全局觀是檔案業務基礎培訓中的基礎

朱武梅　張英輝　段蕾

立檔單位檔案工作是整個檔案事業的基礎，沒有各個單位在經年累月的工作中對所產生的各種文件材料的規范管理，就沒有全社會的檔案事業，各級各類檔案館就成了無源之水、無本之木，所以各級檔案部門歷來重視抓好立檔單位檔案工作。筆者在多年的業務指導和培訓工作中深深體會到，立檔單位檔案工作不僅是檔案員份內的事，更涉及單位每一項工作和每一位工作人員，涵蓋管理體制、規章制度、業務基礎、基礎設施、開發利用等諸多方面，是一個以體制制度促基礎、保安全，從而達到有效利用的系統工程。對此，單位上下每一位工作人員，特別是各級領導必須要有所了解，給予必要的重視和支持，檔案人員更要能夠全面理解和把握，才能共同把一個單位的檔案工作做好。與此不相適應的是，筆者發現多數立檔單位普遍存在這樣一種現象---不僅單位其他人對檔案和檔案工作不甚了解，即使檔案管理人員本身，很多也只熟悉常做的文件整理歸檔，而對檔案和檔案工作缺乏必要的認識，對立檔單位檔案工作的總體要求和自身任務缺乏全面的把握，因而難以爭取領導的重視和全體工作人員的支持，檔案工作越做面越窄，越做越成了檔案員自己的事。這種現象如果在培訓、指導中不注意引導，就會制約一個單位甚至整個系統檔案工作的健康全面發展，影響檔案工作整體功能的發揮。

鑒于這種情況，筆者在檔案人員業務基礎培訓中，首先注重構建檔案員的全局觀，力爭首先讓檔案員對檔案、檔案工作有一個基本認識，對立檔單位檔案工作有一個整體把握，在此基礎上，再進一步學習和掌握每一門類檔案整理歸檔的具體技術和標準，以便在實際工作中能夠既統攬全局又突出重點，同時便于在單位內部做好檔案政策宣傳和知識普及，以爭取領導的重視和各位工作人員的支持，給檔案人員和檔案工作創造盡量好的工作環境，使單位檔案工作走上健康、全面、可持續發展的軌道。

注重引導檔案人員認識自身工作對象

檔案是檔案人員的工作對象，通俗講，它是人們在一切活動中產生的具有保存價值并歸檔保存的原始歷史記錄，是維護歷史真實面貌的有效記憶工具。檔案最基本的功能就是記錄歷史，因此檔案對于個人、單位、國家乃至全社會具有多方面的參考和憑證作用，特別是它的憑證作用往往是獨一無二和無可替代的。在目前全社會普遍缺乏信任的大背景下，遇事用檔案說話已經越來越成為多數人的習慣和自覺，檔案已經與老百姓的生活工作息息相關，整個社會也進入了檔案話語權時代。

筆者在培訓中注意從多個角度舉例強調檔案的憑證作用，如1、對于個人，檔案是記載個人歷史、維護個人合法權益的重要工具，在證明個人工齡、學歷、獎懲、升遷、調動、退休及醫療、養老中發揮著重要作用，關鍵時能夠決定個人命運。2、對于單位，檔案是反映單位發展歷程，維護單位合法權益的重要憑證。3、對于國家和社會，檔案更是具有社會、民生和經濟方面的多重價值。比如在維護國家的主權和領土完整、開展國際斗爭、保障國有資產保值增值中，檔案都發揮著重要作用。特別是社保醫保檔案、土地流轉檔案、婚姻登記檔案、房產檔案等民生檔案與百姓生活息息相關，在保障百姓權益、維護社會穩定方面發揮著無可替代的作用，近年來越來越受到全社會的普遍重視，各級檔案部門也把這部分檔案作為重點加大投入，管理水平得到大幅度提高，為國計民生發揮著越來越重要的作用。

