財務機器人的選擇和實施方法探究

田高良（博士生導師），陳 虎（博士），趙旖旎，貝成成

一、傳統的企業財務信息化面臨的問題

傳統的企業財務工作流程具有如下特點：財務人員日常工作重復性高、內容枯燥，導致財務人員缺乏工作積極性，工作效率低；主要依賴于人工作業，手工密集型工作多，消耗大量人力和時間，無形中增加了企業的人力成本；相比于自動化處理，人工處理的出錯率更高。因此，企業需要通過提高財務的信息化和自動化水平來解決上述痛點。但是，企業傳統財務的信息化過程又會遇到以下問題。

（一）系統集成困難，業務出錯率較高

目前，大多數企業使用的財務信息系統都來源于外部采購，而這類信息系統存在與企業內部其他應用無集成，對接起來較復雜，且無法實現統一門戶登錄、數據多點同步應用等問題；同時，數據需要跨多個系統和崗位進行傳輸，導致跨系統、跨崗位的數據在手工處理時存在較高的錯誤率及一定的溝通成本。

（二）數據非結構化，信息反饋滯后

財務部門是企業天然的數據中心，每天都會生成和處理大量的數據，除了基礎業務，數據的匯總、分析以及信息的反饋也是財務部門重要的工作內容之一。但是，在數據的處理過程中，由于對大量的數據沒有進行數字化、結構化，數據的匯總和統計分析往往滯后，無法實時反饋信息。

（三）稽核覆蓋不全，存在合規風險

人工錄入、手工操作的方式往往會帶來不可避免的人為錯誤，但受限于時間和人力成本，公司內部對于財務單據的稽核和審計只能通過抽樣的方式進行，無法達到全覆蓋。在這種傳統作業模式和抽樣稽核方式下，無法完全有效控制合規風險。

二、財務機器人的具體實施與使用價值

（一）財務機器人的定義

對于傳統的企業財務信息化過程中存在的上述問題，財務機器人是一種高效的解決方案。財務機器人是機器人流程自動化（RPA）在財務領域的具體應用，是以RPA 技術為主，結合一系列認知技術來代替傳統人工的財務數字化應用技術。它能夠針對財務的業務內容和流程特點，以自動化處理替代財務手工操作，輔助財務人員完成交易量大、重復性高、易于標準化的基礎業務，從而優化財務流程，提高業務處理效率和質量。

（二）實施與應用要求

財務機器人的實施與應用需要一定的前期準備與條件，具體可歸納為以下四點：

1.規范標準的流程。機器人的實質是在企業信息系統上的外掛程序，并不是所謂的智能化，而是需要依賴于明確的規則和流程。財務機器人通過用戶接口，基于既定的規則和規范標準的流程，完成低附加值、重復的工作，例如接收票據、審核、出具報表等工作。企業的經營活動如評估和決策難以使用規則進行定義，因此不屬于RPA的功能范疇。

2.結構化、數字化的數據準備。財務機器人僅能對大量結構化、數字化的數據和信息進行識別處理，可以結合OCR 智能識別、語音識別等認知技術，將數據結構化、信息數字化，為財務機器人的工作奠定數據基礎。例如，財務機器人可以依據信息系統生成的支付列表，進行網銀支付操作；可以依據已有的納稅申報數據，自動計算稅額并進行定期的納稅申報；可以根據合同臺賬中的結構化收款信息，定時發送郵件進行款項催收等。

3.穩定的操作環境。財務機器人的日常運轉必須建立在穩定的環境下，在實施之前，企業需要對自身軟硬件及網絡環境進行評估，盡量減少網絡連接速度、頁面打開速度、文件打開速度、人為干擾等環境因素對機器人運行的影響。同時還應當具備完善的財務機器人異常處理機制，從而使財務機器人始終保持在高速度、高質量的24小時工作狀態。

