大學聯合目錄數據庫運行效果評析

摘 要：在《廣西師范大學聯合目錄數據庫》項目運行11年之后，本文旨在對項目所設立的3大目標達成情況進行客觀分析和評價，也對存在的問題進行分析探討，以使數據庫朝著良性有序的方向發展。

關鍵詞：聯合目錄;數據庫;評析

一、前言

《廣西師范大學聯合目錄數據庫》是廣西師范大學文獻保障體系重點建設的數據庫之一。該項目計劃在一年內以建設全校范圍（圖書館與各院系資料室）聯合目錄數據庫為基礎，建立以聯機合作編目、書目資源公共查詢和校內互借三大服務系統為主要目的的文獻資源共享系統。數據庫于05年底開始籌備，06年春天正式開始建設，2007年完成，迄今已運行11個年頭了。本文既是對該數據庫所設定的三大目標的達成情況進行客觀分析評價，也對存在的問題進行分析探討，以使數據庫朝著良性有序的方向發展。同時也為正在進行此項建設或是準備進行此項建設的院校提供經驗教訓。

二、項目建設的背景

1.2007年全國高教委員會要對廣西師范大學進行水平教學評估，評估中有一項指標是生均圖書占有量，為了對全校文獻資源狀況進行梳理和清點，在獲得學校經費支持下《廣西師范大學聯合目錄數據庫》于05年底開始籌備，06年春天正式開始建設。

2.自1998年國家高等教育文獻保障體系的CALIS項目成立以來，經過幾年的發展，文獻資源共建共享建設掀起了前所未有的高潮。全國文獻保障體系的建設帶動了各省各地區的文獻保障體系建設。數據庫建設是文獻保障系統主要建設內容之一，也是實現保障系統建設目標的基本條件之一。而建設全校聯合目錄數據庫是其中非常重要的一項內容，盡可能使高校已有資源實現共建共知共享是文獻信息建設的基礎;同時書目資源查詢，聯機合作編目及校際互借三大服務系統，也都是建立在聯合目錄數據庫基礎上的，它的建立將為全校教學科研人員提供書、刊及其它文獻資源的網絡公共查詢，支持圖書館及全校各院系資料室聯機合作編目，實現全校各院系之間院際互借及文獻傳遞，為我校教學與科研提供重要的文獻信息資源保障。

三、《廣西師范大學聯合目錄數據庫》項目設定的三大目標評析

目標1：一年內完成學校所有18個院系書刊書目數據的回溯工作。

評析：如期完成預計的工作任務。項目組經過一年努力，于2007年初共回溯數據48萬多條。實現了全校教學科研人員書、刊及其它文獻資源的網絡公共查詢，其意義是非凡的。因為當時各院系資料室都還處于手工借閱時代，對于自身館藏數量及動態變化模糊不清，通過數據庫的建立，本室及全校的文獻資源及動態隨時可查，工作專業有序，操作方便，特別受到廣大師生的好評。

在這個聯合目錄建設過程中，我們積累了一定的經驗，在完成了聯和目錄數據庫的建設之后，我們又利用原班人馬陸續完成了館內民國時期文獻的數據回溯、非書資料的書目數據建設等，進一步充實了聯合目錄數據庫資源。用戶在檢索聯合目錄時，可同時查詢文獻服務系統提供的各種自建數據庫、特色數據庫、引進的商業數據庫和導航數據庫等，把對高校教學和科研的信息服務提高到一個全新高度。

目標2：建立校內聯機合作編目。

評析：達成目標但以與預想不同的方式。

聯機合作編目是聯合目錄數據庫本身所具有的功能，技術上的可行性在實際操作過程中卻遭遇諸多阻力。

其原因：一是各院系資料室工作人員態度不積極。我們盡管對各院系工作人員進行了文獻編目、匯文系統操作流程的專門培訓，但由于各院系人員素質參差不齊，有相當一部分為引進博士或領導的家屬，也有些院系由于人手緊張，根本沒有專職資料室管理人員，只是臨時從院辦公室抽調的兼職人員，大部分都不具備任何圖書情報專業知識，更主要是主觀上的因素，抱著多一事不如少一事的心理，消極推諉，使得此項工作遲遲不能開展。二是本館專業人員對放權給院系資料室人員去處理數據有顧慮。他們認為院系人員素質達不到要求，人員變動較大，如果放開權限給他們隨意進入數據庫，如果一著不慎，進行了誤操作，將給數據庫帶來無可估量的損失，故而此工作并未真正開展起來。院系新進書刊都由各院系送交圖書館加工，院系只是執行典藏接收任務。聯機合作編目實際是由成立圖書館編目中心方式所取代。

