談醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作電子檔案管理的作用意義

張寶林

摘 要：醫(yī)療機(jī)構(gòu)大型醫(yī)療設(shè)備數(shù)量越來(lái)越多，放射工作人員數(shù)量也越來(lái)越龐大，傳統(tǒng)檔案管理模式仍是主要管理方式，這種檔案管理方式已經(jīng)跟不上醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員數(shù)量發(fā)展的速度。本文從電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性、要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全和電子檔案的不足三個(gè)方面探討醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員電子檔案管理的作用和意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；放射工作；電子檔案管理

一、電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

1.電子檔案的特點(diǎn)：（1）文件記錄方式多樣，變化性大。醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低、易受潮、保存難度較大，而且受到傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)。但電子檔案的出現(xiàn)改變了工作人員對(duì)傳統(tǒng)檔案信息的管理方式，使檔案信息管理變得能夠方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔、查閱、易于檢索。（2）與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，這是與紙質(zhì)檔案的區(qū)別，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、不解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

2.電子檔案的優(yōu)越性：（1）電子檔案減輕了醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)備份或傳輸給檔案管理部門(mén)，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便用戶(hù)查找利用。這就為醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員檔案免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的繁瑣工作中解脫出來(lái)。（2）電子檔案的管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員的紙質(zhì)檔案的文書(shū)立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用電腦網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用電腦按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積，省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。（3）電子檔案更利于文檔的保密。醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，盡管查閱者只需利用檔案中的一小部分，但查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且不利于保密。我們利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩綄?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。

二、要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

1.應(yīng)保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

電子檔案的原始性不易判斷，很容易被復(fù)制和修改，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡，檔案的真實(shí)性難以保證，有時(shí)真假難辨。電子檔案內(nèi)容編輯時(shí)容易造成丟失。我們可以利用計(jì)算機(jī)的功能對(duì)電子檔案加以保護(hù)，及時(shí)做好備份，確保今后利用準(zhǔn)確。

2.應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。無(wú)關(guān)人員無(wú)權(quán)限登陸系統(tǒng)，使用應(yīng)根據(jù)人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄；其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。應(yīng)避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制；第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.應(yīng)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員檔案管理隊(duì)伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批懂電子技術(shù)、懂檔案管理的醫(yī)療機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)檔案隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員檔案管理技能的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理、適應(yīng)信息時(shí)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射工作人員電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

三、電子檔案的不足

1.電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞。電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸、查閱等過(guò)程中容易被計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊，導(dǎo)致電子檔案信息的泄露和破壞。

2.電子檔案對(duì)檔案管理人員要求比較高。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射檔案管理人員不僅要具有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，還要具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，更要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射單位的電子檔案對(duì)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。

3.電子檔案的原始性不易判斷確認(rèn)，在計(jì)算機(jī)上文件很容易被復(fù)制和修改，檔案的真實(shí)性容易失真，有時(shí)真假難辨。同時(shí)，電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障，編輯時(shí)容易造成丟失。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理工作就是要推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及醫(yī)療機(jī)構(gòu)電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源。

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