淺析建筑工程檔案管理存在問題及處理措施

張勇

摘 要：建筑工程項目中資料檔案管理的重要性越來越突出，它為過施工過程中的工期預測、工程竣工后的質量驗收、工程檢查等都提供了資料參考，在建筑行業內受到了越來越廣泛的關注。文章通過分析建筑工程檔案的作用、在管理過程中出現的問題以及相應解決措施，以期為提升建筑工程檔案管理水平提供資料參考，促進建筑行業健康有序發展。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;管理體系

現代化建設進程不斷深入，建筑行業的發展步伐也越來越來快，建筑企業在規模擴大的同時也意識到工程檔案管理的重要性以及給企業帶來的經濟效益。這一環節當前已經得到許多企業的廣泛重視，并開始建立起專門管理工程檔案的部門以及管理團隊，將科學的管理理念以及優質的管理經驗融入其中，提高企業建筑工程檔案管理的水平，從而促進企業發展，提升企業在市場中的競爭力。此外，國家也對工程企業的檔案管理提出要求并制定規定，目的是為了防止企業在檔案管理中出現不當行為，讓企業管理更為系統化、正規化、規范化。

一、建筑工程檔案管理的重要作用

（一）真實記錄建筑工程

建筑工程是一項浩大的工程，施工時間長、施工程序繁瑣、運用的建筑技術以及建筑材料繁多，因此在施工的整個流程中會出現很多相關資料。工程檔案資料真實記錄這整個建筑工程，對于評估工程質量的好壞、是否按工期完成任務等都有著重要作用，所以建筑工程檔案的管理就尤為重要。工程檔案包括工程材料的質檢報告、復驗報告、實驗報告以及工程現場的簽認和簽章等。

（二）便捷提供工程信息來源

建立建筑工程檔案的最主要目的就是為相關工作人員提供資料參考，對工程信息的查詢為便捷、準確，為工程的實施和完成提供資料依據。

（三）為之后的設施建設提供參考

建筑工程檔案就是對工程施工過程中采取的技術、出現的問題以及解決措施、建筑材料信息的反饋等進行記錄，這對之后的工程建設提供了經驗和資料參考，有利于提升工程質量和施工效率。

二、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）相關工作人員意識薄弱

工程檔案資料繁雜，涉及面多，管理工作也極為復雜繁瑣，但很多檔案管理人員對資料管理的重要性認識存在偏差，管理效率低下。若管理人員在工程交付時不對資料進行仔細審核、確認，就可能造成工程質量問題得不到及時解決，從而引發更為嚴重的問題。此外檔案管理步驟較多，必須定期進行篩查管理，如果在工程全部完成后才對檔案進行分檔、管理，會導致工程過程中資料應用率極低，對工程效率及質量造成影響。

（二）檔案管理不合理

現如今大多數企業都重視對于工程檔案的管理，但是重點大多只放在檔案的收集上，對于檔案質量等缺乏認定和評估，造成檔案中存在許多沒有使用價值和保存價值的資料，影響檔案質量。此外，檔案管理過程中存在許多實際性的問題：對重要檔案重視度不夠造成檔案遺失或損壞;對檔案信息篩查確認不到位造成資料真實性受到影響等。檔案管理的不合理造成了工程檔案管理難以為工程提供有效資料支持，從而影響工程進展以及工程質量。

（三）未建成系統化的檔案管理體系

由于檔案管理對企業不產生直接的經濟效益，故而企業以及相關人員對檔案管理重視度不足，僅局限于單純的收集資料，沒有形成系統化的管理體系。此外，檔案管理人員的專業性較差，檔案管理過程中規范性不強，對系統化管理體系的建立造成阻礙。調查表明，檔案管理體系的有效建立可有效提高工程質量，為企業帶來經濟效益，故而企業一定要對此環節加以重視。