4.技術人員的儲備。人員是部署財務機器人的重要一環[1]。相比于傳統的軟件開發，財務機器人的開發及管理難度相對較低，企業相關人員不需要具備完備的軟件開發能力，但為了方便對財務機器人的日常管理和維護，仍應具備一定的軟件編程語言、信息化系統基礎，并熟悉RPA平臺的運行方式。

（三）使用價值

以往企業提升財務工作效率的方式主要是增加人力或采用傳統的模式開發財務軟件。但是，前者會增加成本，后者的系統升級周期長，往往業務模式已經發生改變，系統還沒有開發上線。因此，企業難以兼顧成本與效率。在這種情況下，財務機器人的出現為企業提供了第三種選擇，且其具備以下明顯優勢：

1.業務處理效率高、成本低。財務機器人可以不間斷且快速地處理大量重復的工作，比傳統手工操作更為高效；相比于財務信息系統，采購和升級、實施和運維的成本更低，并且后續的替換較為容易。

2.聯動多個業務系統，準確率高。財務機器人能自動操作整個業務流程，聯通多個異構系統，反應速度快、準確率高。能夠較大程度地消除人為因素的不利影響，且整個操作過程有完整、全面的追蹤記錄，降低了業務風險。

3.流程的管控性強。財務機器人的可訪問性和可視性極高，管理員通過管理終端對機器人進行統一調度、分配管理和實時監控，保證財務機器人運轉中各個流程的準確性和系統運行的穩定性，加強了財務與業務數據的可追溯性和透明度，有助于企業的流程管控。

4.有助于企業實現流程優化。財務機器人能夠將工作流程模塊化，當遇到影響效率的阻礙點時，可以利用技術手段解決問題，在完整的業務流程中起到替代人工操作、自動執行命令的作用，從而實現流程優化。

三、財務機器人的選擇與實施方法

財務機器人的實施與企業其他信息系統的實施有相似之處，可分為策略與評估、設計與構建、實施上線、運營與優化四個步驟。由于不同企業的規模大小、業務流程復雜度、人員統籌配合度等有所不同，因此每個企業應結合自身業務流程和運營現狀，確定最優的實施步驟。

（一）確定實施策略，評估解決方案

1.確定方案策略與指導原則。財務機器人實施的方案策略和指導原則，需要依據公司經營策略及業務流程而定，在實施的全過程中起著至關重要的作用。企業在確定財務機器人實施方案策略時要確定實施目的、實施框架、責任分工和經費預算。

（1）實施目的。企業應將RPA 的功能與企業業務流程相結合，從而確定企業實施財務機器人的目標，如財務機器人將被用于哪個財務流程上、解決何種痛點。

（2）實施框架。企業財務機器人的實施可分為三個步驟：①前期評估，包括對企業業務流程的評估和供應商的評估；②中期開發測試并上線，包括確定基于RPA 的新業務流程、進行軟件配置與開發、機器人試點上線及推廣上線；③后期運營與優化，包括機器人的日常維護、運營階段反饋的優化解決。

（3）責任分工。RPA 技術作為數字化勞動力，可以應用于任何規范化流程中，它為企業帶來的效益應當從企業整體層面來衡量，而不僅僅局限于財務部門本身。因此，財務機器人的實施應得到企業高層管理者的認可與支持，由財務部門牽頭并主導，IT部門積極參與并配合實施，分工合作。

（4）經費預算。由于財務機器人的實施涉及財務業務流程的升級和優化、應用軟件的配置和開發以及機器人的上線運行和維護，預算涉及的項目較多。因此，在項目實施之前，應盡可能準確、詳細地預估各項費用支出，為項目的順利實施提供足夠的資金支持。

2.針對需求梳理，評估業務流程。以目標需求為導向，對企業財務業務流程進行穿行測試和梳理，評估各流程的業務特性，選擇適合實施財務機器人的業務流程。關于如何評估各業務流程是否適合使用財務機器人，本文給出以下七個方面供企業參考：

