規(guī)范學(xué)校會計檔案的綜合管理研究

于建

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-137-01

摘 要 隨著我國各級各類教育事業(yè)發(fā)展取得顯著成就，持續(xù)深化教育體制改革的要求日益鮮明。作為學(xué)校財務(wù)管理的重要組成部分，會計檔案管理工作需要向制度化、規(guī)范化發(fā)展，全面提高會計檔案管理質(zhì)量。本文在介紹學(xué)校會計檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前學(xué)校在開展會計檔案管理工作中的問題，進而提出革新管理思路，加強和規(guī)范會計檔案管理的對策，從而使會計檔案管理融入學(xué)校綜合治理體系中，為學(xué)校開源節(jié)流、創(chuàng)新服務(wù)、優(yōu)質(zhì)發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞 學(xué)校 會計檔案管理 問題 對策

一、學(xué)校會計檔案管理的重要性

會計檔案即學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理和其他經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的具有保存價值的會計核算資料。一般來說，學(xué)校會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、銀行對賬單、納稅申報表等，這些會計資料同全套電子檔案、會計檔案保管清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書一同整理、歸檔、保存。在高度信息化的背景下，信息就是生產(chǎn)力，規(guī)范學(xué)校的會計檔案管理工作能最大程度開發(fā)和利用會計檔案資源，為學(xué)校各項事務(wù)提供可靠依據(jù)。會計檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟活動的重要史料，提高會計檔案管理的規(guī)范化程度，有利于解決經(jīng)濟糾紛，揭露責(zé)任事故，為學(xué)校審計提供有效資料，防止濫用私權(quán)、推諉責(zé)任、亂用經(jīng)費等現(xiàn)象。學(xué)校的會計檔案管理不止關(guān)系到其財務(wù)計劃和經(jīng)濟決策，還間接影響其教育質(zhì)量，重視會計檔案管理工作，就是重視學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

二、學(xué)校會計檔案管理中存在的問題

（一）忽略檔案管理工作

管理層重視程度影響學(xué)校會計檔案管理工作的正常開展。近年來，我國各級學(xué)校開始注重內(nèi)部會計核算，陸續(xù)制訂各部門的會計核算辦法，嚴(yán)格采用權(quán)責(zé)發(fā)生制實施會計核算。但部分學(xué)校對會計核算的認識過于片面，沒有認識到會計檔案與會計核算的關(guān)聯(lián)，相應(yīng)的檔案保管和利用意識淡薄，長期忽視會計檔案日常管理，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容和流程不完善。有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理誤解為檔案保管，只重視會計檔案的收集、歸檔和保存，沒有在檔案信息資源深層次開發(fā)編研上給予政策和資金支持，使得檔案中蘊含的大量信息無法發(fā)揮作用。

（二）管理制度松散滯后

由于許多學(xué)校并不重視會計檔案管理工作，使得相關(guān)流程、架構(gòu)和章程建設(shè)進展緩慢，整體管理制度松散滯后，無法有效指導(dǎo)和約束會計人員的工作。財政部和國家檔案局已于2014年修訂頒布《會計檔案管理辦法》，但絕大部分學(xué)校并未嚴(yán)格貫徹《管理辦法》的精神和原則，而是繼續(xù)沿用歷年的檔案管理習(xí)慣，導(dǎo)致有些管理措施與新要求不符，在移交、銷毀檔案時疏于監(jiān)督、敷衍了事，容易出現(xiàn)檔案信息丟失、誤毀。當(dāng)前，學(xué)校積極推進檔案管理信息化，但未構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理制度，沒有根據(jù)學(xué)校實際建立合理的電子文件歸檔、交接和借閱細則，也沒有統(tǒng)籌規(guī)劃安全保密工作，導(dǎo)致管理人員濫用職權(quán)的情況時有發(fā)生。

（三）管理人員素質(zhì)不高

目前大部分學(xué)校的會計檔案管理人員都由會計人員兼任，這些人員長期在財務(wù)部任職，雖然有豐富的會計工作經(jīng)驗，但不熟悉檔案管理類知識，經(jīng)常按主觀想法來工作，容易出現(xiàn)檔案工作統(tǒng)計材料報送不及時、鑒定分析報告不科學(xué)、擅自出借檔案、檔案裝訂不規(guī)范等問題。許多學(xué)校并未設(shè)置專門的會計檔案管理部門，相關(guān)人員的薪酬補貼不明確，工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致其工作積極性不高，加上學(xué)校并對未這些人員開設(shè)專項培訓(xùn)，他們對會計檔案管理具體要求不明確，“磨洋工”、得過且過的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

三、規(guī)范學(xué)校會計檔案管理的對策

（一）強化管理意識

會計檔案是經(jīng)濟活動的直接產(chǎn)物，是學(xué)校節(jié)約成本、審核支出、預(yù)測前景的第一手資料。學(xué)校管理層要轉(zhuǎn)變重會計核算、輕會計檔案管理，重檔案保管、輕檔案利用的錯誤思維，清醒認識會計檔案管理工作的必要性和現(xiàn)狀，加大對會計檔案管理的資金投入，向全校師生介紹會計檔案的概念、類型和作用，提高會計檔案管理工作在財務(wù)管理中的地位。在強化管理意識的基礎(chǔ)上，學(xué)校可在校園內(nèi)開設(shè)檔案主題日活動，普及會計檔案管理的準(zhǔn)則，解讀《會計檔案管理辦法》中的條例，一方面，培養(yǎng)師生的保密意識和責(zé)任意識，另一方面，為會計檔案管理規(guī)范化奠定群眾基礎(chǔ)。

（二）完善頂層設(shè)計

只有具備完整的管理制度，才能在會計檔案管理工作改革中切準(zhǔn)節(jié)奏、把握規(guī)律。學(xué)校要明確《會計檔案管理辦法》的指導(dǎo)地位，按照辦法中的要求編制更加細致的管理規(guī)則。隨著學(xué)校后勤管理職能不斷拓展，會計檔案的范圍和內(nèi)容也不斷增加，要對檔案資料的分類、歸檔時間、保管期限表和日常檢查等作出清晰的規(guī)定，避免因解釋不清引發(fā)工作失誤。要嚴(yán)格劃分相關(guān)人員的權(quán)力界限，學(xué)校可以根據(jù)全局內(nèi)容區(qū)分會計檔案管理工作人員的崗位和職責(zé)，采取一崗雙職的內(nèi)控體系，提高相關(guān)人員對崗位的匹配度和自律能力。

四、結(jié)語

觀念、制度和人才是學(xué)校規(guī)范會計檔案管理工作最重要的要素，應(yīng)強化管理意識，健全相應(yīng)的管理流程和規(guī)章，開展全方位的技能、思想培訓(xùn)，使學(xué)校的會計檔案管理水平提升到一個新層次。

參考文獻：

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