計算機(jī)辦公自動化技術(shù)分析及應(yīng)用探討

楊志強(qiáng)

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在社會中應(yīng)用的十分廣泛，讓人們的生活變得更加的方便，很多工作中都應(yīng)用了信息技術(shù)，而在辦公中，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)可以很好的提高工作效率，本文就通過對計算機(jī)辦公自動化技術(shù)分析及應(yīng)用進(jìn)行研究和探討。

【關(guān)鍵詞】計算機(jī)辦公自動化技術(shù);分析及應(yīng)用;研究和探討

計算機(jī)辦公自動化技術(shù)是可以提高工作效率，讓工作中的那些大量的工作數(shù)據(jù)會得到很好的整理和計算，在計算機(jī)辦公自動化技術(shù)沒有應(yīng)用之前，辦公室的工作效率是非常的低的，并且容易出現(xiàn)錯誤。但是計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)，大大解決了這樣的問題。

一、計算機(jī)技術(shù)對于辦公自動化技術(shù)的支持

在信息時代，很多技術(shù)都離不開計算機(jī)技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展非常快，在現(xiàn)在計算機(jī)技術(shù)是很多自動化技術(shù)的基礎(chǔ)，計算機(jī)技術(shù)可以很好的去減輕人們在工作中所遇到的那些大量的并且重復(fù)的操作，計算機(jī)技術(shù)是非常智能的，可以明確一些指令并作出回應(yīng)，因此，自動化技術(shù)在計算機(jī)技術(shù)的支持下就誕生了，辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)是基于計算機(jī)技術(shù)的。

二、計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的意義

（一）降低公司成本

在傳統(tǒng)的工作方法中，往往是需要公司來投入大量的人力來進(jìn)行工作，這樣的弊端是不僅耗費(fèi)了大量的成本，還會因?yàn)楣ぷ魅藛T的投入量多而導(dǎo)致每個人所做的成果不統(tǒng)一，這樣就會在最后進(jìn)行統(tǒng)一整合。這樣一來，用人多，花費(fèi)實(shí)踐多，效率低下，并且容易出現(xiàn)錯誤。這樣的問題困擾著公司，但是，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)就完全解決了這樣的問題，首先就是不需要公司來用大量的人力來解決問題，其次就是可以使得最后的成果是統(tǒng)一的，不需要進(jìn)行二次修改，最后應(yīng)用計算機(jī)辦公自動化技術(shù)可以很有效的去減少錯誤，提高成果品質(zhì)。

（二）提高工作效率

辦公室的工作有時候會出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)，需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，在沒有應(yīng)用計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的時候，需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行排查，這是非常麻煩的，還容易出現(xiàn)錯誤，就是說，花費(fèi)了大量的時間，但是還會出現(xiàn)錯誤，這樣的效率大大影響了公司的工作進(jìn)度。但是當(dāng)計算機(jī)辦公自動化技術(shù)出現(xiàn)后，就會很好的解決工作效率低的問題，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)可以很快的將需要進(jìn)行分析和統(tǒng)計的數(shù)據(jù)查找出來，并且進(jìn)行一系列的操作。這樣的效率是人工手動去對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析無法比擬的。

（三）實(shí)現(xiàn)資源共享

在企業(yè)中，有些資源是向所有人公開的，這些資源可能是一些基礎(chǔ)的資料和接下來的工作等，在計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用下，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣就會使得一些資源可以讓公司的所有人去使用，了解和更改。

三、計算機(jī)辦公自動化技術(shù)在辦公中所遇到的問題

（一）員工對計算機(jī)辦公自動化技術(shù)沒有熟練的掌握

雖然信息時代已經(jīng)來臨，但是還是有一些企業(yè)的員工對于計算機(jī)自動化技術(shù)并沒有能夠去熟練的掌握和使用，這樣就會很大程度上去影響工作效率，甚至?xí)簧鐣蕴虼耍托枰獑T工能夠去對計算機(jī)辦公自動化技術(shù)有一定的認(rèn)識，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行操作。

（二）計算機(jī)設(shè)備的落后

計算機(jī)技術(shù)發(fā)展非常快，因此就導(dǎo)致一些計算機(jī)設(shè)備很容易過時，被社會所淘汰。計算機(jī)設(shè)備的落后就會導(dǎo)致辦公所應(yīng)用的技術(shù)并不是最新的，一些更加方便快捷的功能并不能夠去使用，并且這樣的設(shè)備還會出現(xiàn)卡頓等問題，這樣的問題一旦發(fā)生，就有可能會重置之前所進(jìn)行的操作，導(dǎo)致工作資料的丟失。因此，計算機(jī)設(shè)備的落后是工作中的一大隱患，很容易出現(xiàn)不必要的錯誤，影響工作效率，因此，就需要公司及時的去更新計算機(jī)設(shè)備，使用能夠跟上時代的技術(shù)，這樣不僅可以應(yīng)用更加方便快捷的功能，還會避免一些錯誤的出現(xiàn)，很大程度上提高了工作的效率。

