高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

邊紅軍

(陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 國有資產(chǎn)管理處， 咸陽 712000)

0 引言

保證國有資產(chǎn)的有效管理和利用是高校的重要職責(zé)，目前在管理上仍存在一些問題，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)尤其是資產(chǎn)的分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響了高校資產(chǎn)數(shù)據(jù)的匯總與統(tǒng)計(jì)；業(yè)務(wù)流程不規(guī)范不利于資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程在管理系統(tǒng)中的統(tǒng)一規(guī)劃；管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)來自于各個(gè)系統(tǒng)，導(dǎo)致多種入口出口的監(jiān)控難度較大。隨著高校基礎(chǔ)建設(shè)投資需求的增長，固定資產(chǎn)總額不斷擴(kuò)大。傳統(tǒng)的計(jì)賬模式難以滿足有效管理高校資產(chǎn)的需求，針對(duì)高校資產(chǎn)管理滯后的現(xiàn)狀，對(duì)高校資產(chǎn)管理進(jìn)行研究設(shè)計(jì)具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。為了提高高校國有資產(chǎn)管理水平，需建立管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校國有資產(chǎn)管理的科學(xué)性和規(guī)范性[1]。

1 系統(tǒng)特點(diǎn)

目前部分高校仍采取手工記賬或采集信息單一、靜態(tài)的信息系統(tǒng)來管理校內(nèi)的國有資產(chǎn)，無法滿足不同部門間的不同系統(tǒng)的資產(chǎn)信息頻繁傳遞的需求。

本文系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)在于完成信息化系統(tǒng)共享平臺(tái)的建立，對(duì)全校國有資產(chǎn)管理信息資源進(jìn)行整合，以便統(tǒng)一進(jìn)行管理，推動(dòng)管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。系統(tǒng)特點(diǎn)：(1)建設(shè)資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)平臺(tái)，滿足高校不同應(yīng)用層次資產(chǎn)業(yè)務(wù)日常管理的流程化、協(xié)同化等需求，提高資產(chǎn)管理工作流程的規(guī)范性。(2)完成高校國有資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫的建立，能夠?qū)⒏咝８黜?xiàng)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息(包括資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、總量、分布、變動(dòng)等信息)全面準(zhǔn)確的反映出來，從而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的共享共用。(3)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)有效對(duì)接財(cái)務(wù)、預(yù)決算系統(tǒng)，滿足教育主管、學(xué)校內(nèi)部管理等部門的需要，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)優(yōu)化配置、科學(xué)管理。(4)強(qiáng)化資產(chǎn)的全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)管，對(duì)管理過程中的異常信息系統(tǒng)能夠自動(dòng)、及時(shí)并準(zhǔn)確的反映出來，對(duì)重要資產(chǎn)指標(biāo)實(shí)現(xiàn)監(jiān)控預(yù)警功能，從而提升資產(chǎn)管理的規(guī)范性和有效性[2]。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

本文在各部門已有信息化系統(tǒng)建設(shè)成果基礎(chǔ)上，對(duì)高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，依據(jù)統(tǒng)一規(guī)劃與分步實(shí)施的原則，采用雙總線結(jié)構(gòu)即數(shù)據(jù)總線(負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)交換)與服務(wù)總線(負(fù)責(zé)接口調(diào)用)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的高校國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)的構(gòu)建，國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)圖

各系統(tǒng)間的松散耦合通過數(shù)據(jù)與服務(wù)總線實(shí)現(xiàn)，可確保項(xiàng)目分期分批次實(shí)施，項(xiàng)目建設(shè)初期將以數(shù)據(jù)集成為主；為便于管理在資產(chǎn)增置及使用等環(huán)節(jié)需建立資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)庫(通過應(yīng)用數(shù)據(jù)集成技術(shù)實(shí)現(xiàn))，從而做到規(guī)范化存儲(chǔ)資產(chǎn)數(shù)據(jù)，并滿足資產(chǎn)數(shù)據(jù)的上報(bào)需求；后期建設(shè)階段則需對(duì)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行逐漸改造，實(shí)現(xiàn)各資產(chǎn)操作環(huán)節(jié)在不同部門間的協(xié)同作用(通過互操作數(shù)據(jù)接口開放的方式)，從而實(shí)現(xiàn)在全生命周期內(nèi)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一化管理[3]。

2.2 系統(tǒng)各模塊的功能設(shè)計(jì)

本文設(shè)計(jì)的高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)主要由7個(gè)模塊構(gòu)成，反映了資產(chǎn)的生命周期，包括資產(chǎn)的配置、使用、處置、查詢統(tǒng)計(jì)、對(duì)賬、上報(bào)及系統(tǒng)維護(hù)等，涵蓋了數(shù)據(jù)從輸入到輸出的整個(gè)過程。

(1)資產(chǎn)配置模塊，主要功能在于采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)其核準(zhǔn)后入庫，由資產(chǎn)預(yù)算、采購、入賬及登記特殊資產(chǎn)等子模塊構(gòu)成。

(2)資產(chǎn)使用模塊，主要功能在于查詢資產(chǎn)使用信息并按照實(shí)際情況區(qū)別顯示，主要構(gòu)成子模塊包括出租出借資產(chǎn)、對(duì)外投資、自用資產(chǎn)等。

