多維發力降低可控辦公費用對策

周士杰

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-106-01

摘 要 新形勢下，辦公用品主要使用于公務活動當中，需要購買辦公用品，如果出現不節制的浪費現象，這樣就會提高行政開支。因此，這個時候，就需要分析采購中的浪費環節與需要控制的要點。在多維發力的細化措施當中，優化流程，統籌發展，取其精華，去其糟糠，提出可持續控制成本的路徑與思路，促進可控辦公費的合理使用與可持續發展。

關鍵詞 多維發力 可控辦公費用 降低

一、辦公費用居高不下的原因

從一定程度上看，由于長期的從事辦公用品采購與辦公室費用預算工作。發現，一般的情況下，這些東西全部是由辦公室統一進行預算與購置辦理，然后其他的部門申請需要購買的用品。從整體的角度看，總量可以控制，服務需求可以得到滿足。但是隨著經濟效益的不斷提升，業務量與服務需求的不斷提高，辦公費、服務費呈現了逐年遞增的趨向。以之前單位的辦公費用統計為例，2015年的時候，原單位辦公費為18萬元；在2016年的時候，原單位辦公費為22萬元；在2017年的時候，原單位辦公費為37萬元。另外，維修服務費，在2015年的時候，原單位維修服務費為7.2萬元；在2016年的時候，原單位維修服務費為8.2萬元；在2017年的時候，原單位維修服務費為10.05萬元。在2018年上半年的時候，通過實施多維度措施，與2017年同期相比較，成本降低了35%。因此，繼續使用多維度的措施對控制單位辦公成本是有一定作用的。之前，之所以造成成本較高的原因可以分為以下幾種。第一，攀比成風；例如：辦公室從上到下，應有盡有，表面氣派，實際呈現了浪費的風氣。第二，檢查多、會議多、慶典多。例如：會議較多，時間較長，不僅東西花樣繁多，結束后還有紀念品，這樣就造成了很大的浪費。

二、多維發力降低可控辦公費用對策

（一）分類分標段招標降低成本

此種方式，屬于標段定服務商的范疇，可以在招標的基礎上進行細化，分為四個標段：（1）辦公用品。（2）設備耗材。（3）印刷廣告服務。（4）設備維修服務。在2018年的時候，就是使用此種標段的方式，最終選出專業化的供應商，降低了采購成本，避免第三方采購問題出現。

（二）細化合同采購目錄降低成本

從傳統的角度看，在采購的時候，往往使用的是同一個品牌或者是類別的辦公用品。這個時候，需要整合思路，在“低、中、高”三個檔次當中進行報價，這樣就可以根據需求進行采購。如此，不僅可以消除“供非所需”的問題，同時也可以結合自身的實際情況，滿足辦公室的需求。另外，也可以避免重復的采購問題出現。

（三）分類分割預算降低成本

需要在原有的基礎上，對辦公室的總預算進行分割與分配。分割的規則可以按照科室的數量進行分類。例如：使用“科室部門數×標段數”的項目進行細化預算，分割到精細化的控制流程。如果9個科室，存在4個標段，那么就可以成為36個預算，這樣就可以從整體的角度實現有效的控制。

（四）強化流程審批降低成本

以往形式下的流程方式主要是“先使用，后手續”的方式。因此，為了降低成本，需要（1）開始的時候需要科室（部門）進行申請。（2）接著，需要辦公室審核標準和預算。（3）之后，需要分管領導審批確認。（4）然后，需要辦公室向供應商確認購買物資。（5）確認后，需要供貨商發貨并聯系申請部門進行驗收。（6）需要供貨商搜集申請或者是驗收單交辦公室。（7）辦公室完成登記并報賬。（8）最后，定期公示。這樣長久下去，就減少了“無序采購、無序服務”的問題，優化了流程，提高了效率。

（五）平臺討論確定使用標準降低成本

一般的情況下，針對于供貨單價問題，需要招標企業產生，但是數量不能控制。這個時候，就可以在網絡化的基礎上，構建實用性的平臺。先統計采購歷史數據，接著，各個部門列出需求，之后，自行進行梳理并掌握控制點。最后，將以上的內容結合起來，在“歷史數據法”“零機測算法”等基礎上，使用網絡計算出結果，然后等待審核。

（六）宣傳教育氛圍營造降低成本

需要在理論的指導下，按照黨中央的指示，構建“節約光榮、浪費可恥”的精神。在實踐的過程中，需要構建對應的“向浪費說不”主題活動。宣傳的方式可以是短信也可以是微信或者是QQ等。在整體的方位上，全過程的進行構建與實施。并張貼警示語，讓每一個人從身邊的小事做起。

三、結語

隨著社會的進步，想要從本質上解決辦公費浪費問題。那么，就需要從整體的角度上，完成系統性、多維性的措施構建。“多維措施”主要是先發現辦公費的控制性問題，然后，針對性制定出合理的控制措施，提高企業的經濟效益與社會效益。順應時代的發展趨勢，實現大家共同的“中國夢”。

參考文獻：

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