淺談智慧檔案共享中心建設

錢亮亮

摘 要：在國內，集團檔案信息化始于大型的央企和國企，通過館藏數字化來進行檔案管理的提升。本致力于解決全集團的檔案管理功能的管理和共享。由于缺少集團頂層設計管控，很多下屬單位按各自需求建設個性化檔案管理系統，類似系統建設參差不齊，軟件相對落后，僅僅能滿足基礎的檔案管理需求。隨著眾多大型集團在檔案信息化的道路上持續提升、創新探索，檔案的智慧和共享成為主流。

淺談智慧檔案主要可以分為兩個關鍵部分，協同檔案和智慧共享。通過管理制度與軟件技術的相互配合，找到檔案資源快速實施、安全指引、智能便捷三者之間的平衡點。

關鍵詞：智慧檔案共享中心

檔案信息化現狀及問題

整體規劃被忽視，弱化了分布實施的重要性。檔案信息化是一個隨著集團公司發展而發展的成果。檔案信息化的總體目標后，僅僅解決現階段最迫切的問題為核心，并未體現集團層面的頂層設計和總體規劃，更加弱化了集團型系統的分步實施。

沒有真正的應用檔案智能化管理。很多檔案信息化建設初期口號很響：要實現檔案智能化管理，服務于業務部門。建設完成后才發現，就是一版網絡檔案管理系統，無法實現不同層級檔案系統的集團化管理。

投入重點放在檔案的數字化掃描上。沒有通過合理的方法和手段的數字化，僅僅是為了檔案的完整性，實施了全部資料的檔案掃描。完全忽視了檔案利用率的問題。忽視了如何增強檔案的流動性才是檔案管理的重點。

智慧檔案共享中心建設思路

智慧檔案共享中心為集團型信息系統，整體思路核心為協同檔案和智慧共享。協同檔案重點是協同，協同即為全集團整體協同，不僅為單一系統，高可容性的性質要求這系統能夠自如接入多個不同層級的相關系統，并可以擬真操作，達到一套系統操作多個系統的效果，實現多系統有機合一。另一個核心是智慧共享，該思路確保該中心系統的高可實用性、操作性、知識性、智慧性，達到智慧指導用戶操作的效果。

該系統還需與集團其他業務系統（OA、ERP、MES等）的數據集成歸檔。

智慧檔案共享中心架構設計

智慧檔案共享中心按照SOA分層架構設計，持續以標準OAIS參考模型為核心理念。以三層六中心為設計基礎，主要分為系統接入層、智慧共享層、應用交互層。

三層六中心的協作架構設計，體現出架構貼合業務的高可用性。接入層包含接入中心，主要實現需要接入的各類系統，接入智慧總線，從數據層、應用層設計應用雙向探針，主動協作應用執行，收集關注數據（用戶畫像數據、行為分析等等）。

智慧共享層包括硬件中心、數據中心、探針中心、協作中心等四個中心。其中硬件中心為智慧共享中心的基礎硬件池，為可自主調配配置的智能硬件管理中心，可根據數據量大小智能調配處理能力，可保障大數據量的順暢處置。數據中心，也可稱為數據處理中心，在硬件中心的基礎上，處理數據收集、分析、協作等信息，對知識圖譜的沉淀，利用大數據技術、AI技術等實現智能交互。探針中心，管理智慧中心與各系統各應用之間的智能交互，及時形成并管理應用操作線程，收集應用的操作以及關注的數據，根據系統的智能分析、智慧反饋應用。協作中心，根據探針中心的線程，形成并管理各類內部協作，處理線程指令數據，協作數據形成交互中心數據基礎，專業指導用戶進行檔案的收錄、歸檔、查詢等業務操作。

應用交互層包括交互中心，通過數據挖掘、展示、交互等，實現智慧的人機應用交互、應用統計、員工畫像、行為分析、主題協作、檔案借閱、移動交互、個性展示等。

下屬單位檔案業務系統，經過接入中心配置，獲取該項的全權限，包括操作流程、散文集、檔案資料的創建、刪除、檢索、日志等業務的操作、操作記錄、組織機構等。配置成功后，該下屬單位檔案系統成功接入檔案共享中心，成為檔案共享中心的一部分。用戶可以在原系統或共享中心同步操作。共享中心的智慧共享層，通過探針中心在接入系統中新建探針，截獲操作系統的操作過程并存入數據中心，寫入共享中心的操作指令。并將探針結果同步到協作中心，形成整體業務協作。協作中心將信息、文檔操作、流程等協作要求與應用交互層通信，實現用戶交互中心的操作同步。

智慧檔案共享中心建設總體規劃

目前國內集團公司已經處于數字化管理階段，并有一定量的集團公司已經處于知識化管理階段，但是智能化共享的檔案中心卻是少之又少。集團型就是輔助各層級檔案應用從輔助管理階段向智能共享階段的提升和飛躍。

整個建設過程遵循頂層設計、分步實施、循序漸進的建設原則。在智能檔案共享中心建設的總體規劃中，負責檔案日常事務的檔案管理基礎軟件只在總體規劃中占一層百分比，更多的是檔案信息資源的智能收集，安全保管，便捷、綜合性、追溯性的服務利用、智慧數據收集、應用與流程的協作等。

1、頂層設計、分布實施。建議采用頂層設計，分步實施的策略，先將目前急需解決的部分（梳理各層級的檔案系統，并完成業務分析和總結）完成，再根據完成情況進行后續建設。共享中心建設可以采用二期或多期的建設步驟。而對于集團公司整體來說，建議先試點，后推廣的模式，選取集團總部3家二級單位進行檔案系統接入共享中心，根據接入和應用情況適時推廣。

2、安全化。安全是信息化系統的保障，所以不管是下屬檔案系統還是智慧檔案共享中心都需要有全面、嚴謹、細致的整套安全防護方案，以確保萬無一失。檔案共享中心的安全防護方案，通過備份、日志、加密、電子簽章、智能審批等功能和技術確保信息安全。各類檔案系統接入共享中心，需按集團公司要求開展全面的安全檢測和登記保護。完成系統的安全防護后方可接入。

3、科學性要求。共享中心建設注重的科學性，包括與其他各類檔案系統的標準接口規范、智能探針技術應用、智慧總線的應用。同時共享中心提供靈活化的參數配置平臺，以便確保中心的靈活性和擴展性。

5、高性能。集團公司管理特色，共享中心專設硬件中心，設置服務器集群、云服務等確保并發數、響應時間、訪問量等方面滿足需求。

結束語

通過建設智慧檔案共享中心，從集團層面實現不同類型檔案系統便捷接入和擴展，在不影響歷史數據的情況下實現檔案功能的共享和集體管控。智慧化收集用戶應用習慣、業務操作習慣，實現用戶畫像和智慧學習。以智慧共享層為基礎實現科學指導檔案的操作。