高等學校檔案工作的探討

摘? 要：高等學校的檔案是社會的寶貴資源，如何體現檔案的最大價值，發揮出檔案在教育事業中的重要作用，需要對檔案進行合理的開發與利用，同時了解用戶的真實需求，提供準確的服務，才能實現高校檔案工作跨越式的發展。

關鍵詞：檔案;利用;服務

高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的與學生、教師、學校和社會等具有密切關系的各種文字、圖表、聲像等不同文藝、載體的歷史記錄。高等學校檔案一經形成，它就成為國家檔案資源的重要組成部分，具有存史、資治、教化等多種功能，不僅是高校自身珍貴的歷史資料，對國家和地區的經濟發展與社會進步也具有重要作用。由此可見，高等學校的檔案工作，直接關系到高校各項工作的順利開展，對檔案工作的充分認知和高度重視，是做好檔案工作的前提，掌控好檔案事業發展方向，不斷的進行高質量的開發與利用，服務于高等教育事業，輔助國家經濟的快速發展成為檔案工作發展的必然。

一、高等學校檔案的形成與作用

高等學校是培養社會和行業需求的高端專業人才的載體出口，學生來源于社會并經過篩選，是專業人才培養的起點，學生進入高校后接受德、智、體、美、勞的基礎教育，再上升到專業培養，通過四年的有序教育和系統培養，順利畢業后才能成為專業人才，走出學校并進入對應的行業向社會輸送專門的高級人才，服務于社會，貢獻于國家。在這一過程中，高校積累了一系列的教育教學過程資料，和學生從入學到畢業每一個環節形成的個人痕跡材料，最終移交檔案部門形成檔案，應用于每一名學生，成為學生的人生歷史記錄。

高等學校是教師科研水平提升和進行科學研究和培養科技高尖端人才的重要場所，對于學校的各項科學研究包括合同的簽訂、項目的管理、各項成果的取得，整個過程形成了完整的科研檔案。反過來科研檔案的開發利用又直接作用于學校的科學研究工作，同時對教學工作也具有輔助作用，并為企業的發展和國家的經濟建設提供技術上的有效依據，科研檔案的價值也隨之提升。

二、高等學校檔案的開發與利用

高等學校檔案擁有廣泛且豐富信息資源，在科學管理的基礎上，需要及時更新，不斷的開發與利用，為學校的整體發展提供優質的服務。首先，高等學校檔案的開發與利用要注重信息資源的基礎建設。檔案資源是檔案事業賴以生存的基礎，是各項檔案工作的前提和保證。定期集中組織學校各部門布置歸檔范圍，通過認真指導、明確分工、詳細說明，做好全面收集、準確鑒別、及時歸檔，以利用為目的科學合理的對有價值的資料進行分類、立卷，為檔案的開發與利用打下良好的工作基礎。再者，高等學校檔案的開發與利用要開展檔案的編研工作。檔案信息資源中有一定歷史價值和資治文化功能的資料，通過編寫史料的方式面見利用者，最大限度的避免了檔案原始資料的損失，延長了檔案資料的保存時間，為利用者提供編研成果的同時，體現了檔案應有的價值，提高了學校檔案工作在社會上的影響力和知名度，提升檔案的利用效率，可見編研是檔案開發與利用的一項重要工作。此外，高等學校檔案的開發與利用應該及時進行檔案信息的更新。學校的教育教學、科學研究、行政管理等各項工作的開展，會產生較多有價值的信息資料，需要檔案部門積極配合，以最快的速度進行新檔入庫，為利用者提供更多具有參考價值的信息資料，穩步的進行下一項工作，顯現檔案開發與利用的效率。

三、高等學校檔案的需求與服務

檔案用戶對獲取檔案信息所滿足程度，以及在日常工作中對檔案信息所表現出的依賴程度，構成其對檔案信息的必然需求，但是并非所有的檔案利用者對高校檔案所能反映的全部信息都感興趣，往往由于需求的目的差異，他們滿足于獲得某些層面的檔案信息。因此高校檔案管理者應了解各類利用者的需求方向，開展有針對性的服務工作。

高等學校的領導和管理者需要宏觀學校全局，因此對檔案的需求和服務具有綜合性。管理和決策過程中黨政類、教學類、科研類、基建類等等檔案都要進行統一的閱讀和分析，在此基礎上總結歷史經驗，借鑒成功案例，減少錯誤判斷，避免走彎路，做到行事有依據，決策有指南，把握前進方向，提高管理質量和執行力度。高等學校的教師是學校教學工作的主要負責人，對檔案的需求和服務具有專業性。對其主要傾向于教學類檔案的服務，借鑒往年教學成果，再結合當年教學內容、教學要求、課程安排來編寫教案、制定計劃，以完成教學任務，實現教學目標。高等學校的科學研究是強校之本，教師在從事科研工作的過程中對檔案的需求和服務具有真實性。嚴謹的態度是科學研究工作的基本原則，科研檔案記錄的立項申請、實驗數據、成果認定有助于科研人員選擇方向、理清思路、重點突破，最終才能取得科學研究的成果。高等學校的學生屬于學校主體，對檔案的需求和服務具有實用性。對需要提供教學類檔案，學生在校期間辦理學費貸款、戶口遷移、入伍等事項都需要向社會有關部門提交學校檔案部門開具的與招生相關的檔案證明材料。學生在就業、考研、讀博等事項中又要開具與畢業相關的檔案證明材料，因此檔案面向學生服務的頻率也非常高。

總之，高校的檔案部門應該定期對檔案信息進行統計分析，為學校的發展和決策提供有價值的參考信息，輔助學校做好教育教學和科學研究工作，面向社會做好服務工作，從而推動高校檔案事業的不斷發展。

參考文獻

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作者簡介：

鄒晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工學院館員，主要從事檔案管理和研究工作。