（1）體量和規模要求。財務機器人可替代部分人工，24 小時不間斷工作，對于體量和規模較大的業務適合借助財務機器人進行處理，實現人力資源的釋放。

（2）勞動密度和勞動重復性。財務流程中需要人工處理的部分占比越大，就意味著勞動重復性越高、差錯率越大，也意味著財務機器人施展的機會越大。

（3）流程數字化程度。財務機器人并非嚴格意義上的人工智能，機器人對單據、文件的處理必須建立在數據已經結構化、信息已經數字化的基礎之上。因此，具備數據基礎的流程適合實施財務機器人。

（4）流程是否貫通異構系統。財務機器人可分別登錄多個系統自動執行任務，無需對系統進行改造和開發，便可實現數據交互和傳遞。因此，當流程貫通異構系統發生數據交互困難時，可考慮使用財務機器人。

（5）風險和用戶體驗協同。若流程本身存在固有風險的級別高，需要人為進行風險控制，那么此類流程便不適用財務機器人。若財務流程必須要人工參與從而保證用戶體驗，則機器人同樣不適用。

（6）戰略重要性。戰略重要性較低的流程通常是事務特征較明顯的流程，這種流程往往需要用一些自動化手段。流程的戰略重要性越高，越需要人工參與，如企業遠景規劃、戰略制定和外部關系管理等，這類業務也不適用于財務機器人。

（7）短期系統升級的可能性。對于短期內有系統升級或更換底層和支持系統計劃的企業，暫時不應考慮實施財務機器人。

3.供應商的評估與選擇。供應商評估的基本準則是“Q.C.D.S”原則，即質量（Quality）、成本（Cost）、交付（Delivery）與服務（Service）并重的原則[2]。企業在選擇供應商時要遵循“打量自身、考量對方、達成一致”的原則。“打量自身”即明確自身需求，“考量對方”即對供應商的細致評估，“達成一致”即在完成上述兩個步驟后，最終選擇能夠滿足企業個性化需求的供應商進行合作。

4.明確機器人方案適配性。根據上述七個方面的評估標準以及以往經驗數據，下表為業務流程RPA 適配度統計表，此處的適配度僅作為理論分析結果，企業在確定業務流程RPA 適配度時應結合自身業務流程現狀，靈活運用評估標準進行分析。

業務流程適配度統計表

由以上圖表可以看出，企業各業務流程均有一定程度的RPA 適配度，資金管理業務流程RPA 適配度最高，其次是報銷管理、應收管理、應付管理及檔案管理，再次是稅務管理和總賬管理，而成本管理、資產管理、預算管理、績效管理及合規管理的RPA適配度較低[3]。

5.投入產出評估與實施優先級排序。在財務機器人的實施評估中，對于投入產出分析是很必要的。在進行成本投入計算時，企業實施財務機器人的投入成本可按前期評估、中期開發上線、后期運營維護三個階段分別分析，每個階段均包括資金成本、人力成本和組織管理成本，對成本的預算應盡可能詳細。德勤《2017年全球RPA 線上調研報告》調研所得數據表明，企業在試點實施RPA 中獲得了更多創造效益的途徑，即收入和生產效率效益可能超越成本效益。除24 小時不間斷的工作能力和成本縮減外，RPA 帶來的效益還包括合規性、流程規范性、管理水平的提升等。通過對不同RPA 流程的投入產出比進行比較，最終得出各流程的機器人試點優先級排序，對適配度最高的業務流程進行財務機器人試點。

（二）確定流程邏輯，評估開發量

1.確定流程細節邏輯。在確定流程細節邏輯之前首先應明確RPA 的基礎功能，判斷現有業務流程中每一步驟如何運用RPA 實現替代，目前市場上的RPA 基礎功能有數據檢索與記錄、圖像識別與處理、平臺上傳與下載、數據加工與分析、信息監控與產出等。下面以增值稅進項發票管理（查驗、抵扣、歸檔）的人工操作流程為例進行說明。

