會計師事務所基于風險防控的財務信息系統流程優化

汪祎

摘要：本文首先分析會計師事務所的風險特點及風險成因，然后列舉會計師事務所的兩大關鍵業務流程。結合流程情況，通過個人、客戶及基礎信息三個模塊提出信息系統的優化策略，希望能為事務所理清信息管理思路，采取有效的措施防范財務風險。

關鍵詞：風險防控;會計師事務所;信息管理

當前一些會計師事務所在推廣使用MIS（Management Information Systerm，管理信息系統），作為一種定制化程度高的信息化處理系統[1]，能夠利用先進的信息技術手段為管理者準確、高效的提供業務流程信息，規范了業務辦理流程，實現了管理工作透明化，并最大程度地降低了事務所的經營風險發生的可能性。但是由于會計師事務所的工作本身獨立性較強，并且人員經常出差、頻繁流動，使信息管理相對復雜。再加上事務所人事、信息等方面的制度不完善，事務所在信息管理上仍存在諸多問題，面臨著較大的經營管理風險。

一、會計師事務所風險特點及風險成因

（一）風險特點

會計師事務所的風險主要是指隨著信息化腳步的加快，國內各企業經營業務范圍和方式不斷發生改變，事務所內外運營環境也在不斷發生變化，事務所的財務管理模式已經無法滿足其正常的經營發展需要，某些財務管理流程不合理，業務操作出現紕漏而引發的經營危機，由于這種風險危機涉及到企業生產經營的全過程管理、全資源配置，因此具有一定的全方位性;對于不同的管理模塊管理重點不同，要結合企業的實際情況制定相應的風險內控方案，因此具有一定的針對性;它關乎企業每個成員的切身利益，其防范控制要求所有人的協作配合，因此具有一定的全員性。

（二）風險成因

風險的產生主要有以下三個方面的原因。一是制度體系不健全，包括人事管理制度、風險內控制度、績效考核制度、責任追究制度等，使員工在開展相關業務活動時缺少行為依據，工作隨意性較大，加大了事務所的信息管理難度，使事務所管理人員無法準確的匹配人員項目信息，難以實行公正的績效考核評價，容易引發風險危機。二是信息系統缺失，由于缺乏先進的信息化處理系統，事務所的信息管理都是交由專門的負責人進行人工操作處理。不但流程設計不科學、分類不合理，而且受限較大。一旦負責人臨時出差或者管理缺位，就有可能使事務所的信息管理停滯，影響事務所正常業務的開展。三是客戶管理滯后，客戶作為事務所信息管理的主要業務對象，信息處理必須清晰、可靠，這一方面是為了簡化企業的業務辦理流程，提高工作效率。另一方面能維持良好的企業形象，樹立事務所的行業聲譽。但目前一些事務所客戶信息無專人負責，通常只有項目負責人與客戶保持業務溝通，一旦負責人離職，就可能導致客戶流失，并且在該項目款項收支上也會出現混亂，容易引發風險危機，不利于企業的健康發展。

二、會計師事務所信息管理業務關鍵流程

（一）客戶服務流程

一般事務所在接到新項目后會首先確定項目負責人，由其全權負責記錄和管理客戶的相關業務信息。其次，由項目負責人根據企業的實際經營狀況確定報告時間、收費條例，并以此為依據成立項目小組，確定該項目所需的成員數量、類別以及項目所需的完成時間。然后由小組成員分別完成項目的一部分內容，形成科目底稿，交由項目負責人，項目負責人在審批通過后進行整合，擬定報告初稿。最后，將報告初稿上交給部門經理人員或事務所合伙人，經過再次復核審查科目底稿及項目初稿后，由合伙人簽署正式報告，并將報告交給客戶，客戶根據報告情況支付項目費用，該項目完成。在項目過后及時登記項目完成情況，由項目負責人牽頭對未付款的客戶實時跟蹤付款信息，并更新最新數據。

（二）報銷流程

報銷費用一般包括差旅費、住宿費等內容，其信息處理流程為：首先，由員工將收費單據匯總，統計好金額填制費用報銷單，將單據貼于報銷單上一并交由財務人員進行審核。財務人員在確定金額數據信息無誤后將其上交給部門經理審批，若涉及金額較大，則需將其交給合伙人再次復核審批[2]，審批通過后財務人員方可將報銷費用支付給員工。

