基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

何平

摘要：隨著信息化、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新興產(chǎn)業(yè)的興起，在競爭激烈的環(huán)境下，大型企業(yè)內(nèi)部控制管理也隨之發(fā)生了變化。相對于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理模式在規(guī)模經(jīng)濟(jì)、成本控制等方面都存在諸多不足之處，其運營成本高、未形成經(jīng)濟(jì)規(guī)模，無法提高企業(yè)的核心競爭力。文章介紹了ERP系統(tǒng)建設(shè)的必要性，分析了企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響，并提出ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的對策。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);企業(yè)內(nèi)部控制;財務(wù)管理

一、ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制概述

ERP（Enterprise Resource Planning）企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。

它是一種集銷售、采購、制造、成本、財務(wù)、服務(wù)和質(zhì)量等管理功能一體，以市場需求為導(dǎo)向，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置、消除生產(chǎn)經(jīng)營中一切無效的勞動和資源，實現(xiàn)信息流、物流、資金流的集成與提高企業(yè)競爭力的目標(biāo)，以計劃與控制為主線，以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺，面向供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代企業(yè)管理思想、方法和工作。

（一）企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的必要性

企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設(shè)，優(yōu)化了資源的合理有效配置，形成成本控制優(yōu)勢;其將企業(yè)開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動全過程劃分為不同的管理功能模塊，再通過各種工作流程將各功能模塊鏈接成一個有機(jī)整體，處于不同管理功能模塊的員工，根據(jù)相關(guān)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)對其收到的信息進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的處理，這樣能夠確保信息處理的準(zhǔn)確性、及時性。對于業(yè)務(wù)范圍廣的大型企業(yè)，ERP系統(tǒng)不僅能夠?qū)⑺虚_展的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行批量的數(shù)據(jù)處理，還能夠節(jié)約冗余人員成本;若企業(yè)的ERP系統(tǒng)運營成熟、有待取得相應(yīng)ERP系統(tǒng)管理經(jīng)驗后，還能夠給企業(yè)帶來經(jīng)驗曲線效應(yīng)，甚至可以為其他同行企業(yè)提供管理外包服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值。ERP系統(tǒng)管理具有大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，其能夠從各種復(fù)雜的、大量的數(shù)據(jù)中挖掘企業(yè)的潛在信息資源，為高級管理層做決策提供有價值的參考。ERP系統(tǒng)是以企業(yè)的相關(guān)內(nèi)部控制制度為基礎(chǔ)、以各業(yè)務(wù)流程為紐帶進(jìn)行搭建的，該系統(tǒng)在建設(shè)過程中，能夠建立健全的企業(yè)內(nèi)部控制在制度，優(yōu)化企業(yè)各項信息流、業(yè)務(wù)流等。ERP系統(tǒng)在實際操作中，只需要對不同崗位合理授權(quán)，操作人員就能按照操作規(guī)范進(jìn)行操作，這樣不僅提高了企業(yè)內(nèi)控的執(zhí)行效率、效果，也能防范人為操作錯誤、失誤或竄通舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制管理制度是ERP系統(tǒng)開發(fā)、建設(shè)的基礎(chǔ)，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的具體表現(xiàn)形式。其將內(nèi)控制度、業(yè)務(wù)流程以圖形界面的形式展現(xiàn)出來，該種形式使得內(nèi)部控制的實際操作性更強(qiáng)。ERP系統(tǒng)以內(nèi)部控制管理為主線，很好地將企業(yè)基層業(yè)務(wù)單位、職能部門、開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動組成一個有機(jī)整體，其都必須嚴(yán)格按照該系統(tǒng)的要求進(jìn)行操作。

ERP系統(tǒng)將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動分解為若干管理功能模塊，同時對各功能模塊的具體操作過程細(xì)化為不同的業(yè)務(wù)流程，通過對業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點的權(quán)限授權(quán)，實現(xiàn)了不相容職務(wù)相分離等內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點。

ERP系統(tǒng)也將原有的財務(wù)風(fēng)險轉(zhuǎn)化為了與信息化技術(shù)相關(guān)的風(fēng)險，如：系統(tǒng)更新、數(shù)據(jù)庫存儲、系統(tǒng)操作權(quán)限授權(quán)、信息技術(shù)安全等方面。ERP系統(tǒng)不需要操作人員具備專業(yè)的財務(wù)核算知識，只需要按照系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置好的操作說明書進(jìn)行操作，上傳原始信息即可，實現(xiàn)了人機(jī)智能化、信息批量處理。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

1. 對財務(wù)風(fēng)險控制的影響

財務(wù)風(fēng)險的類型、風(fēng)險關(guān)鍵控制點、表現(xiàn)形式發(fā)生了變化，由原來可能的人員操作失誤、竄通舞弊等，轉(zhuǎn)變?yōu)閷RP系統(tǒng)的信息化安全管理控制風(fēng)險。這也對企業(yè)的高級管理層提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)推行ERP系統(tǒng)后，要求其不僅需要具備原有的專業(yè)知識技能，同時還要求熟悉與信息技術(shù)安全相關(guān)的知識。

ERP系統(tǒng)應(yīng)用的實施，抵消了企業(yè)多年積累的原有內(nèi)部控制管理經(jīng)驗價值，新模式下對內(nèi)部控制的管理經(jīng)驗將會從零開始;原有的內(nèi)控管理經(jīng)驗曲線已不適用ERP系統(tǒng)應(yīng)用。