上圖為增值稅進項發票管理的現有人工處理流程，包括十個工作環節，并對每個環節的財務機器人替代邏輯進行分析：①利用OCR 識別技術可替代人工查看紙質發票；②機器人可自動登錄異構系統，并打開發票查驗平臺；③機器人的上傳功能可自動完成數據上傳、數據錄入功能支持發票信息的自動輸入；④利用機器人數據核對和錯誤識別功能完成發票查驗；⑤利用機器人數據下載功能在Excel中記錄結果；⑥利用機器人異構系統貫通功能登錄發票選擇確認平臺；⑦利用機器人數據下載功能實現下載批量勾選清單；⑧利用數據映射實現匹配發票清單并勾選；⑨機器人的數據上傳功能支持上傳批量勾選清單進行認證；⑩數據驗證實現確認勾選環節。

2.確定基于RPA 模式的新的業務流程。企業在確定了業務流程每個環節的RPA 替換邏輯后，需對業務環節連點成線，確定新的基于RPA 模式的業務流程。RPA 業務流程無需與人工業務流程環節完全一致，在保證流程完整的基礎上，可考慮RPA 自身優勢，進行環節的合并或拆分。通過對業務流程細節的邏輯分析及RPA 程序替代，對替代后的細節進行梳理，可以得到基于RPA的新的業務流程。

3.確定機器人軟件配置與開發工作量。

（1）軟件配置。確定了基于RPA 模式的新業務流程后，需對新流程各環節中的IT 系統或應用程序進行軟件配置，并確定軟件開發的工作量。新流程中并非每個環節均需配置相應的軟件系統，通常情況下，多個環節可在同一IT 系統或互聯網平臺上完成。此項工作一般需參考IT 專家的意見，以此為基礎確定由IT 部門配合財務部門完成開發工作，或尋求供應商的支持。確定軟件配置之后，需在IT 專家的協助下，確定軟件開發的工作量，由此開始RPA流程的正式上線工作。

（2）人員配置。財務機器人的實施上線需要業務人員、IT 部門以及供應商共同協調完成。機器人實施過程中的關鍵人員配置有以下六類：①基礎架構團隊。負責設置所有服務器和虛擬機，并且保證RPA 工作所需的服務器或工作站的整體運行效果。②應用開發專家或主管。與供應商合作，更新和管理RPA 工作的應用程序；確保將自動化工具正確運用到應用程序中；管理所有信息技術基礎結構庫的構建和更新。③技術業務分析師。參加供應商培訓，確保所有培訓文檔和支持信息隨時可用，提供內部培訓以支持RPA 工作。④業務分析師。與IT 經理和業務部門合作，協助創建相關文檔，確保RPA 的工作正常進行。⑤IT 自動化經理。從技術角度管理整體RPA 工作，應具有應用程序開發的相關經驗；具備基本的項目管理技能，能推動任務完成；負責管理整個IT RPA 的部署工作，包括管理RPA 工作所需的所有技術資源、構建RPA 部署標準。⑥應用合規專家。管理應用程序的訪問權限，并且具有足夠的技術和足夠的精力與業務部門合作。

當業務和技術合作伙伴準備全面實施RPA 時，其他的一些角色也非常重要，具體包括：①RPA 領導。RPA 領導必須有較強的商業頭腦和技術頭腦，他們將與其他配置專家一起執行代碼評審；定期與組織中的配置專家召開會議，將專家遇到的問題進行優先級排序。②項目經理。項目經理、IT 自動化經理和RPA 領導一起工作，最終目標是向領導團隊提出建議，以便在整個組織中以最有效的方式部署RPA[4]。