三、會計師事務所信息管理優化方案

針對當前會計師事務所信息系統存在的諸多問題，除了要健全相關管理制度、強化績效考核評價外，更需在信息系統方面加強建設，結合其業務關鍵流程設計信息管理模塊，從而滿足實際工作需要。

（一）基礎信息管理模塊

基礎信息管理模塊主要是用于處理企業日常的業務數據，并提供數據信息查詢、數據分析等相關處理功能。在設計模塊時要明確權責劃分，嚴格限制相關人員的操作登錄及操作權限，各部門模塊都要設置統一的數據編碼標準，如針對同一客戶在系統內不同部門模塊其客戶編碼要保持一致。各部門都要設置一名專門的信息處理人員，他們共同組成信息管理小組，定期開展部門之間的信息交流溝通。同時在部門基礎信息管理模塊的基礎上集成一個總的基礎信息模塊，由信息管理小組組長進行統籌管理，從信息角度全面地呈現事務所的日常經營情況，為管理者提供準確詳細的經營決策信息。該模塊是事務所維持日常運營管理的基礎保障。

（二）客戶管理模塊

客戶管理模塊面向的是事務所的全部人員，不過各自的操作界面及權限不同[3]。這個模塊主要包含客戶管理信息及項目管理信息兩大部分，在客戶基礎信息模塊包括客戶信息的錄入和維護兩個環節。錄入的客戶信息主要是客戶的全稱、代碼、簡稱、負責人信息、組織結構信息、財務管理人員信息及聯系方式、企業經營類別、經營狀況等相關信息，錄入的項目信息則包括項目負責人、項目合同信息、項目進度、項目收款金額、復核情況等信息，這兩個環節的信息錄入一定要盡可能詳細，即使出現人員變動，接手的管理人員也能充分了解到相關信息內容，不會對事務所的正常經營造成較大的影響。從操作上來說，主要分為基層員工、項目負責人、部門經理、事務所合伙人、財務人員五個登錄界面。基層員工在該模塊登錄后可查看其所在項目的客戶基礎信息及項目相關內容;項目負責人在此基礎上可進行基礎信息的錄入和維護工作;部門經理人可查看其所在部門的所有客戶信息及項目內容，并且需對項目負責人的信息錄入進行審核，在項目負責人復核后錄入相關復核信息;合伙人可查看所有信息內容，審核部門經理人的錄入信息，對其審核信息進行復核，并錄入復核信息;財務人員則對客戶支付款項、事務所成本費用等信息進行錄入和維護，及時更新和統計財務信息，分析財務數據，找出其中的異常情況。與有關人員積極溝通，尋求問題的解決措施，防范財務風險，并在系統內詳細記錄問題成因及措施的實施效果，為接下來的工作提供借鑒和參考。

（三）個人業務管理模塊

在該模塊，業務人員可以查看上級下發的工作計劃，根據要求填寫個人工作安排，在工作完成后及時記錄完成情況供上級參考。同時，填制個人費用報銷單并部門經理發送審批請求，審批通過后由財務人員報銷相關費用。部門經理主要是對其所在部門展開工作計劃安排，嚴格監督計劃執行情況，及時糾偏或者調整計劃內容，并向上級匯報工作情況。合伙人則需統籌所有工作的進展情況，并審批大額的費用報銷單，及時查看財務人員提交的財務報告信息，全面的掌握事務所的財務狀況。

四、結束語

總之，信息系統的完善不僅需要管理者理清管理思路，還要加強自身的風險防控意識，從流程細節著手，環環相扣，強化事務所財務信息系統的風險防控機制。

參考文獻：

[1]張云.稅務風險防控視角下會計師事務所信息管理業務研究[J].納稅，2017 （10）： 18.

[2]魏標文.會計師事務所信息系統優化設計研究——基于稅務風險防控視角[J].物流工程與管理，2016，38 （4）： 158-159.

[3]龍世棋.風險管理視角下的會計師事務所內部控制[J].時代金融，2016 （8）： 206-207.