淺議高校檔案信息服務中存在的問題

摘 要：檔案利用服務作為檔案館的重要職能，是整個檔案工作的目的與出發點。本文通過分析高校檔案信息服務工作存在的問題，提出了提升高校檔案信息服務水平的策略，為提升檔案信息服務水平，服務師生、高校、社會，從而促進檔案價值的實現指明了重要方向。

關鍵詞：高校檔案;信息服務;利用

檔案信息服務是整個檔案管理中重要的一部分，它是檔案價值在現實生活中得以體現的一種途徑。對于高校檔案工作來說，雖然高校檔案用戶對高校檔案信息服務提出了全新的要求，但是各高校檔案館以人為本、為廣大師生服務的理念還沒有完全建立起來，檔案信息服務的部分內容停留在探索層面，缺乏實質的推進，高校檔案館的利用服務仍然存在諸多問題。在用戶信息需求和文化訴求日益凸顯的大背景下，提升檔案信息服務水平具有重要的現實意義。

一、高校檔案信息服務工作存在的問題

1.檔案信息服務方式單一

計算機技術的快速發展，互聯網絡的普及，人們已經不再僅僅局限于從學校圖書館檔案館獲取知識、信息，人們越來越傾向于從網絡獲取所需要的信息。然而高校檔案館多采用傳統的管理模式，僅能提供到館查閱等基本服務，通過網絡、傳真、郵寄的方式提供服務的較少，大多數時候所采用的方式是面對面的查閱紙質檔案信息，處于手工查找、檢索、復印和借還階段，提供的服務大都是一些簡單操作服務，如日常的檔案查詢、借閱，對檔案材料進行復制，加蓋公章，而服務級別相對較高的檔案專題服務、網上的在線咨詢服務，以及以錄音磁帶、光盤為載體的服務相對較少。信息服務方式較為單一，使得在信息高速發展，用戶需求日益復雜的情況下，高校檔案館難以滿足不同用戶的需求，長此以往，用戶到檔案館利用檔案的次數會逐漸減少，用戶滿意度低下，其服務失去了其本身的價值和意義。

2、檔案信息服務內容單一，開放程度不高

檔案館提供服務所用到的檔案內容，主要以人事檔案、學生檔案、教學類檔案、財會類檔案、行政類檔案為主，而對黨群、外事、設備等其他幾類的檔案利用相對較少。其中教學類檔案的利用頻率最高，但其服務內容只是局限在學生就業、求學、出國深造方面，這種狹窄的利用范圍，限制了利用者的需求意見。從高校檔案館所提供的服務內容來看，主要涉及學籍材料認證、認證翻譯、檔案證明、人事、學生檔案代存轉遞幾個方面，服務內容十分單一，對于現有歷史檔案的開發、編研、利用基本沒有加以開展推廣。此外，由于國家并沒有明確高校檔案館開放的定位與系統規范，各高校大多采取相對安全保守的態度，減少檔案的開放范圍，以致于檔案信息開放范圍有限，致使檔案館利用效率較低。

3.? 檔案信息化建設水平落后

大多數高校檔案館經費短缺硬件設施落后，沒有配置高效率的計算機和打印機、復印機、掃描儀等常規辦公室設備，檔案管理系統等軟件也較為滯后，導致工作效率較低，這也在一定程度上影響了高校檔案館的信息服務水平。此外，不少高校檔案館沒有能夠充分應用互聯網展開工作，現代的信息技術、網絡技術并未在高校檔案館中體現，導致與學校各部門之間的信息共享不夠，在一定程度上降低了高校檔案館的服務水平。

4.主動服務社會意識薄弱

高校檔案館在很長一段時間里一直處于一種封閉或半封閉的狀態，主要對象仍然是校內師生，以為學校的教學和科研工作提供服務為首要任務，以滿足“自我”服務為目標。對外服務，一般都是利用者有實際需要，主動聯系檔案館要求提供服務，缺少超前服務意識和提供社會化服務的積極主動性。檔案館的社會屬性被忽略，一方面缺少服務社會的資源與途徑，另一方面也阻礙了社會信息資源的獲取。缺少與社會的互動，以致于與社會檔案利用者之間的信息交流少，共享程度低。

二、提升高校檔案信息服務水平的策略

1. 提供針對性專屬化服務。

基于互聯網技術，針對不同用戶建立不同的數據庫系統，主動地制定出專屬化信息服務，提供其感興趣的檔案信息。面向學生建立學業、學籍檔案數據庫，學生成績單、在校證明、出國材料等信息服務;面向在職教師、研究生、博士以及其余科研人員建立科研信息數據庫，提供科學研究方面的各種信息查詢、拷貝等服務;面對畢業建立就業信息數據庫，提供歷年畢業就業信息的綜合分析與整理服務和學籍檔案驗證服務;而面向院校以及個人建立學校發展史數據庫，提供企業與高校合作的歷史信息、校史、院史等。通過分類別提供專屬化信息服務，不僅能夠最大程度的滿足用戶的需求，充分發揮高校檔案館自身的信息優勢，促進檔案館自身對其信息的分類、整理和分析，而且還能通過用戶的使用記錄，對其習慣、興趣進行分析，為其推薦有用的信息，縮短用戶的尋找有效信息的時間。

2.提供多樣化服務方式

高校檔案館公共化信息的服務用戶是社會各界人士，故其用戶具有很強的社會性。用戶的文化修養和受教育水平也相差很多，所以很自然的就要求高校檔案館針對這些不同文化層次的用戶提供多樣化的信息服務。對于檔案館信息有需求的社會人士大多源于工作、學習或自身興趣。學生或者工作人士，其具有較強的學習與接受能力，有基本的互聯網操作能力。對于此類用戶，檔案館可提供數字化服務，推薦和引導其使用檔案館的信息門戶網站進行信息的查詢。可撰寫信息門戶網站使用指南，并將其分發到此類用戶手中，讓其自行學習與翻閱，這樣既能滿足用戶的信息需求也可減少服務的人工投入。而對于學習、接受能力較差的用戶，如老人與小孩，檔案館應在大廳與數據庫等地增設人工服務臺，為此類用戶提供咨詢、引導等服務。

3. 加強高校檔案館信息的交流與溝通

封閉的信息體系將不利于機構的進步與發展。面對不同用戶類型不同種類的需求，高校檔案館需要適當的信息交流與共享。而公共化的信息服務擴展了信息收集的范圍，為高校檔案館提供了一個與社會信息交流與溝通的平臺。高校檔案館可以針對當地文化特點，加強對地方民俗風情、社會公眾現象甚至當地獨有的非物質文化遺產等極具地方特色的文化信息進行良好的收集與保存，并將此些具有較大文化價值的信息反哺于高校學生、教師以及研究人員，豐富其的見識，也可提供與以往不同的科研觀點與看法。公共化信息服務有利于高校檔案信息以及當地社會文化信息價值的實現與提升以及館藏信息的更新。

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作者簡介：陳黎（1982.08-），女，籍貫：湖北孝感，碩士研究生，講師，研究方向：計算機應用，現任桂林理工大學綜合檔案室主任。