關于行政溝通中存在的障礙分析與對策探討

李立濤

摘要：隨著現代社會的不斷發展，人和人之間的交流方式也變得越來越多，但是溝通的效果并沒有與之增長，對于公司而言，行政溝通在行政管理中的作用至關重要，提高公司內部行政溝通的有效性是實現整體工作有效協調的關鍵因素，其中個人因素最為重要。加上內部和外部環境不斷變化，行政管理中的溝通障礙也變得越來愈多。為了提高企業內部的溝通效率和工作效率，必須從協作的角度進行出發，本文主要闡明了行政溝通的概念，分析了目前我國行政溝通中存在的主要障礙，結合個人工作經驗，提出了行政溝通障礙的對策，僅供相關人士參考。

關鍵詞：行政溝通 主觀障礙 分析及對策

人類社會發展到今天，離不開信息的交流和傳播，隨著互聯網時代的到來，信息的傳遞已經非常迅速，在這里有效的溝通就十分重要，然而，溝通是一門學問，對于各行各業而言，溝通是成為推動時間發展的重要工具，也是實現行政組織高效的運轉的前提，但是溝通也面臨著許多障礙，需要克服障礙，更好的進行溝通。

一、行政溝通的基本概念

行政溝通，是指在解決政府任務或執行任務的過程中的傳遞信息和交換，主要包括組織管理系統與系統外部環境，管理系統內部，層級之間，還有人與人之間，其中利用某種媒體和渠道來傳播思想，觀點，情報，進行信息的交流，行政溝通的效率好壞將直接影響科學民主管理的決策水平。因此，進行良好的行政溝通對改善行政管理起著非常重要的作用。行政溝通是一個持續的溝通過程，鑒于我國目前的行政溝通狀況，我們必須積極考慮創新的溝通策略和方法，以消除現有的溝通障礙，提高溝通效率。

二、行政溝通中的主觀障礙及表現

（一）行政信息交流不夠通暢

所謂的行政信息交換，一般是指政府機構發布策略指導，為自上而下的指令，下層機構需要根據相關政策進行無條件執行。但是，當前中國行政信息的交流是不充分的，主要存在以下幾個方面的問題：第一，行政信息的運送過程不順，導致中國的許多政策和指示未能夠及時的提交給部門或下級單位;其次，中國各級政府與基層之間缺乏溝通，基層沒能全面了解想要傳遞的原則和政策。

（二）信息溝通方式單一

隨著科學技術的發展，互聯網的應用，通信方式也變得越來越多，這給信息的傳遞帶來了便利，但是同時也無法保信息的證安全，加上有的公司企業采用單一的通訊方式，這樣導致與外界的溝通效率低下，長期以來會導致員工建立不好的工作習慣，所以能夠盡量采用面對面的交流是最好的。

（三）組織結構設置不合理

在我國，行政活動中最基本的組織單位是組織，它不僅具有縱向層級聯系，而且具有橫向的傳遞。如果組織層次設計的合理，那么將提高行政管理的有效性。但是如果組織的層次過多，渠道分散，就會帶來管理不善等問題，將嚴重影響行政溝通的良好進展。根據調查，在整個行政組織中，每個層級都會導致20%的信息丟失。

加上我國現行的行政組織的溝通周期很長，很難保證長期信息傳遞的可靠性，同時，由于行政溝通渠道非常的單一，所以信息溝通的反饋不夠及時。這嚴重影響了政府的行政效率，也會使得信息傳遞的及時性大打折扣。

（四）行政溝通信息損失嚴重

我國的基層行政溝通信息方面還存在著缺失，一些基層群眾難以向高層政府機構介紹快速反饋信息，這樣會嚴重影響決策的有效性，而且容易遭到基層的投訴。日常生活的主要表現是：經常出現各種類型的錯誤案例，會引發許多受害者的不滿，也會造成嚴重的行政通信信息丟失。

（五）內部信息不暢通、不透明

這里提到的不透明，主要指的是業務發展中信息交互的問題。首先，上層和下層之間獲取的信息不一樣，上級不能實時了解某些時間的具體進展，下層不知道上級的綜合安排，第二，人員和部門其他同事之間的信息不對等，導致溝通不能提供有效的幫助，甚至無意中增加了溝通的成本;第三，部門與部門之間的溝通不完善，比如研發部門、財務部門和采購部門之間的溝通成本過高，如果需要少量的原材料的話，或者是臨時需要的材料，會給采購部門帶來壓力，造成支付時間方面的延誤。