(3)資產(chǎn)處置模塊，包括處置審核和查詢子模塊，主要功能在于審核處置審批單(由各資產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交)并反饋結(jié)果，實(shí)現(xiàn)了本系統(tǒng)同子系統(tǒng)的實(shí)時(shí)交互，有利于跨部門業(yè)務(wù)的協(xié)同辦理。

(4)查詢統(tǒng)計(jì)模塊，主要功能在于按照不同方式(如資產(chǎn)分類、資產(chǎn)總量、結(jié)構(gòu)分布等)查詢?cè)趲熨Y產(chǎn)和已處置資產(chǎn)。

(5)資產(chǎn)對(duì)賬模塊，包含財(cái)務(wù)對(duì)賬和資產(chǎn)盤點(diǎn)兩部分，檢查資產(chǎn)數(shù)據(jù)，核查其同財(cái)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)的一致性，在核查一致的情況下才能完成數(shù)據(jù)上報(bào)任務(wù)。

(6)系統(tǒng)維護(hù)模塊，作為系統(tǒng)的基本組成部分，主要功能在于用戶權(quán)限、相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)及代碼等進(jìn)行設(shè)定，保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)[4]。

3 系統(tǒng)核心功能模塊的實(shí)現(xiàn)

3.1 資產(chǎn)配置

該模塊的基本信息數(shù)據(jù)流程涉及到建立固定資產(chǎn)卡片錄入系統(tǒng)、申請(qǐng)資產(chǎn)購買登記單、資產(chǎn)領(lǐng)用、已用資產(chǎn)回收入庫等，資產(chǎn)基本信息操作需由資產(chǎn)管理人員進(jìn)行準(zhǔn)確操作，且需將其上交到總務(wù)處，高校資產(chǎn)配置的業(yè)務(wù)流程包括：建立相應(yīng)新購置資產(chǎn)的資產(chǎn)卡片，領(lǐng)用在庫資產(chǎn)、資產(chǎn)入庫一記賬、回收在用資產(chǎn)等，資產(chǎn)配置業(yè)務(wù)流程如圖2所示[5]。

圖2 資產(chǎn)配置業(yè)務(wù)圖

以其中的主要部分資產(chǎn)購置為例，將其錄入資產(chǎn)卡片的核心代碼如下：

try{

setDefaultCloseOperation(EXIT_ON_CLOSE);

Object[]={“資產(chǎn)編號(hào)”，“資產(chǎn)名稱”，“大類編號(hào)”，“子類編號(hào)”，“樣式”

“價(jià)格”，“購入日期”，“狀態(tài)”，“購入人”，“備注”};

tm=new DefaultTableModel(o, 0);

table=new JTable(tm);

jblnit();

catch (Exception exception)

exception.printStackTrace();

}

3.2 資產(chǎn)使用

學(xué)院資產(chǎn)管理涉及的多為內(nèi)部使用管理工作，使用部門日常業(yè)務(wù)內(nèi)容(需按照總務(wù)處、財(cái)務(wù)處要求)包括：錄入新增資產(chǎn)并生成相應(yīng)卡片、錄入原有資產(chǎn)數(shù)據(jù)，形成資產(chǎn)賬戶(需經(jīng)財(cái)務(wù)等部門審核)以備資產(chǎn)查詢等使用；變動(dòng)及處置己形成資產(chǎn)賬戶的部分資產(chǎn)，需先完成資產(chǎn)變動(dòng)或處置報(bào)告單的填寫，經(jīng)資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)等部門審核通過后進(jìn)行相應(yīng)處理；建立財(cái)務(wù)資產(chǎn)及有關(guān)賬表工作。具體資產(chǎn)使用流程為：使用部門通過資產(chǎn)系統(tǒng)將填寫完的資產(chǎn)信息提交給財(cái)務(wù)及資產(chǎn)管理部門進(jìn)行審核，當(dāng)入賬的固定資產(chǎn)的信息發(fā)生變化時(shí)(包括使用人、存放地點(diǎn)、使用方向、單價(jià)等)，需據(jù)此完成相應(yīng)固定資產(chǎn)的更改。財(cái)務(wù)通過記賬菜單的功能完成對(duì)審核通過的驗(yàn)收單、變動(dòng)報(bào)告單、處置報(bào)告單等的記賬，資產(chǎn)內(nèi)部業(yè)務(wù)使用流程如圖3所示[6]。

圖3 資產(chǎn)內(nèi)部使用流程圖

記錄資產(chǎn)調(diào)整前后所引起的變動(dòng)以便后續(xù)查詢，系統(tǒng)將所選擇卡片的資產(chǎn)編號(hào)、名稱自動(dòng)顯示在資產(chǎn)單筆變動(dòng)單中，變動(dòng)項(xiàng)目選擇完后，系統(tǒng)將變動(dòng)前值自動(dòng)帶出，完成變動(dòng)后值的錄入即可，其核心代碼如下：

if (e.getActionCommand()="lensel"){

if (Share.verify(lenEv.p 1.jtfAssetId)){

em“new LendModel(lenEv.pl.jtfAssetId.getText());

em.select();

lenEv.p 1.jtfAssetName.setText(em.getAssetName());

lenEv.p 1.jtfUsedate.setText(em.getUsedate());