（三）信息安全隱患

信息時代最怕的就是信息安全隱患，很多公司應(yīng)用了計算機(jī)辦公自動化技術(shù)，但是，卻沒有很好的安全防護(hù)措施，這就很有可能造成信息安全事故，導(dǎo)致一些資料的泄露。比如，一些不法分子就會對一些企業(yè)進(jìn)行攻擊，竊取公司的資料，還有的不法分子會不間斷的攻擊公司的設(shè)備，讓公司的設(shè)備無法進(jìn)行工作，導(dǎo)致工作癱瘓。這樣的問題是非常嚴(yán)重的，因此，就需要公司在應(yīng)用計算機(jī)辦公自動化技術(shù)后能夠去及時的提升公司的安全防護(hù)系統(tǒng)，很好的保護(hù)資料，這樣不僅會讓工作越做越好，還會讓公司的效益得到很好的提升。

（四）操作失誤可能會導(dǎo)致資料丟失

計算機(jī)辦公自動化技術(shù)可以很好的提升工作效率，但是，由于這項技術(shù)的發(fā)展較快，很多員工對其操作還不是很熟練，因此就可能會因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致資料的丟失，這就會造成很大的影響。因此，就需要公司能夠及時的對員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓其熟練掌握一些操作，與此同時，公司還應(yīng)該及時的備份資料，避免由于操作失誤而導(dǎo)致資料丟失，從而造成不必要的損失。

四、計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用

（一）對文字進(jìn)行處理

簡單的計算機(jī)辦公自動化技術(shù)就是對文字進(jìn)行處理，比如，在word中對一些文字進(jìn)行排版，調(diào)整格式和顏色等。除此之外，還比如工資條，就可以用計算機(jī)辦公自動化技術(shù)去完成，并且能夠準(zhǔn)確的計算出員工的工資，總而言之，計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)對于文字的操作還是非常方便和快捷的。

（二）對圖像和表格進(jìn)行處理

除了對文字的操作，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)還可以很有效的對圖像和表格進(jìn)行處理，圖像和表格能夠給人們展現(xiàn)更加直觀的信息，讓人們更加清楚的去了解圖像和表格上的信息。比如，公司近幾年來的支出和利潤，都可以通過圖像和表格來展現(xiàn)。

（三）用于通信

在一些企業(yè)中，是需要與客戶進(jìn)行交流和溝通的，而溝通的方式就是通過郵件，郵件也是計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的產(chǎn)物，其可以很好的將信息傳遞給客戶，讓客戶能夠及時的了解工作情況以及工作的成果。除此之外，客戶如果有新的需求也會通過郵件來及時的向公司發(fā)送，這樣，就可以很好的將問題加以解決，及時的實(shí)現(xiàn)客戶的需求，提高工作效率和品質(zhì)。

（四）便于發(fā)布信息

在工作中，領(lǐng)導(dǎo)想要向員工發(fā)布信息，就可以通過計算機(jī)辦公自動化技術(shù)，這樣所有的員工都可以看見領(lǐng)導(dǎo)的信息，并及時的做出回應(yīng)，除此之外，在工作中，一些員工遇到了問題，也可以向全員工去發(fā)布信息，讓其他人去查看自己是否也遇到了相關(guān)的問題，這樣就可以很有效的去解決問題和避免問題。

（五）使用數(shù)據(jù)庫

應(yīng)用計算機(jī)辦公自動化技術(shù)后，應(yīng)該如何的去存儲資料呢？在工作中，很多企業(yè)愿意去使用數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫可以很安全并且很好的去存儲資料，并且易于對資料進(jìn)行操作，可以很有效的保證數(shù)據(jù)的安全使用。

（六）使用安全防護(hù)系統(tǒng)

在企業(yè)中，安全防護(hù)系統(tǒng)是必不可少的，特別是應(yīng)用了計算機(jī)辦公自動化技術(shù)后，很多不法分子總會去想方設(shè)法的對企業(yè)進(jìn)行攻擊，企圖竊取或者破壞資料。如果企業(yè)沒有很好的防護(hù)系統(tǒng)，就很有可能會丟失資料，從而造成損失。因此就需要企業(yè)能夠去使用安全防護(hù)系統(tǒng)，這種系統(tǒng)也是屬于計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的，安全防護(hù)系統(tǒng)可以很好的去保護(hù)數(shù)據(jù)不被別人侵襲，并且對計算機(jī)做出定期的檢查，防止有病毒的出現(xiàn)。這樣一來，就會很有效的去防止企業(yè)的資料被不法分子所竊取和破壞，從而避免了企業(yè)的損失。

（七）遠(yuǎn)程視頻會議

在企業(yè)中，遠(yuǎn)程視頻會議是必要的，因?yàn)椋ㄟ^郵件的方式可能有一些問題沒有辦法去很好的表達(dá)，就需要去進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻會議，這樣會很有效的與客戶進(jìn)行溝通，更好的去了解問題和解決問題。

五、結(jié)束語

綜上所述，可以了解到，計算機(jī)技術(shù)對辦公自動化技術(shù)的支持，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的意義，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)在企業(yè)中所遇到的問題，以及計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，可以看出，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)還是應(yīng)用的十分廣泛的，很多企業(yè)都會應(yīng)用，其可以提高工作效率降低工作成本，使得工作變得輕松，避免錯誤的出現(xiàn)，除此之外，安全問題也是需要去考慮的，在信息時代，一些安全問題頻繁發(fā)生，因此，在工作中，應(yīng)該去及時的對這些問題進(jìn)行防護(hù)。總而言之，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)是可以提高工作效率，讓工作更好的完成，并且能夠減輕人們的壓力，為人們提供了舒適的工作環(huán)境和氛圍，希望各企業(yè)員工能夠去熟練掌握計算機(jī)辦公自動化技術(shù)。