（六）信息通道不夠完善

在一些國企部門、高等學校或者是事業單位的內部行政溝通中，上下級之間的溝通具有非常嚴格的規定，但是二級單元的并行溝通規范性，具有波動性的特征。這導致二級單位之間的溝通很大程度上依賴于員工之間的聯系，這樣就會造成不同員工之間所獲得的信息不平等。此外，這些單位的行政溝通系統是強有力的統一，部門負責人經常有最終的解釋。在最終結果公布之前，很容易被一些小道消息所淹沒。

三、行政溝通存在問題的原因

上述種種問題，歸根結底還是部門與部門之間，部門與上下級之間，以及部門內部之間的溝通不順暢，

第一，國企部門、高等學校或者是事業單位存在官僚現象。當下屬按照領導的要求執行任務的時候，需要向上級進行匯報工作，保證上各級之間信息具有明確的信息傳輸，每個單位節點都有相關人員，信息傳遞工作整齊有序，但這樣的規定也會導信息的傳輸時間過長，增加了信息過濾和失真的風險。

第二，行政溝通人員的地位差異，導致不同級別的人對事件的原委了解程度不同，進而導致溝通成本的增加。由而且上下級承受的責任壓力以及道德標準要求也不一致，所以使得溝通難度增大。

第三，行政溝通存在感性障礙，所謂感知是指人們對事物的理解，由于人們的經歷，知識水平，價值觀等方面的差異，同一件事會形成不同的意見或看法，加上面對的情況不一樣，上層和下層之間的感知障礙的差距也很大，會導致溝通困難。

第四，溝通方式的障礙，不同形式的溝通效果是不同的，如口頭表述和書面表達，正式和非正式，個人和群體。每種形式都有其優點和缺點，以及對應著不同的使用渠道。從內部溝通的角度來看。目前，政府機關主要是書面交流。雖然書面溝通保證了標準化和嚴肅性，但需要很長時間，缺乏內部快速反饋機制。

第五，溝通人員的溝通技巧不足，信息溝通技巧影響著溝通的結果，如果表達能力欠佳，很容易導致信息中斷，溝通效率低，對個人和部門都會造成影響。

四、排除行政溝通主觀障礙的對策與建議

（一）協同導向

作為一個行政部門，要完成業務的話，就需要不斷的與高層部門，同級部門，下級部門之間進行內部協調。與上級部門溝通需要準確到位，了解信息的關鍵點，與下級溝通，要保證信息傳遞的準確到位，同時還需要加強內部監督，實現部門內部反饋，明確分工。

（二）使用換位思考，進行正確表述

在溝通中，由于溝通對象、場合、背景都不同，作為溝通者應該學會使用換位思考的思維模式來進行溝通互動，并用相應的方式表達它，作為管理者尤其應該注意調整自身的心態，無論是批評下屬還是布置工作任務的時候，要多從實際出發，多使用換位思考，選擇雙方都能夠聽得懂、愿意接受的溝通方式，這樣的表達更能推進工作的運行，提高員工工作效率。

（三）人本導向

一是加強員工的選擇，選擇擅長溝通的員工來擔任行政溝通的角色，同時還要強化團隊意識;二是加強員工后期的培養，有計劃，有組織地給員工開展溝通技巧的培訓課，創造機會和條件，提高員工素質;第三，加強評估和激勵機制。定激勵部門員工進行表達;第四，及時反饋表達結果，及時反饋部門員工提供的信息，增加員工的主觀能動性。

（四）設置科學合理的組織機構

首先，各部門在建立行政機構時，始終要遵循精簡和效率的原則，合理地擴大管理范圍，盡可能精簡行政機關的管理，避免員工之間的責任重疊或者空缺，從根本上減少行政溝通信息成本，降低轉移過程中延遲和失真的可能性，其次，有必要建立一個良好和完整的信息通信網絡，例如明確界定行政組織內不同職位的責任，主要包括信息的溝通，反饋，評估等。特別是在突發事件的情況下，行政溝通的反應能力至關重要，更加需要快速建立行政溝通的多渠道溝通渠道，從根本上提高行政人員的適應能力。同時，有必要明確行政溝通和交流的方法，對行政人員進行培訓，發展科學的完整的系統。

（五）加強信息的網絡化建設

互聯網、大數據時代的到來，加上網絡的覆蓋，增加了溝通方式的多樣性，對于行政部門而言，這個時代網絡是傳播信息的主要方式，所以需要跟進新媒體的發展，改進部門的網絡通信渠道和通信模塊，學習新的媒體傳播，可以建立公眾號、發表短視頻等等。

五、結語

綜上所述，消除行政溝通障礙的關鍵在于有關部門對行政溝通的理解和全面性。只有這樣，我們才能更好的接受科學合理的管理，確保行政通信中信息的完整性。

參考文獻：

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（作者單位：華南農業大學珠江學院）