三、建筑工程檔案管理的措施

（一）提升資料質量

對于檔案管理人員進行培訓可在一定程度上提升資料檔案收集時的專業性和有用性，也可以使員工在面對專業性較強的文檔時有充分的理解力并對檔案中存在的問題及時提出和解決，從而提升資料的質量，減少無用資料的存放。與此同時，企業一定要制定收集資料的相關規范來保證資料來源的真實性、準確性、實用性。此外，資料的編制一定要有明確的規范，格式等一定要加以統一，從而提升建筑工程檔案管理的質量。

（二）優化管理體系

優化管理體系、完善管理制度需要從政府、企業、管理人員三個方面入手。政府方面需要在保證合理性、可操作性的基礎上推行有與企業運行相適應的管理制度及相關法律，并實施相應的企業管理監察制度，確保管理制度的推行;建筑企業方面需要不斷完善自身檔案管理規范，促進企業符合社會主義市場經濟的發展要求，提升管理體系的規范化;檔案管理人員需要加強檔案意識，充分認識到檔案資料管理對于工程、對于企業的重要性，做好檔案管理的每一個環節，及時篩查檔案，刪除無用信息，對過程中出現的問題進行及時有效處理。

（三）提升檔案管理人員專業性

當前大多施工單位的管理人員都具有臨時性，流動性強，這就造成資料只能進行階段性收集，且無法保證工程檔案的完整性和規范性，加大了資源管理難度。因此，企業必須招收部分專業對口的技術人員，對人員進行檔案管理，保證檔案整合的完整性和專業性。

與此同時，許多工程的臨時性使得企業無法對于對應的檔案管理人員進行系統的、長時間的培訓，這就決定了企業要對本公司檔案管理人員要加強培訓，將專業訓練過的人員直接應用于臨時性工程，確保相關人員對資料管理流程、重要性、問題解決措施有充分的了解，從而保證建筑工程檔案管理質量。

管理人員培訓后的考核制度也要加以完善，讓完成考核的人員進入檔案管理工作，以此提升檔案管理人員的能力水平。除此以外，政府相關部門也要定期安排培訓，讓檔案管理相關人員了解最新的法律知識和政策法規，將法規融入到檔案管理工作中，促進企業工程檔案管理的規范化發展。

（四）利用互聯網對數據進行信息化管理

互聯網的飛速發展給企業的檔案管理工作提供了新的路徑，網絡平臺的使用可大大提升資料管理效率，突破傳統管理模式的束縛。在對建筑工程檔案管理過程中使用計算機技術建立工程資料數據庫，構建適宜管理的網絡平臺，對檔案資料以及相關數據進行信息化編制，實時更新、完善資料。這樣不僅可以將檔案管理流程簡單化，大大提升工作效率，還讓相關人員對于資料的查詢更加方便快捷，電子檔案的推行和普及也能有效避免傳統模式中紙質文檔因不當保存造成的資料丟失。在互聯網大時代下對于工程檔案的管理進行網絡數據化處理，可以推動企業向信息化方向更好發展，提升企業在社會主義市場經濟中競爭力。

四、結語

建筑行業在城市化程度愈加提升的今天得到了快速的發展，這也要求建筑企業在發展進程中一定要注意各項工作的有序健康進行。部分企業只將重心放在施工這一可給企業帶來直接效益的環節上，忽視了建筑工程檔案管理等工作的重要性，這會給企業健康發展帶來隱患。加強建筑工程檔案管理可以有效提升施工質量，為之后的工程施工提供經驗和參考，為企業的競爭力提升帶來積極意義。因此，政府和企業都應該加大重視力度，正視建筑行業檔案管理中出現的問題，從提升工程檔案資料質量、優化檔案管理體系、對檔案管理人員進行專業培訓、利用互聯網對數據進行信息化管理等方面對建筑檔案加強管理，為企業長期發展提供資料支持，促進建筑行業健康發展，從而推動社會主義市場經濟體系的有序發展。

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