目標3，實現全校各院系之間院際互借及文獻傳遞。

評析：部分達成目標。

在文獻共建、共知、共享中，共享應該是最難實現的一部分。數據庫建成之后各項技術指標都運行良好，全校師生都很期待。我們制定了全校文獻共享規則，原則上所有的文獻資源都應在共享的范圍，但由于歷史條件所形成的資料室藏書特點、人員編制等問題，一步到位地采取與圖書館相同的全開放型服務條件并不成熟，我們采用逐步擴大共享面的一個漸進方法。第一步由學校統一發放一卡通的借閱證，圖書館與各院系通用。同時資料室實行有限借閱，即資料室文獻以閱覽、提供復印為主，部分老師可以提供外借，但期限要比圖書館的短。這種有限的共享與讀者真實的需求存在著距離。究其原因為根深蒂固的小農思想意識不是短期可以改變的。各個院系相關人員仍然固執的認為我們的資料是我們自己的，首先得滿足我們自己院系的師生們使用。當然這也跟我們國內整個文獻資源共享的大環境有關。因為牽涉到費用問題，CALIS以及各圖書館聯盟之間文獻傳遞工作進展得都不如預想。

自09 年起，我校大刀闊斧進行了文獻資源整合，陸續把所有院系資料室收并于圖書館，合并后的圖書館不再啟用校內聯合編目，校內的文獻傳遞也由異地借還所取代。目標2和目標3中所存在的問題在我校圖書館和院系資料室合并后，都不復存在。但如果沒有聯合目錄數據庫的建設，考慮到數據錄入的巨大工作量和時間成本，圖書館與院系資料室的合并絕不會如此順利。由此，原項目所設想的這兩大目標在繞了一個彎后最終圓滿解決，雖然以不同于預想的方式。

四、項目運行過程中所存在的問題

1.數據錯誤

數據錯誤是被詬病最多的一個方面。有專家談到過質量和速度的關系，他們認為在一定背景下要有策略的犧牲一定程度的質量而保證速度的進行。由于數據庫建設是在當初高校評估的背景下突擊所建，人員少，任務緊，我們招聘的數據錄入人員只培訓了兩個星期就上崗，數據錯誤在所難免。如同書異號、同種書的不同版本沒有區分開、多卷書有綜合著錄有分散著錄等，但總的錯誤率并未超過業內所允許的比例。

2.數據維護沒有做到定期和規則化

由于我館一直是處于缺編狀態，人手緊張，數據庫建成后并未設專職崗位對數據庫進行維護。在實際操作中我們是采編部與技術部合作維護，不定期的對垃圾數據進行清理。對錯誤數據的處理方法是碰到一個解決一個，顯得不那么規范。但如果換一個角度分析，沒碰到或是少碰到的數據說明使用率不高或是死書，在人力緊張的情況下，為使用率低下的文獻花費太多人力和物力是否是物有所值？ 所以此方法雖然被動，但在實際工作中卻是最經濟的。

五、總體評價

1.《廣西師范大學聯合目錄數據庫》項目的建設從根本上改變了我校原有文獻資源分散發展的模式，為我校傳統的服務方式和運行機制帶來深刻的變革，推動了我校文獻資源建設向數字化、網絡化發展。

2.建立了自己的文獻保障體系，把對高校教學和科研的信息服務提高到一個嶄新的水平。

3.促進我校資源采購分工與合理布局，達到經費的合理使用。從而從整體上減少人力和財力的投入。

六、結束語

《廣西師范大學聯合目錄數據庫》項目是順應我國文獻資源共建共享之潮流所建設，由于經費和時間的原因，也由于當時的條件，沒有經驗，沒有樣例模仿，沒有編目外包，完全由我校自籌自建，屬于摸著石頭過河。在數據庫運行11年之后我們再回頭對當初項目設立的目標進行分析和評價，對存在的問題進行總結，希望此研究能對正在進行此項工作或打算以后進行此項工作的院校提供經驗和借鑒。

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作者簡介：黃繼蘭（1965-），廣西師范大學圖書館，副研究館員。