列在一起。

第二，整理具體文件夾內(nèi)數(shù)碼照片。第一步，挑選出事件中不同地點(diǎn)、不同人物、不同圖像內(nèi)容的照片;第二步，在相同地點(diǎn)、相同人物中再選擇照片質(zhì)量好，清晰完整的照片。在選擇時(shí)，應(yīng)確保通過照片可以將整個(gè)事件串連起來(lái)，也就是留存下來(lái)的照片應(yīng)該不是孤立且看不出頭緒的，中間不應(yīng)缺少過渡事件的影像。

第三，編號(hào)排列。從數(shù)碼設(shè)備中取出的原始數(shù)碼照片通常按一定規(guī)律進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，在歸檔整理時(shí)，為了體現(xiàn)檔案之間的關(guān)系，我們參照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新的命名編號(hào)，同一個(gè)年度文件夾下不同事件編“事件號(hào)”，同一事件號(hào)文件夾內(nèi)再編 “照片號(hào)”，表現(xiàn)同一事件中不同的場(chǎng)景圖像。

第四，著錄數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片的著錄，只需要著錄時(shí)間、事件、人物、地點(diǎn)、攝影者、底片、冊(cè)號(hào)等標(biāo)識(shí)要素，但是數(shù)碼照片有別于紙質(zhì)照片，需要的元數(shù)據(jù)更多。數(shù)碼照片的著錄包括三個(gè)部分的內(nèi)容，一是照片的背景信息，即時(shí)間、事件、人物、地點(diǎn)、背景;二是照片的攝影信息，包括攝影人、攝影時(shí)間、原始圖像的屬性信息（曝光度、像素、格式等）;三是存檔信息，包括檔號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)、冊(cè)好、檔案館代號(hào)等，著錄信息越詳細(xì)，其管理和利用就越方便。但是在實(shí)際操作過程中，數(shù)碼照片的整理者有時(shí)未必是拍攝者，即使是拍攝者也未必知道照片中的全部?jī)?nèi)容，因此，在移交登記表中需要盡可能地記錄數(shù)碼照片的基礎(chǔ)信息，并且一定在著錄時(shí)向有關(guān)部門或相關(guān)者耐心尋問照片檔案的相關(guān)信息，爭(zhēng)取將各類元數(shù)據(jù)信息著錄完整準(zhǔn)確。

3.采用多元化保存方式

數(shù)碼照片的存儲(chǔ)介質(zhì)，一般來(lái)講電腦和移動(dòng)硬盤可作為臨時(shí)性圖片存儲(chǔ)方式，不能是永久保存。一方面硬盤成本高;另一方面再防震的硬盤，若摔到地上或遇到震動(dòng)，就會(huì)損壞，所以不能長(zhǎng)期存儲(chǔ)大量圖片文件。作為永久保存，最好的存儲(chǔ)介質(zhì)是光盤，便于分類存儲(chǔ)圖片。同時(shí)，光盤體積小，不怕震動(dòng)，保存時(shí)間長(zhǎng)、價(jià)格較低等多方面的優(yōu)勢(shì)，有利于長(zhǎng)期儲(chǔ)存照片檔案。

在現(xiàn)實(shí)生活中，由于各種自然的、人為的因素，對(duì)數(shù)碼照片檔案的保存安全性造成很大的威脅，采用合理有效的備份是解除這種威脅的常用手段。常用的備份方式有：（1）數(shù)據(jù)拷貝備份，就是將服務(wù)器上的數(shù)據(jù)刻錄到光盤、磁盤等介質(zhì)上，脫機(jī)備份，這樣備份方式一般是刻錄三套，一套封存，一套利用，一套異地保管，適用于小型檔案館的電子檔案信息的保存;（2）異地雙服務(wù)器備份，這是最實(shí)時(shí)的備份，這種方式可靠性高但是費(fèi)用大，適用于大中型檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。合理有效的備份機(jī)制是保障數(shù)碼照片檔案信息安全的必要手段。

只要深入地研究數(shù)碼照片形成和管理的特點(diǎn)及規(guī)律，我們必能在數(shù)碼照片檔案管理上更進(jìn)一步。

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作者簡(jiǎn)介：徐微（1987-），女，江西宜春人，中國(guó)石油化工股份有限公司廣州分公司，職稱：館員，研究方向：檔案管理。