事業單位檔案管理問題探討

陳虎

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-097-01

摘 要 隨著我國經濟水平的提高，事業單位得到了較快的發展。其中，在事業單位檔案管理工作中，需要將所有的檔案資料進行歸類保管，嚴格按照單位檔案管理制度，定期對檔案資料進行巡查，確保檔案信息的完整性。不過，由于事業單位檔案管理內容較為繁雜，且工作量較大，在實際管理過程中，往往會存在較多的問題，增加了管理人員的工作難度，同時也對事業單位的發展帶來了一定的負面影響?；诖?，在事業單位檔案管理工作中，單位應合理利用現代信息化資源，不斷完善各項基礎設施，提高管理人員的工作效率和質量。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 信息化

一、事業單位檔案管理中存在的問題

對于事業單位日常管理工作而言，檔案管理是單位內部的一項重要環節，對事業單位長期發展有著重要的作用。規范化的管理模式，能夠提高事業單位整體管理水平，有利于事業單位各工作環節的順利進行。為此，在事業單位檔案管理中，相關人員應根據檔案資料的實際存放情況，制定合理的檔案管理制度。此外，管理人員應在日常的檔案管理工作中總結經驗和教訓，找出檔案管理問題出現的根本原因，具有針對性采取相應的措施進行解決。

（一）檔案管理人員自身能力問題

在事業單位檔案管理工作中，考慮到內容復雜，且工作量較大，需要借助大量人力資源的支持?，F如今，我國科技力量更加強大，各種信息化設施普遍應用于各個領域當中，對工作人員帶來了更多的便利。對于事業檔案管理工作而言，信息化設施更是不可或缺的組成要素。在這種形勢下，對檔案管理人員也提出了更高的要求，不僅需要具備較高的專業水平，還要熟練使用各種信息化設備，以認真、嚴謹的工作態度來完成自己的工作內容。不過，就目前而言，事業單位檔案管理人員在綜合素質水平普遍不高，在實際管理過程中，對檔案資料的分類、存放以及處理等方面的知識較為匱乏，加上部分管理人員道德水平較低，無法將檔案管理工作落實到位。此外，在使用信息化設施時，管理人員實際操作能力差，在錯誤的操作下，不僅會對設備造成損壞，還會對檔案管理工作的順利開展造成影響。

（二）檔案管理信息化程度不高

如今，我國已經進入信息化時代，各種先進的信息化設備已經應用于事業單位管理工作中，檔案管理的信息化水平也得到了顯著的提升。以此同時，通過學習西方先進的檔案管理理念和方法，我國事業單位在管理方面也取得了進步。不過，在這種情況下，也出現了較多的弊端。在檔案管理中，信息化設備的使用效率并不高，全新的管理理念無法全面貫徹。在構建檔案管理系統時，信息傳遞和共享機制并沒有表現出來，信息化設備得不到更好的應用，難以將功能全部發揮出來，限制了事業單位信息化管理的發展。此外，檔案管理人員信息化水平普遍不高，在實際工作當中，與信息技術部門之間缺乏交流，加上管理方式較為陳舊，信息化管理難以被大多數人所接受，造成了實際檔案管理工作中出現多種問題。

二、事業單位檔案管理工作中的解決措施

（一）加強管理人員的培訓力度

伴隨著我國經濟水平的提高，事業檔案管理工作質量和效率逐漸受到更多人的關注，在檔案管理中，管理人員自身綜合素質水平起著關鍵性因素。因此，事業單位應加強對檔案管理人員的培訓力度，向其傳授更多管理技巧和相關理論知識，提高管理人員自身工作水平。與此同時，事業單位應建立嚴格的用人制度，對前來應聘的管理人員進行考核，待各項考核項目順利通過后，方可入職投入到實際管理工作中去，為事業單位引進更多高素質人才，促進事業單位長期、穩定的發展。此外，為了激發檔案管理人員的工作熱情，事業單位還可實施獎勵政策，對工作態度良好，表現積極的員工給予一定的物質獎勵，對態度敷衍、偷懶的員工進行批評教育，態度惡劣者可直接開除。

（二）全面提升管理人員的信息素養

伴隨著事業單位信息化水平的提高，在檔案管理工作中，應不斷提升管理人員的信息管理水平，合理使用現代信息化設備，將其投入到實際管理工作中去，協助管理人員共同完成各項任務。這就需要管理人員能夠熟練掌握各種信息設備的操作要領，能夠靈活運用，不僅可減輕管理人員的工作負擔，還能提高檔案管理工作的效率，確保檔案資源儲存的完整性和真實性，有利于后期單位對檔案資料更好的應用。此外，應加強檔案管理部門與其他部門之間的溝通，互相協作，互相監督，確保事業單位各項工作的順利開展。

三、結語

綜上所述，在事業單位檔案管理工作中，應充分利用現有的信息資源，將其貫穿到檔案管理工作的各項環節中去，全面提升檔案管理的信息化水平。此外，單位應加強人員的培訓力度，鍛煉管理人員對信息化設備的實際操作能力，使其能夠采用正確的方式來完成操作，減輕自身的工作壓力，提高檔案管理工作的整體運作效率。

參考文獻：

[1]楊思.中小企業檔案管理外包模式構建研究[D].云南大學，2014.

[2]張靜怡.信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[D].云南大學，2013.