加快基層民政檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

周亞軍

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-107-01

摘 要 基層民政檔案涉及的內(nèi)容較多、涵蓋的范圍較廣，傳統(tǒng)的基層民政檔案管理由于過(guò)分依賴(lài)人力，檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力、物力，管理的質(zhì)量因此很難盡如人意。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)不斷發(fā)展，基層民政檔案信息化管理為創(chuàng)新基層民政檔案管理提供了新的思路，加快基層民眾檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前一項(xiàng)緊迫且重要的任務(wù)，相關(guān)者必須對(duì)之加以關(guān)注。

關(guān)鍵詞 基層民政檔案 檔案信息化 建設(shè)

21世紀(jì)被譽(yù)為計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)不斷向人們的生產(chǎn)、生活滲透，并使之產(chǎn)生了巨大的變革，檔案管理領(lǐng)域亦不例外。信息化的基層民政檔案管理能夠解決傳統(tǒng)的基層民政檔案管理問(wèn)題，在提高檔案管理質(zhì)量、效率的同時(shí)推動(dòng)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展，基層民政部門(mén)的相關(guān)工作效率和質(zhì)量得以保證，有利于發(fā)揮其社會(huì)職能。

一、基層民政檔案信息化建設(shè)的意義

（一）有利于提高基層民政檔案管理的效率

傳統(tǒng)的基層民政檔案管理以依賴(lài)人工為主的工作方式進(jìn)行，對(duì)人力、物力等均有著較多的要求，檔案管理涉及收集、整理、分類(lèi)等環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容繁雜，周期長(zhǎng)，影響因素眾多，極容易出現(xiàn)各種檔案管理問(wèn)題。信息化的基層民政檔案管理借助先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)手段落實(shí)檔案管理工作，大量的原始檔案資料能夠得以保存，檔案管理人員依靠相應(yīng)的軟件和計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理，有效的縮短了檔案管理的周期，降低了檔案的人為損毀，也減少了檔案的占用空間。信息化的檔案管理花費(fèi)時(shí)間更少，更不易于出現(xiàn)問(wèn)題，在檔案信息使用方面也比傳統(tǒng)的檔案管理更具備優(yōu)勢(shì)。

（二）有利于提高檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值

基層民政檔案管理的最終目標(biāo)是讓檔案信息服務(wù)于民政事業(yè)和群眾服務(wù)事業(yè)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理依賴(lài)人力，檔案資源的開(kāi)發(fā)困難較大，檔案信息的價(jià)值發(fā)揮難以保證，也因此很難服務(wù)于民政事業(yè)。信息化的基層民眾檔案管理解決了傳統(tǒng)的民政檔案保管、利用過(guò)程中存在的問(wèn)題，檔案的檢索、查閱等變得便捷，檔案信息的使用可以突破時(shí)間和空間，利用率大幅度提高。

（三）有利于提高民政檔案信息傳播的時(shí)效

信息化的基層民政檔案能夠大幅度的縮短檔案查閱、檔案使用之間的時(shí)間，民政部門(mén)利用各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段構(gòu)建網(wǎng)站形成新的信息傳播媒介，可以及時(shí)將相關(guān)的檔案信息公布給廣大民眾，信息宣傳的質(zhì)量、效率得以提升，有利于構(gòu)建良好的信息交互格局，信息的更新、補(bǔ)充、維護(hù)質(zhì)量得以保證，基層民政檔案信息的真實(shí)性、可靠性和權(quán)威性也得以提升。

二、基層民政檔案信息化建設(shè)的策略

（一）端正基層民政檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

思想是意識(shí)和行為的先導(dǎo)，因此，在落實(shí)基層民政檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)首先幫助相關(guān)者正確認(rèn)識(shí)基層民政檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，要使之能夠?qū)⒒鶎用裾n案信息化建設(shè)與自身的發(fā)展、自身的利益相聯(lián)系，進(jìn)而更好的支持檔案信息化建設(shè)工作。在具體落實(shí)時(shí)，基層民政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)應(yīng)充分的發(fā)揮自身的模范帶頭作用，要善用各種會(huì)議幫助民政部門(mén)內(nèi)部的所有人員正確認(rèn)識(shí)民政檔案管理信息化，以確保其能夠在檔案管理人員落實(shí)相關(guān)工作時(shí)予以支持和幫助。其次，檔案管理人員應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)基層民政檔案信息化建設(shè)工作，在遭遇相關(guān)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)與上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，要努力爭(zhēng)取各種軟硬件設(shè)施配置，要盡可能的凸顯信息化檔案管理的價(jià)值，為推進(jìn)信息化檔案管理創(chuàng)造條件。

（二）積極構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)

基層民政檔案信息化建設(shè)對(duì)民政檔案管理提出了更高的要求，各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理過(guò)程，檔案管理業(yè)務(wù)的覆蓋范圍將會(huì)不斷加大，檔案數(shù)據(jù)的類(lèi)型和層次將會(huì)不斷的多樣化。為了保證檔案信息的科學(xué)性和成熟性，基層民政部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，要對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的整理歸檔，要合理運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保證檔案的真實(shí)性，以便為檔案信息發(fā)揮自身效力創(chuàng)造條件。

（三）全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，基層民政部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建相應(yīng)的管理制度，要對(duì)檔案管理人員的工作、態(tài)度等進(jìn)行約束。其次，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，要豐富其檔案管理知識(shí)、提高其檔案管理技能，使之適應(yīng)信息化的基層民政檔案管理，為加快基層民政檔案信息化建設(shè)添加動(dòng)力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層民政檔案是基層民政部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)工作的依據(jù)，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、調(diào)節(jié)社會(huì)矛盾、促進(jìn)社會(huì)公平等均能夠發(fā)揮出巨大的作用。基層民政檔案管理是保證基層民政檔案效力發(fā)揮的關(guān)鍵，而基層民政檔案的信息化能夠有效提高基層民政檔案管理的質(zhì)量。因此，基層民政機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)肩負(fù)起加快基層民政檔案信息化建設(shè)的艱巨使命，要不斷的提高自身的檔案管理能力，與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展自身素質(zhì)，以促使檔案管理工作更好的服務(wù)于廣大群眾。

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