（三）開發測試與上線推廣

1.軟件配置與開發。關于軟件配置，企業可選擇從外部第三方直接購買成型的RPA 產品，或者選擇基于個性化需求自主研發RPA 應用。目前，市場上RPA 商業產品有很多，且功能多樣，因此在選擇時需要綜合考慮多方面因素，如購買價格和運維成本、公司規模和業務量、產品功能是否滿足個性化需求、已實施案例對比等，還包括實施方的RPA 實施經驗和后期運維響應的及時性等。

企業也可選擇由IT 部門針對本企業自身需求自主開發財務機器人應用。市場上第三方機器人產品盡管軟件許可證費用較高，但具有功能完善、開發工具強大、開發周期較短、維護成本低的優勢。相比之下，自主開發的財務機器人應用具有不需要軟件許可證費用、可以只針對企業所需要的特定功能進行開發、與業務系統集成更深的優勢，但是其可支持的功能一般較單一，且由于沒有相關經驗，自主開發周期相對較長、運維成本也較高。企業需根據實際需要和預算做出決定。

2.協調組織流程測試。通過對基于RPA 的新業務流程協調組織進行測試，充分發現新流程存在的問題和漏洞，并提出改進方案，為財務機器人的試點上線提供基礎和保障。

（1）制定方案。流程測試是財務機器人試點上線前的實戰演練。在此階段，項目人員需要制定完備的《流程測試方案》，以保證基于RPA 的新業務流程能正常工作。流程測試方案主要內容包括：①確定流程測試的時間、范圍；②與配合部門、其他業務流程的測試分工和溝通機制；③確定RPA 實施運行團隊成員的組成和分工，列出項目現場人員、后臺支援人員、試點人員、業務和系統人員名單；④確定測試工作計劃和內容。

（2）測試問題跟蹤與解決。財務機器人流程測試過程中，難免會遇到來自軟件配置、節點對接等多方面的問題，項目人員需要在測試過程中對發現的問題進行持續跟蹤記錄，不斷優化流程細節，為試點上線做好準備。因此，需要通過編制《流程測試問題跟蹤表》，使項目人員及時發現流程運行中存在的問題、記錄使用者的反饋意見，并針對意見制定解決方案，持續跟進問題的解決動態，直到問題解決，狀態關閉[5]。《流程測試問題跟蹤表》通常包括對問題的描述、重要性評估、反饋人員、反饋時間、解決方案、解決方案負責人、預估解決時間等。

3.機器人自動化流程試點上線。在完成基于RPA 的新業務流程測試、優化和改進之后，財務機器人的實施進入試點上線階段。在此階段，需建立財務機器人運行的SOP（Standard Operating Procedure，標準作業程序）文件，并進行組織管理模式的轉型。

（1）SOP 文件。建立財務機器人運行的 SOP 文件，有助于提高財務機器人運作的規范化，形成有效的問題解決機制，并為其推廣實施奠定堅實基礎。財務機器人自動化流程試點上線是按照實施計劃展開的，是財務機器人項目實施的落地階段，SOP 文件除了詳細記錄試點財務機器人各環節的具體運行狀況、人員分配等基礎操作，還應包括風險防范等內容。

（2）組織管理模式的轉型。在財務機器人試點上線階段，需確立基于RPA 業務流程的新的治理模式、管理機制和組織架構。適合企業的新治理模式能夠提升治理水平以匹配企業先進的生產力，而治理模式具體包括政策、人員和流程的更新。管理機制包括與RPA 相關的信息技術控制機制，通過嚴格的管理機制來保障自動化應用的安全和持續運行。組織架構包括崗位架構的調整和人員技術及KPI 的設置，目的是促進企業不斷推動自動化及智能化轉型。

4.機器人自動化流程推廣上線。財務機器人的推廣上線是在試點上線的基礎上，實現財務機器人的全場景、全流程、全范圍上線。這個階段，需要全面定義業務目標，進行流程自動化的重新評估及部分流程設計，建立完整的部署路線圖，梯次開發財務機器人，完善RPA 的管理模型，同時培養員工具備RPA 的設計、管理及維護能力，并建立組織治理結構和卓越中心，完善包括KPI 績效、持續改進機制、培訓及溝通等方法。

