數字檔案室建設初探

斯慶 杭剛 潘曄

摘 要：鄂爾多斯職業學院是國家檔案局確定的數字檔案室建設的試點單位，數字檔案室的建設有利于學院檔案信息化，確保文書類、教學類電子檔案信息的真實、完整和安全，便于學校的教學科研管理。建好數字檔案室既是高職院校建設的內容，也是高職院校綜合辦學水平的重要標志。

關鍵詞：檔案管理;數字檔案室;檔案信息化

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】B 【文章編號】1008-1216（2019）07B-0004-02

隨著信息技術的日益普及，高校檔案管理工作逐步由傳統模式向綜合性、全方位、集中式的現代模式發展。為了適應數字校園建設的要求，鄂爾多斯職業學院對檔案管理的各個環節進行探索，力求在數字檔案室建設上實現新的突破。

一、數字檔案室建設的必要性

隨著辦學規模的擴大，高校檔案的數量和種類逐年遞增，傳統檔案管理模式已難以適應現代化、多元化的檔案利用需求。

建設安全優質、功能強大的數字檔案室不僅是現代高校發展的重要指標，也是綜合辦學水平的重要體現。

（一）建設數字檔案室是實現新形勢下檔案工作轉型升級的重要舉措

中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合發布的《國家電子文件管理“十三五”規劃》，國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》都指出了檔案信息化的重要性。國家檔案局發布的《數字檔案室建設指南》為數字檔案室建設指明了方向。

（二）建設數字檔案室是高職院校檔案工作適應時代發展的必然要求

鄂爾多斯職業學院是經內蒙古自治區人民政府批準，教育部備案，由鄂爾多斯市政府舉辦的一所全日制普通高等職業院校。隨著檔案信息化進程不斷加快，學院各部門面臨信息技術變革帶來的強大壓力，檔案室作為保管利用學院檔案的職能部門，保存了一大批珍貴檔案資源。由于傳統檔案載體的局限性，在現有管理模式下不能充分為社會、學院、各部門和師生提供高效便捷的使用服務。

（三）建設數字檔案室是實現資源共享、打造數字校園的必經之路

作為國家檔案局指定的數字檔案室建設試點單位，鄂爾多斯職業學院秉持“技術中立原則”，通過參考國內外同類系統的研究經驗，學習有關標準、政策，依托現有的局域網、校園網、互聯網等支撐平臺，以構建學院檔案室、鄂爾多斯職業學院各部門的兩級檔案管理數據中心為出發點，開發應用符合功能要求的綜合性檔案管理系統。

工作人員可以通過對數字檔案室將數字校園形成的電子文件悉數歸檔，通過統一的查詢入口為社會和全院師生提供利用服務。這一平臺的實現既節約了管理成本、避免原始檔案損耗，又可以共享電子檔案來源，實現檔案數據采集、海量數據存儲、檔案信息系統管理和共享。

二、數字檔案室的概念和特點

數字檔案室（館）是指各級檔案管理部門為適應檔案資源管理信息化的需求，以計算機等現代信息技術為手段，對檔案信息進行收集、管理、保管和利用，以網絡或多媒體渠道為平臺提供公共檔案信息服務和共享的“信息門戶”。數字檔案室的建設是一個整體，與傳統檔案室相比具有如下功能和特征：

（一）檔案資源“數字化”

傳統載體檔案通過“數字”加工，存儲在數字檔案室的管理系統中，這是數字檔案室的基本特征。

（二）檔案實體“虛擬化”

以數字化形式存儲的傳統載體檔案，不占用實體空間，而是以虛擬形式存在，既節約了空間又便于保存和利用。

（三）檔案管理“系統化”

傳統檔案管理流程和標準以程序的形式設定在數字檔案室管理系統中，實現數字檔案資源系統化、標準化管理。

（四）信息傳遞“網絡化”

依托現代信息技術建立的數字檔案室能夠打破時空壁壘，加快信息交流速度，實現檔案的高效利用。

（五）檔案利用“知識化”

數字檔案室將各門類電子檔案，如課件、音頻、視頻、文本等在知識單元的層面上有機加工并進行組合，以動態匹配的形式為利用者提供服務，實現從“檔案提取”向“知識植入”的轉變。