IenEv.p I .jtfModel.setText(em.getModel());

lenEv.p 1.jtfPrice.setText(em.getPrice());

lenEv.p 1.jtfRetdate.setText(em.getRetdate());

lenEv.p I .jtfRemarks.setText(em.getRemarks());

}

3.3 資產(chǎn)處置

調(diào)查資產(chǎn)處置情況發(fā)現(xiàn)，資產(chǎn)處置通常分為資產(chǎn)的出售、置換、調(diào)出、轉(zhuǎn)讓和報(bào)廢等業(yè)務(wù)。資產(chǎn)處置按照相關(guān)規(guī)定需依據(jù)資產(chǎn)限額處理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，然后由內(nèi)部和主管部門做出相應(yīng)環(huán)節(jié)的處理過程。要建立相應(yīng)的處置方式，包括出售、置換、對(duì)外捐贈(zèng)、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢報(bào)損及貨幣性資產(chǎn)損失核銷等。確保高校國有資產(chǎn)的處置嚴(yán)格履行財(cái)政主管審批手續(xù)，資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)流程如圖4所示。

圖4 資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)圖

按照資產(chǎn)相應(yīng)的額度，入庫前首先需通過財(cái)務(wù)處和總務(wù)處劃分資產(chǎn)并進(jìn)行相應(yīng)的登記工作，主管部門或單位審批與引用后，才可將需處置的資產(chǎn)形成相應(yīng)的帳表。

3.4 資產(chǎn)卡片查詢

登錄系統(tǒng)后可對(duì)其中所有類的資產(chǎn)卡片進(jìn)行查詢。根據(jù)不同的資產(chǎn)查詢要求，日常業(yè)務(wù)的資產(chǎn)查詢可分別按金額、使用部門、名稱、編號(hào)、自定義條件進(jìn)行。在系統(tǒng)中對(duì)不同資產(chǎn)進(jìn)行定位檢索可通過設(shè)定相應(yīng)的過濾條件實(shí)現(xiàn)，查找到滿足查詢條件的資產(chǎn)數(shù)據(jù)后，將其分組匯總并以數(shù)據(jù)表文件的形式顯示，具體的查詢業(yè)務(wù)流程如圖5所示[7]。

圖5 資產(chǎn)查詢業(yè)務(wù)流程圖

本文選擇所需查詢資產(chǎn)的資產(chǎn)名稱、類別、編號(hào)、單據(jù)日期等組合作為查找條件。部分實(shí)現(xiàn)代碼如下：

DBConnect dbc=null;

Vector ShebeiVector=new Vector();

String strSQL = "SELECT*FROM shebei ORDER BY設(shè)備編號(hào)ASC"}

try

{

dbc=new DBConnect();

dbc.prepareStatement(strSQL);

ResultSet rs=dbc.executeQuery();

while(rs.next())

{

Shebei s6=new Shebei();

sb.setShebeiID(rs.getString(“設(shè)備編號(hào)”));

sb.setShebeiName(rs.getString(“設(shè)備名稱”));

sb.setSort(rs.getString(“分類號(hào)”));

sb.setPhoto(rs.getString(“圖片文件”))

sb.setRemark(rs.getString(“備注”));

ShebeiVector.add(sb);

}

}

catch(Exception e){

System.err.println(e);

}

4 系統(tǒng)測(cè)試

為對(duì)本文設(shè)計(jì)的高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和實(shí)用性進(jìn)行檢測(cè)，采用黑盒測(cè)試的方法檢測(cè)系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)情況是否能滿足實(shí)際需求，分別對(duì)系統(tǒng)的主要功能模塊進(jìn)行測(cè)試，主要包括系統(tǒng)管理、資產(chǎn)管理、倉庫管理和報(bào)表管理四大模塊，系統(tǒng)工作情況穩(wěn)定，具體操作都有相關(guān)的信息提示，相關(guān)權(quán)限操作正常，系統(tǒng)功能測(cè)試結(jié)果如表1所示。

測(cè)試結(jié)果表明該高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)實(shí)用性較高，能夠有效滿足高校資產(chǎn)管理需求，具有較高的實(shí)用價(jià)值。

表1 系統(tǒng)功能測(cè)試結(jié)果

5 總結(jié)

本文對(duì)高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行研究，從其現(xiàn)狀出發(fā)結(jié)合跨部門協(xié)作的特點(diǎn)，提出了基于數(shù)據(jù)總線與服務(wù)總線的設(shè)計(jì)方法，完成了管理信息系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，并詳細(xì)闡述了各模塊的功能，在此基礎(chǔ)上得出系統(tǒng)核心模塊所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)流圖，同時(shí)完成了相應(yīng)的軟件設(shè)計(jì)。通過系統(tǒng)測(cè)試結(jié)果表明該高校國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)實(shí)用性較高，能夠有效滿足高校資產(chǎn)管理需求，節(jié)約了管理成本。