學校檔案管理信息化存在的問題和應對措施

朱晶

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-125-01

摘 要 學校的建設與發展離不開檔案管理的工作，學校檔案管理工作必須要有全體師生的共同努力才能夠順利開展，學校推進信息化建設的過程中檔案管理是必須要加以重視的環節也是信息化建設的重要方向。怎樣對現代化信息技術加以合理全面的運用，不斷推動信息化發展而全面有效的提升檔案管理質量，實現學校檔案管理工作更上一臺階的目標已經成為了學校發展過程中必須要面對的難題。本文論述學校檔案信息化建設中存在的問題以及應對措施，使學校檔案的管理水平邁上一個新臺階。

關鍵詞 學校 檔案管理 問題 應對措施

一、學校檔案信息化建設存在的問題

（一）重視程度不夠

學校在實現檔案信息化的過程是一個非常復雜而又整體的過程，需要人員的有效配置，硬件和軟件設施的合理利用。在該過程中，學校因為存在資金上的情況，繼而導致檔案管理始終無法擺脫傳統的管理模式。并且一些學校對于檔案管理工作不夠重視，出現了以人工為主的檔案分類與管理模式，沒有合理利用信息化技術，檔案管理過程中數據信息庫不夠完善，信息更新不夠快捷，數據檢索不夠準確，信息使用率較低等情況，這樣導致檔案管理過程中信息化建設存在極大的困難。

（二）缺乏專業設備

目前，很多學校由于資金的問題在專業化設備方面極度缺乏，所以這些學校在檔案管理的時候依舊沿用著過去的方式。同時，學校沒有將重要的經歷和資源投入到檔案管理上，繼而導致網絡設備落后跟不上現代化信息發展的步伐，隨著檔案工作量的日益增加，現代化管理手段的迫切需求。在檔案管理的過程中，需要處理更多的工作，而人員沒有增加，工具沒有得到提升，檔案管理工作效率無法滿足學校的使用需求，工作效率很難達到預期水平，一些工作難以正常開展。

（三）管理人才稀缺

我國學校檔案走向信息化發展的時候，很多管理人員無法跟上時代的需要，一是因為年紀較大，對于計算機系統不夠熟練，很難適應信息化管理手段。另外一點是很多學校沒有針對信息化管理進行有效而且有針對性的培訓，這樣就使得檔案工作者的素質跟不上發展的需求，信息化進程受到了極大的考驗。目前學校從事檔案管理工作的人員都并非專業出身，都是半路出家或者兼職人員，這樣導致人員辦事的效率不高，業務不精，工作具有極大的隨意性特點，檔案管理工作中人員的流動性也非常大，連續性不強。

二、學校檔案信息化建設的優化措施

（一）提高重視程度

一定要在思想上提升學校管理人員對檔案管理工作的認識，對管理要求與目標加以明確，同時從觀念上提升檔案管理工作的重視度，推動信息化建設，提高人員的管理素質與水平，并且通過合理的績效考核提高工作熱情。首先，在建設檔案時，學校管理人員一定要充分認識與了解檔案管理工作的具體內容和重要性所在。其次，一定要建立起對檔案管理的重視思想，合理推動信息化發展，提升管理質量。再次，管理制度要跟上發展的節奏。同時，學校必須要培養自己的檔案管理人才隊伍，具備責任意識和專業水平，保障檔案信息化建設的順利進行。

（二）完善基礎配置

提升檔案信息化建設速度，合理配置相關的基礎設備，提升檔案管理工作中信息化程度。學校應該就采集信息的需求為出發點，為檔案工作配備一整套的掃描儀、計算機、光盤刻錄機以及配套的團建系統。建立電子目錄與檔案接收中心，實現有效的電子文件與數據的采集與整理。計算機和檔案管理系統所構建出來的數據庫其檢索系統安全穩定，不僅學校師生可以很好的調用資料，同時校外社會人士也能夠充分利用學校資源。所以，按照目前的實際情況，應該首先發展數字化檔案管理，正確通過數字化的方式為檔案管理系統提供全新的管理方式，合理推動資源共享，安全共享體系，在學校資源平臺上搭建共享系統，真正做到檔案管理工作為全校師生服務。檔案部門一定要以學校建設為中心，提高編研檔案的水平與力度，通過自行發展的方式合理開拓專題檔案數據庫的建設，對檢索工具進行合理完善，提高檔案信息的發展。針對重大活動與會議的材料收集，通過各大媒體資料來獲取學校有效信息，以信息采集與分析的方式，為教學管理與領導決策提供有效的信息化服務。

（三）加強人才培養

人才隊伍選拔和任用機制也需要合理，提高從業者的專業水平與綜合素質，通過崗位培訓、繼續教育以及開展講座等方式不斷培訓檔案管理人員，合理提高檔案管理人員在信息處理、使用等方面的各種能力，提升學校檔案數字化信息化建設水平。培訓是提升工作能力的重要方法，所以在發展計算機、網絡、數字化、信息化以及檔案專業化等素質方面要開展合理的培訓。在對轉職檔案員進行培訓的過程中，還需要重視兼職人員的水平。檔案管理信息化工作并不是單一的過程，而是需要學校全體師生，各個系統與部門的共同支持與努力。就一定程度而言，兼職管理員的水平決定了學校檔案管理工作的整體水平。學校應實施激勵為主的績效考評制度，提高檔案管理者的工作積極性。

學校檔案管理信息化建設已成為加強學校檔案管理工作的有效途徑，在實際信息化建設過程中，由于管理水平和管理觀念的限制，信息化水平并沒有得到顯著提高。對此，學校應對檔案信息化給予充分的重視，調動各級干部和各有關工作人員支持檔案信息化建設，加大宣傳力度和和資金投入，完善配套設施，加強人才培養，為學校的未來穩定發展奠定扎實基礎。

參考文獻：

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