2. 對內(nèi)部控制管理對象的影響

由原來單一對人的管理，轉(zhuǎn)變成對人和ERP應(yīng)用系統(tǒng)的管理。企業(yè)推行ERP之前，內(nèi)部控制管理的對象僅是參與生產(chǎn)經(jīng)營活動的人員，原內(nèi)控管理通過對人的職責(zé)范圍、權(quán)限的分級授權(quán)，實施監(jiān)控，需由基層業(yè)務(wù)單位從下至上逐層上報審批，整個審批流程都需要人為進(jìn)行督辦，在執(zhí)行過程中，漏審、漏批情況得不到有效的控制;且審批的真實性也存在一定風(fēng)險。同時，業(yè)務(wù)的審批速度也無法保證，如果相關(guān)審批人員異地出差，則無法實時對其進(jìn)行審核批準(zhǔn)，這都將影響生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。ERP應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)與移動終端（手機(jī)）進(jìn)行實時信息交換，保證審批人員通過多種形式進(jìn)行移動式辦公。基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制則是在ERP系統(tǒng)建設(shè)初期，將其內(nèi)部控制制度、業(yè)務(wù)流、現(xiàn)金流等嵌入系統(tǒng)。只要保證各業(yè)務(wù)流程設(shè)計及授權(quán)合理，ERP系統(tǒng)初始設(shè)置準(zhǔn)確，實際操作人員將無權(quán)對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行人為干預(yù)，則就能夠保證企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行效率、效果。

3. 對信息化安全的影響

基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制給企業(yè)帶來了新的風(fēng)險，如：系統(tǒng)操作權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)保密及備份、ERP信息系統(tǒng)升級等方面的風(fēng)險。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，基層業(yè)務(wù)單位的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限需要特別授權(quán)，系統(tǒng)管理員在設(shè)置權(quán)限時若出現(xiàn)失誤，如：超權(quán)限授權(quán)，將影響業(yè)務(wù)流程的正常進(jìn)行，或?qū)е律婷苄畔⒈徊贿m當(dāng)?shù)娜藛T獲取。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中存儲有企業(yè)大量的信息，若出現(xiàn)被黑客攻擊、系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)備份等事件發(fā)生，都將會給企業(yè)帶來巨大無法挽回的損失。

三、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

1. 完善信息技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)在ERP應(yīng)用系統(tǒng)搭建初期，應(yīng)選擇ERP系統(tǒng)軟件開發(fā)及售后服務(wù)經(jīng)驗豐富、實力、品牌、口碑好的供應(yīng)商，根據(jù)自身實際情況，設(shè)置好ERP應(yīng)用系統(tǒng)的服務(wù)器地點、數(shù)據(jù)庫備份及ERP應(yīng)急處理預(yù)案（系統(tǒng)癱瘓時）。在ERP系統(tǒng)推行初期，可先在小范圍內(nèi)內(nèi)選取試點單位進(jìn)行操作，如取得較好的成果，再逐漸進(jìn)行大范圍推廣。

2. 梳理并完善企業(yè)內(nèi)部控制制度與流程

企業(yè)的內(nèi)部控制制度是其內(nèi)部控制流程設(shè)計的基礎(chǔ)，ERP系統(tǒng)需要根據(jù)健全的內(nèi)控制度、流程來開發(fā)，若其設(shè)置不合理，將影響系統(tǒng)的正常運行。企業(yè)應(yīng)在ERP系統(tǒng)建設(shè)初期，提前梳理好原有內(nèi)部控制制度、各項流程;重點關(guān)注制度和流程的真實性、合理性、完整性。將企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營活動歸類劃分，再結(jié)合內(nèi)控制度設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，這都將有利于ERP系統(tǒng)對不同類型的生產(chǎn)經(jīng)營活動設(shè)置不同的私有關(guān)鍵控制點。

3. 制定新的基于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制管理制度

從ERP系統(tǒng)建設(shè)初期到其執(zhí)行過程中，企業(yè)都應(yīng)當(dāng)根據(jù)ERP系統(tǒng)的操作特點將企業(yè)原有的內(nèi)控制度、各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新編寫、修正。在修訂過程中，要注意信息化技術(shù)安全方面的考慮。

企業(yè)制定內(nèi)控管理考評制度，將內(nèi)部控制管理責(zé)任到人，制定不同部門、不同崗位的人員職責(zé)，并以圖表上墻形式張貼在辦公區(qū)，時刻督促員工的行為。

4. 核算型會計到管理型會計的轉(zhuǎn)型

大范圍推廣執(zhí)行ERP系統(tǒng)后，對企業(yè)而言將剔除大量的冗余崗位，降低人工成本、管理費。單就財務(wù)部門而言，如果企業(yè)原有財務(wù)人員千人以上，每年這些人員工資、保險及相關(guān)社會責(zé)任就十分龐大;而ERP系統(tǒng)大面積推廣后將不需要原有龐大的團(tuán)隊，相關(guān)冗余崗位的人員將面臨轉(zhuǎn)型或轉(zhuǎn)崗;企業(yè)就需要提前做好員工的轉(zhuǎn)型/轉(zhuǎn)崗等后續(xù)人才培訓(xùn)計劃。

總之，企業(yè)在有意向進(jìn)行ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制管理之前，應(yīng)當(dāng)充分考慮自身的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模、員工數(shù)量、原有內(nèi)部控制制度及審批業(yè)務(wù)流程等，不能盲目跟風(fēng)開展ERP系統(tǒng)建設(shè)，如規(guī)模較小的中、小企業(yè)則不建議盡早采用，因為ERP系統(tǒng)對其而言不符合成本效益原則，強(qiáng)行開展，不但不能為企業(yè)創(chuàng)造價值，反而增加企業(yè)額外負(fù)擔(dān)，給企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營造成一定的影響。從當(dāng)前的整體發(fā)展趨勢來看，大型企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是一種必然的趨勢，能夠節(jié)約企業(yè)資源、降低人工成本，而且將加快了企業(yè)的發(fā)展壯大的進(jìn)程。

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