高校辦公室職能分析與探討

楊美榮

摘 要：高校辦公室作為高校的核心職能部門，其管理水平的高低直接影響著學校的發(fā)展，如何正確分析辦公室的工作職能，提高辦公室的辦事效率，是辦公室管理人員值得思考的主要問題，本文就高校辦公室的職能進行剖析，提出幾點建議性意見與大家共勉。

關鍵詞：高校辦公室;綜合性

1 高校辦公室職能分析的必要性

高校辦公室是一個綜合性的管理和服務部門，涉及方方面面，內容繁雜，是協調、溝通內外各部門關系的重要樞紐和紐帶，在高校的管理工作中起著不可替代的關鍵性作用。在高等教育事業(yè)飛速發(fā)展的今天，作為辦公室管理人員只有具備較高的管理素質，在工作中任勞任怨，甘于奉獻，求真務實、開拓創(chuàng)新，構建科學的管理模式，才能充分發(fā)揮辦公室的職能效率，為學校培養(yǎng)拔尖型的人才服務，由此可見，提高學校辦公室的管理水平尤為重要。

2 高校辦公室的主要管理職能

高校辦公室是一個綜合性較強的辦事部門，具有一定的特殊性，主要包括以下工作職能：

（1）檔案管理：圍繞本部門的中心工作內容制定的年度計劃、年度總結，投資規(guī)劃、公文發(fā)放、會議記錄等內容進行收集、整理、歸納、裝訂、編號、存檔。

（2）日常事務管理：主要負責相關辦公經費的登記報賬、會議通知、安全隱患登記、校內排班、通訊繳費、刊物預訂、考勤、跨區(qū)域補貼、勤工助學的上報等。

（3）人事管理：協助人力部門完成年度考核、聘期考核、聘用合同、職稱聘用（含轉系列）及人員信息的變更核實。

（4）網絡平臺建設管理：利用部門網絡平臺，完成本部門網站主頁的信息維護更新及宣傳，主要有本部門動態(tài)信息維護、業(yè)務信息維護和公告的發(fā)布。

（5）校內外相關部門的溝通、協調工作。

（6）協助領導完成規(guī)章管理制度的修訂和完善工作。

（7）完成本部門（含退休）人員的慰問工作。

3 目前辦公室管理工作的現狀

（1）檔案管理是高校管理工作的重中之重，對高校的建設起著重要的支撐作用，必須充分認識檔案管理的重要性，提高檔案管理水平。目前的檔案管理存在以下問題，第一：歸檔內容不完整。如校內行文有附件的文件在存檔文件中找不到附件;校內行文的文件缺少擬稿人和核稿人簽字，會議記錄中缺少參會人員登記等。第二：歸檔內容連續(xù)性差。第三、歸檔日期不及時。應該本學期存檔的材料要拖到下學期。要加強檔案管理必須從基礎性工作做起，歸檔不能僅僅停留在簡單的收集與存檔。首先要向有關領導反映真實現狀，引起領導的高度重視，堅持科學規(guī)范的原則，保證檔案管理過程中的完整性、及時性和延續(xù)性，為學校的建設發(fā)展提供有力的信息保障。

（2）日常性的事務性工作量大，涉及面廣，內容繁雜，尤其是在目前分校區(qū)多，工作地點不固定的條件下，更要及時處理好每項工作才能讓教師安心的投入到主要業(yè)務工作中，為學校的發(fā)展服務。目前的工作中存在被動工作，機械地推著走的現象，缺乏計劃性，需要管理者在工作中不斷總結經驗，分清主次，周密計劃，合理安排，克服工作地點多的困難，有條不紊的開展各項工作，為教師提供堅強的后盾。

（3）要適應新形勢下教育改革發(fā)展的需要，構建高效的網絡信息平臺是十分必要的。目前網絡平臺建設存在以下問題：第一：信息滯后，更新速度慢。第二：業(yè)務功能不全，尤其是統計分析功能。第三：宣傳力度不夠。要求管理者實時了解本部門的工作動態(tài)及時登錄信息平臺，如人員調動，崗位變更等信息及時反映到平臺中，對網絡平臺實行動態(tài)管理;業(yè)務功能還需要進一步加強信息系統的統計分析功能，真正實現辦公的自動化，解放勞動力;加大網絡平臺宣傳力度，平臺中已有業(yè)務信息，服務方不清楚，還要再次咨詢，需要擴大宣傳面，力求覆蓋面廣。

（4）現代社會中各種復雜的人際關系存在于實際的工作和生活中，作為辦公室的管理人員遇到棘手問題時往往有急躁情緒，應提高個人素質，當遇到不同的觀點和質疑時，能夠冷靜處理，克服急躁情緒，慎言慎行。首先要深入了解最基層的實際情況，進行實際調查研究，本著公平、公正的原則處理相關問題，同時做好相關解釋工作，最終達到教師的滿意。

（5）人事管理與個人利益息息相關，是敏感性問題，也是辦公室工作的一個重要環(huán)節(jié)。在人事管理工作中有很多是上傳下達的任務，政策的理解性要強，不能不懂裝懂，出現問題再修改，給工作帶來麻煩，降低工作效率，要保持嚴謹的工作態(tài)度，虛心學習，掌握正確的工作導向，合理布置工作，力爭保質保量的完成相關任務。

