《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

五、企業檔案整理工作要求

7.5.9 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。會宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法見DA/T12。

其中，“全宗指南（全宗介紹）”是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由封面、正文、備注三部分組成。“正文”包括三個部分：全宗構成者沿革;全宗檔案情況簡介;全宗內檔案內容與成份介紹。其中，“全宗檔案情況簡介”應包括五個方面：檔案的數量及保管期限、檔案的完整程度、檔案的利用價值及鑒定情況、檢索工具的配置情況、檔案的整理情況;“全宗內檔案內容與成份介紹”應以綜述的方式介紹全宗構成者如下四個方面的檔案：1）反映其基本職能和主要活動方面的檔案：2）反映其每個階段中心工作或特殊工作的檔案：3）具有全國或國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案：4）保存的年代久遠和特殊載體的檔案。這四方面的檔案情況，應該按全宗內檔案的實體分類結合問題進行介紹，如：以組織機構分類的檔案全宗，可以按機構設類目分別介紹，以問題分類的檔案全宗，可以按檔案內容所反映的問題設類目介紹。全宗指南編制的具體要求可詳見《全宗指南編制規范》DA/T14-94。

全宗卷不是該全宗內檔案的組成部分，而是屬于企業檔案部門業務工作中形成的檔案，故有“全宗的檔案”之稱。全宗卷的作用是便于利用者掌握全宗情況，為全宗進行整理、鑒定、保管、統計、提供利用和進一步收集該全宗范圍內的檔案提供重要依據。全宗卷的管理要求是每一全宗均須建立全宗卷，并不斷地補充反映全宗情況的各種材料，當全宗轉交給另一個檔案部門保管時，與之相應的全宗卷也必須隨同全宗一起移交;全宗卷通常應統一保管，單獨編號，集中排列在企業檔案檢索工具之首。

六、企業檔案保管工作要求

檔案保管工作是檔案管理的日常業務工作，它是關系檔案能否及時、充分地發揮作用的重要影響因素：1.保持良好的庫藏秩序，實現檔案的有效管理，才能保證順利底查找和提取檔案;2.保證檔案齊全、成套的完好狀態，才能迅速、準確地提供利用;3.保證檔案的安全，才能使檔案的使用壽命更長。因此，做好檔案的日常保管工作，對檔案的科學管理、有效利用和長久保存都具有重要意義。

7.6.1檔案存放應根據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊;磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。

本條是要求對不同載體檔案分別選擇保存檔案的裝具。檔案裝具有木制和金屬兩種，木制裝具由于不符合防火、防蟲的要求，現已很少使用。金屬裝具有利于防火、防蟲，在檔案保管中普遍采用。

金屬裝具又有兩類：一類是組合式檔案柜（又稱五節柜），另一類是密集型活動檔案架（簡稱密集架），密集架可以節省檔案庫房的空間，但對地面承重要求較高。企業可根據實際確定選擇檔案裝具。如紙質檔案可選用五節柜或密集架;底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜;錄音帶、錄像帶、計算機光盤、磁盤、磁帶等最好選用專門的防磁金屬柜等裝具。檔案裝具的質量要求，可參照《檔案裝具》（DA/T6-92）和《直列式檔案密集架）（DA/T7-92）的規定。

企業科技檔案的底圖可采取平放或卷放的方式保存，不宜折疊。磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件，存放時應注意防磁保護，可選擇有磁屏蔽的容器或專用防磁柜。企業的重要檔案，如電子文件、重要紙質檔案的縮微件或數字化文本應實施備份管理，即在不同的地方存放重要檔案重份或縮微品、光盤等復制品，以防自然災害和突發社會事件對檔案造成毀滅性損失。

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