注重引導檔案人員認識檔案工作

檔案工作是單位基礎管理工作的一個重要組成部分，是反映單位綜合管理水平的一個窗口。每個單位都有自身的主管業務和中心工作，檔案工作只是記錄和為中心工作服務的，但它又絕不是可有可無和無足輕重的。1、從檔案工作的規范化程度可以一定程度上反映出一個單位管理是否規范、工作是否得力。從一定程度講，檔案工作就像一面鏡子，檔案工作做得好的單位，主體業務和基礎管理都不會差，其它工作都一塌糊涂的地方，檔案工作往往也很難一枝獨秀。2、從檔案所記載的內容可以看單位的發展軌跡和工作實績。一個單位工作紅紅火火，一年下來我們可以如數家珍，幾年下來有的人還歷歷在目，時間稍長就只能靠檔案說話了。只有工作中形成的有保存價值的文件材料歸檔保存下來了，我們的工作才能載入單位的歷史。從這個意義上講，檔案決定誰在未來有人關注，誰在未來銷聲匿跡，因而檔案工作具有重要的社會意義，如果說是那些政治家、人民群眾創造了歷史，那么檔案人就行使著控制記憶、塑造歷史的權利。認識到這一點，一方面可以提升檔案人的職業自信和自豪感，另一方面也時刻提醒我們要嚴守檔案工作者的職業道德。

做好一個單位檔案工作必須強調全員和全面。全員就是要樹立全員檔案意識。因為檔案工作不是孤立的，檔案更不是檔案員關起門造出來的，它產生于每位工作人員手中，產生于每時每刻的工作中。巧婦難為無米之炊，檔案大家交才有，不交就沒有，交的齊全完整、質量高，檔案的價值就高，否則用的時候就找不到、用不上。因此，做好檔案工作離不開單位各部門、每個工作人員的支持。全面就是要引導檔案人員樹立檔案工作全局觀，即我們不能只盯著文書文件的整理，還必須關注檔案的其它門類，關注檔案工作的其它環節。不能忽視檔案工作的條件和保障，更不能忽視檔案工作的根本目的。

重點明確立檔單位檔案工作的整體要求

1.管理體制建設

管理體制健全是一個單位檔案工作健康可持續發展的根本保障，主要有兩方面要求：一方面，各門類檔案實現集中統一管理，統一制度、統一領導、統一實體管理（國家有特殊規定的除外）;另一方面，要有機構——檔案室（館、處、科）、有人員——檔案員、分管主管領導、各處室兼職檔案員缺一不可，且所有機構人員職責明確、各司其職，工作運轉順暢。除管好自身外，機關檔案工作還有另一項基本任務，即對本系統所屬單位檔案業務進行規劃、指導、監督和檢查。

2.規章制度建設

規章制度健全可以從三個方面來理解：

一是檔案管理網絡中各部門及人員的職責明確。

二是制定適合本單位實際的檔案工作制度，包括：

（1）制定檔案管理的基本制度，如年度歸檔制度、檔案分類表、保管期限表、保管制度、利用制度、保密制度、統計制度、鑒定銷毀制度、電子文件歸檔管理制度等。這其中最重要的就是制定好符合本單位實際的具體可行的歸檔范圍和保管期限表。

（2）檔案部門參加重要活動、竣工驗收、設備開箱等形成制度。

（3）制定水、火、失泄密等應急預案并進行模擬演練。

三是檔案工作制度納入單位制度管理體系，得到切實的貫徹落實。這是制度建設的根本，也是難點。

3.業務基礎建設

業務基礎建設具體要求包含以下幾個方面：分類科學、收集齊全、保管期限劃分準確、整理規范、排列編號有序、編目條理、安全保管、按要求做好檔案統計、移交和鑒定銷毀工作。

其中收集、整理、編目是各門類檔案業務知識培訓的重點，也是各單位功夫下得最大、普遍做得比較好的環節。各單位存在問題較多、普遍感覺難度較大的環節是，從歸檔范圍的確定到應歸檔文件收集齊全，從保管期限的制定到準確劃分保管期限，所以我特別注意在培訓中反復強調，首先在認識層面上，要充分認識到歸檔齊全和保管期限劃分準確的特別重要性，在此基礎上，要下大力制定好本單位的歸檔范圍和保管期限表，切實做到有章可循。在文件收集和保管期限劃分中要特別強調注意突出自身，突出自身主要職能。