目前，大家對數字檔案室的理解仍存在偏差，將數字檔案室建設單純地視為紙質檔案的數字化處理。事實上，對紙質檔案進行數字化掃描只是數字檔案室建設的前期工作。運用數字手段收集、整理、利用檔案信息，以數據庫為核心提供檔案服務是數字檔案室管理與傳統檔案管理的主要區別。

三、數字檔案室的建設內容

數字檔案室的建設能夠協助學院工作人員完成各類檔案業務，一個數字檔案室的建設包括以下內容：

（一）信息資源庫建設

建設數字檔案室的核心是搭建一個內存龐大、安全高效的信息資源庫。首先要為現存檔案建立標準統一的文件目錄庫，隨后逐步對檔案內容進行數字化加工，實現各平臺電子文件的接收、管理，建立各類數字檔案資源庫。

（二）綜合檔案管理系統建設

建設功能強大的綜合檔案管理系統是數字檔案室建設的關鍵因素。根據檔案管理的業務流程開發和應用具有“收集”“整理”“保管”“利用”等基本功能的一體化檔案管理系統，為學院各部門的業務工作提供檔案信息服務，為學院的綜合系統提供基礎支撐。

（三）規范標準制度建設

根據國家標準和通用規范，為學院的數字檔案室建設內容制定標準，形成完善的管理體系。如建立統一的數字檔案制作、收集和歸檔制度，數字檔案安全存儲制度，數字檔案保密制度等。

（四）安全保障體系建設

數字檔案室成功設立的前提是擁有一套嚴密、堅固的安全保障體系。很多高校檔案室存在保管不善、保密意識欠缺等安全隱患，數字檔案室通過可靠的技術手段和完善的管理制度，建立安全運行保障體系。

四、數字檔案室的構成要素

數字檔案室建設由基礎設施、應用系統、數據資源、安全體系等元素構成，需要學院檔案部門和信息部門共同參與。

（一）按照數字檔案室基本網絡框架、主要技術資源與軟硬件匹配要求，建設適應未來數字檔案資源管理需要、滿足數字檔案室各項管理需要的基礎設施。

（二）開發或啟用安全可靠、功能完善的數字檔案室應用系統，實現檔案業務各環節的自動化、信息化。鄂爾多斯職業學院數字檔案室以B/S結構作為系統構架，通過檔案信息資源的整合建設數字檔案室應用系統。系統的運行環境支持Windows XP、Windows7/8/10、Windows sever2003/2008/2008 R2/2012等操作系統，并具有接口強大、運行性能穩定等特點。

（三）嚴格遵循規范制度，全面開展傳統載體檔案數字化工作，積極推進電子文件歸檔、電子檔案管理等數據資源建設。應用先進技術手段，保證數字檔案資源的安全、可用。

（四）根據要求修訂并完善檔案業務流程、制定紙質文件、電子文件、特殊載體資源歸檔范圍和保管期限表，以及數字檔案室安全保障、應急措施等各項安保制度，確保數字檔案室安全、順利運行。

另外，當前高校檔案室普遍缺乏既熟練掌握網絡信息技術又懂得檔案管理的人才。在建設數字檔案室的過程中，可以向上級部門申請通過培訓或人才引進的方式，儲備技術熟練、業務過硬的管理人員，為數字檔案室的建設奠定人才基礎。

五、結束語

鄂爾多斯職業學院數字檔案室建設是在結合學院現有技術水平和檔案管理實際的前提下，按照檔案信息化工作的新要求，遵循傳統檔案工作確立的基本理論、基本程序、基本要求，依據傳統檔案管理中形成的方法和經驗，協調檔案業務信息化發展要求，建立起來的一套與校園信息平臺、辦公自動化平臺無縫銜接，可以實現全院各類檔案統一管理的綜合性檔案管理平臺。這一平臺的建立，為優化學院檔案管理工作提供了動力，同時通過開發利用檔案信息資源，也提高了公共服務能力。

2017年度內蒙古自治區高等學校科學研究項目（NJSY17551）“高職院校數字檔案研究——以鄂爾多斯職業學院為例”的階段性成果。

參考文獻：

代小娟.淺談企事業單位數字檔案室建設的要求與內容[J].辦公室業務，2019，（10）.