4 提高辦公室工作效率的幾點建議

4.1 加強理論學習，提升綜合業(yè)務素質

全面了解學校的整體發(fā)展思路，把握好正確的工作方向，思想上與學校保持一致，樹立良好的工作作風和生活作風，認真執(zhí)行學校的各項方針政策。在改革開放的今天，要注重政治理論和業(yè)務知識的培訓學習，端正工作態(tài)度，拒絕腐敗思想的侵蝕，開展多種形式的業(yè)務交流活動，增強教師對辦公室工作的參與意識，多聽取合理化建議，不斷積累經驗，優(yōu)化辦事流程，明確服務目標，提高辦公室人員適應新形勢完成新的任務的綜合素質和能力，更好的為廣大師生服務。

4.2 增強服務意識、提高工作水平

辦公室作為服務型的窗口部門，與教師或外界往來的事務性工作較多，在工作過程中一定要堅持以人為本的原則，一切以為教學、科研服務作為落腳點和出發(fā)點，突出工作目標和重點，主動工作，主次分明，對臨時性的急件，特事特辦，達到真正的服務效果，有條不紊的完成領導交辦的各項工作。在工作中擺正位置，扮好角色，從學校的整體利益出發(fā)，顧全大局，甘于奉獻，在有生育和生病同事休假期間能不計個人得失，勇挑重擔，協助領導順利完成各項工作任務，體現大局觀念。準確為領導決策提供信息服務，在遇到問題時，能夠為領導準確及時提供參考信息，積極思考解決的辦法，為領導提供選擇題，做到越位思考，本位工作，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用，提高辦公室的整體辦事水平。

4.3 明確分工，創(chuàng)建和諧團隊

結合辦公室人員能力的不同特點，對辦公室工作崗位進行明確分工，充分調動大家的工作積極性，發(fā)揮不同人員的特長，真正做到人盡其才、才盡其用，在工作中大家互相支持、互相幫助、協調配合，互相補位，發(fā)揮整體優(yōu)勢，體現團隊精神，創(chuàng)造一個良好的辦公室工作氛圍，出色完成辦公室的各項管理工作。

4.4 統籌規(guī)劃、不斷創(chuàng)新

辦公室工作中大多是一些日常事物性工作，不能只停留在簡單被動的工作模式，面對目前學校多校區(qū)設置現狀，辦公室的內部事務工作量成倍增加，要學會從小事做起，精心安排、周密計劃、細心布置，有條不紊的推進各項工作的開展。同時在工作中不斷尋找新技能、新方法，開拓思路，充分運用現代化辦公手段，尋找新的快捷方式，如建立辦公微信工作群、QQ工作群完成部分文件的上傳下達及上報任務，大大節(jié)約了工作時間，提高了辦公室的工作效率。

5 加強網絡平臺建設、提高管理水平

利用網絡資源優(yōu)勢，采用現代化管理手段，構建綜合信息管理平臺，是提高辦公室管理水平的關鍵。首先開展多種形式的業(yè)務交流活動，集思廣益，再結合本部門的實際工作，積極開發(fā)管理平臺的業(yè)務功能，加強校內外部門的交流與合作，及時發(fā)布信息，不斷充實和完善各項業(yè)務信息的網絡化管理功能，提高本部門的整體現代化管理水平，實現我處行政辦公管理的科學化、自動化。向上級積極獻計獻策將各部門關鍵數據進行收集、集中并共享，實現部門間數據的自然跨越共享，以辦公自動化為重點，推進辦公室的創(chuàng)新管理，適應目前信息時代飛速發(fā)展的需要。

5 日常行政管理中幾點建議

5.1 規(guī)范本部門文件的管理工作

（1）我處公文應統一由辦公室明確專人負責簽收、登記，審核、編號、批辦、催辦等手續(xù)。

①各相關科室收到的會議通知要及時報辦公室進行收文登記;②各部門人員外出或參加會議帶回的文件，應及時交辦公室歸檔，③傳真收到的文件，應復印后及時編號歸檔。

（2）各科室明確專人對本科室的業(yè)務檔案做好整理、歸檔工作，定期交由辦公室統一存檔、保管。

（3）建立辦公用品、復印資料管理使用規(guī)定，各科室設專人管理，并由辦公室進行年終統計匯總，減少辦公費用的浪費。

（4）上級領導、關系單位交流來人由辦公室負責接待安排，相關業(yè)務科室陪同，用車、用餐等相關費用報主管領導審批。

（5）建立健全部門內相關規(guī)章管理制度，提高工作效率。如針對目前國有資產驗收不及時的問題進一步完善儀器設備驗收管理辦法，在新辦法制定后做好宣傳，達到預期的效果。

（6）建立校外關系單位的聯系方式庫。杜絕閉門造車的工作方法，與兄弟院校經常交流，開拓創(chuàng)新，尋找工作捷徑，提高管理水平。

總之辦公室的工作千頭萬緒，關系紛繁復雜，在構建和諧社會的今天，辦公室更要肩負起與時俱進的責任，通過不斷地學習與實踐，全面提升辦公室的工作質量和服務效能，更好的為我校的建設和發(fā)展服務。