（1）流程重估。財務機器人的功能在于實現流程自動化，因此企業在實施RPA 項目時，需要因地制宜，從流程優化和自動化的層次上看待問題，結合試點財務機器人的運行效果，在企業全范圍內對業務流程進行再評估，并進行優先級排序，建立RPA 推廣實施部署路線圖。

（2）軟件再開發。相比于RPA 流程試點上線階段，在推廣階段，企業更可能選擇由IT 部門自主開發RPA 應用，一方面是由于推廣階段涉及的業務流程較多，時間期限較長，另一方面是企業已在試點階段積累了一定的經驗。

（3）人員培養。基于RPA 的業務流程需要更多的業務決策人員而非操作人員，同時需要有專人能夠進行RPA 的設計和日常管理維護。因此，在推廣階段，企業應致力于培養財務決策分析人員和RPA專業人才。

（4）組織完善。在試點階段，企業已開始進行組織管理方式的轉型變革。而在推廣階段，企業應進一步完善RPA 實施的組織管理模式，引進卓越中心，完成對RPA 實施的架構、團隊、人員的部署和優化；設立KPI考核制度；制定員工培養和溝通方法，以及《上線培訓課程體系安排》《系統培訓完成確認書》及《實施階段性溝通匯報機制》。

（四）運營維護與優化提升

1.機器人軟件工具的日常維護。在財務機器人運行過程中，軟件工具是最基礎、也是最重要的資產。進行軟件工具的日常維護，有助于減少軟件運行中的突發性故障，保障財務機器人的正常運行。

財務機器人最突出的優勢在于節省人力成本和提高數據錄入的準確性。一方面，在正常情況下，財務機器人將保持7×24的工作模式，長時間不間斷的工作模式將加速計算機硬件設施的損耗，從而為計算機軟件的正常運行帶來潛在風險。另一方面，從理論上來說，在保證所提供信息正確的前提下，機器人的錄入準確率能夠達到百分之百，企業對財務機器人的輸出持有極高的信賴，但由于財務機器人是基于特定指令進行批量操作，若某項指令或程序出現錯誤，財務機器人輸出結果的錯誤將呈現倍數放大，嚴重影響財務人員的決策，造成不可估計的后果。因此，在后期計算機硬件設施和軟件工具的日常維護中，企業也需要投入一定的人力和成本[6]。

財務機器人軟件的日常維護應由財務部門和IT 部門共同完成，建立《軟件工具維護日志》，以記錄每次維護時發現的異常并及時給出解決辦法。

2.收集運營階段的反饋。由于財務機器人的實施是一個持續演進的過程，這就需要企業具備持續改進的意識，建立自我優化機制。自我優化的第一步即收集運營階段的反饋，該反饋主要來自兩方面：一是業務人員需要根據企業業務領域的拓展、戰略目標的轉變引起的業務流程變化，以及法律法規引起的賬務處理流程變化進行反饋。二是IT 人員需要對部分軟件工具的局限性進行反饋，避免其成為財務機器人運行過程中的障礙，并在財務機器人運營階段建立《問題日志》以及完善的問題反饋機制。將業務人員及IT 人員的日常反饋收錄在《問題日志》中，由項目負責人復核，并與高層領導商討解決方案。

3.根據運營階段的反饋調整RPA 配置。財務機器人的實施，實現了企業傳統業務流程向基于RPA 業務流程的轉變，而財務機器人的持續改進將使其向更智能、更貼合企業業務的方向發展。對于財務機器人的優化升級，可以從上述《問題日志》入手，調整RPA 配置，優化業務流程。業務層面的問題可以通過調整業務架構來優化，IT 層面的問題可以通過調整IT 架構（包括數據架構、系統架構、集成架構）來實現。