4.基礎設施建設

基礎設施建設包含三方面內容。

（1）檔案庫房及其它用房

檔案用房實現辦公、閱覽、庫房“三分設”，有需要有條件的還可設整理消毒、數字化加工、檔案修復、仿真復制等各種功能性用房。

庫房是確保檔案安全的重要場所，要經過專門的設計改造，有設備措施實現“八防”：防潮、防水、防光、防火、防盜、防塵、防高溫和有害生物等，近年來防磁也成為一個重要指標。

（2）檔案裝具

一是檔案柜架，要求充足、規范、統一，特殊載體和規格的檔案配專用柜架。

二是卷皮卷盒，要求規格、式樣、質量符合國家、省規范要求。

（3）所需設備

一是保障檔案安全的設備，主要是防火、防盜、蟲霉防治、防光與照明及各種溫濕度記錄控制設備等。

二是開展工作需要的各種設備，如打印、復印、照相、攝像、計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等。

5.檔案信息的開發利用

檔案信息的開發利用是檔案工作的根本目的，我們常說，管好檔案是為了用好檔案，檔案只有用好了，死檔案才能變活信息，檔案工作的價值和意義才能體現出來。在實際工作中檔案利用有多種方式，如：閱覽、外借、復制、舉辦展覽、組織編寫、提供檔案參考資料（大事記、組織沿革、文件匯編、基礎數字匯集、專題概要、重要會議簡介等）、出具檔案證明、提供檔案咨詢服務等。

對于基層檔案室，主要做好以下工作：

（1）做好接待利用工作，做到：利用室借閱條件良好，檔案人員熟悉室藏，調卷迅速，查全率查準率符合要求，利用手段多樣，有借閱登記和利用效果反饋登記。

（2）按要求報送政務公開信息。

（3）利用檔案編制多種編研成果。

（4）舉辦檔案展覽或以展室陳列展示。

以上涵蓋了立檔單位傳統檔案工作的全部。近年來，計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨等形成和傳遞的公文及其它各種信息，都可以很方便地用計算機和網絡來記錄和傳遞，計算機和網絡日益成為人們生活和工作的重要工具和基本環境。信息技術的迅猛發展，在給檔案工作帶來新的發展機遇的同時，也使檔案工作面臨全新的嚴峻挑戰。

6.檔案信息化建設

在全社會信息化過程中，順應時代要求，檔案工作不斷運用新技術、解決新問題、探索新模式，開啟了檔案信息化建設新時代。檔案信息化建設對于國家社會層面來講，是一個復雜的系統工程，包含檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案信息化應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息安全保障體系建設等多方面的內容。

對于某一個立檔單位或系統來說，檔案信息化建設是在整個國家或地區檔案信息化大框架下進行的，面對大多沒有多少專業背景的檔案人員，我在培訓中盡量簡化內容，以便大家更容易理解和把握。首先必須明確的是立檔單位檔案信息化面臨的主要任務，即：機讀目錄數據庫建設、室藏檔案數字化、電子文件歸檔與管理，其中電子文件歸檔管理是信息化建設的核心部分。由于電子文件與傳統載體檔案無論（下轉9頁）（上接38頁）是自身特點還是管理方式都有很大區別，有很多特殊要求，而多數檔案人員并不具備多少信息化專業知識，在培訓中做到既滿足工作需要又讓大家能夠理解和接受并不容易。我在電子文件歸檔管理中，首先強調電子文件的真實性、完整性、有效性要求與全過程管理，再明確電子文件管理的特殊技術手段和專有名詞，如捕獲、遷移、載體轉換、轉存與背景信息、元數據等，最后講解電子文件的收集、整理、保管方面的一些具體要求。需要反復強調的是，電子文件歸檔管理的許多要求、標準、流程是在計算機系統設計中，由技術人員固化到程序中實現的，前提是檔案員必須在系統設計之初提出明確要求。提出功能要求以使計算機管理系統滿足檔案管理需要，是檔案人員必須承擔的責任，否則損失難以彌補。

（作者單位：河北省檔案館）