淺析基層辦公室檔案工作中存在問題及建議

目前，街道的檔案管理工作是依托于黨工委辦公室展開的，街道檔案管理站掛在黨工委辦公室，由黨工委辦公室主任兼任檔案管理站站長，檔案管理網絡由黨工委辦檔案員和街道各部門兼職檔案員組成，檔案管理站肩負著承上啟下的重要任務，既要根據上級業務部門的標準和要求，按時、按質完成本單位的檔案管理任務，又承擔著對機關各部門、街道所屬社區、企業、單位檔案管理工作的指導、監督任務。因此，檔案工作是整個街道工作的重要一環，更是黨工委辦公室工作的重要組成部分。作為黨工委辦公室的檔案員，在辦公室工作中，除了做好日常工作外，每天都要對各種公文、請示、報告、會議記錄等信息材料進行收集、歸類、處理，從而形成了各種門類的檔案材料.這些檔案材料除了需要提供給領導決策參考及辦公室在工作運行中利用外，還需整理出有價值的檔案材料，進行歸檔保存。

一、采取有力措施，確保本單位檔案工作正常開展。

在黨工委辦公室從事檔案管理工作十五年來，筆者慢慢摸索和積累了一些工作經驗。

（一）要搞好文書檔案工作，更好地為全街道社會各項事業的發展提供服務，就應該切實抓好以下五個環節：

一是認真登記收文發文情況，對收到的上級來文附上《收文處理單》提供給領導批閱;

二是完善傳閱制度，對文件傳閱過程進行認真登記，避免在傳閱過程中文件的遺失;

三是根據文件內容的“輕重緩急”進行分類處理，并根據文件的重要程度進行分類保管;

四是采取年終歸檔與平時整理相結合的方式開展檔案歸檔工作，使文件材料得到及時歸檔，為查閱檔案資料提供方便;

五是建立完善的借閱制度，對檔案的借閱借出情況進行認真登記，保證檔案完整，避免在借閱過程中遺失檔案。

十余年間，筆者單位室藏檔案文件材料突破萬件，檔案材料的齊全完整，并且每年均以滿分的成績通過區檔案局的年檢，確保檔案材料整理規范標準。

（二）要提高街道檔案工作的整體水平，就要切實加強對機關各部門、社區、企業檔案管理工作的監督、指導。

1、將機關各部門檔案管理工作列入檔案目標責任制考核，建立起由各部門兼職檔案員組成的檔案管理網絡，對檔案管理工作實行動態管理，按照檔案標準和業務標準對各部門檔案進行整理，規定歸檔時限，定時進行督促、檢查，幫助其解決業務問題，確保檔案材料及時歸檔，無積壓。

2、加強對街道所轄39個社區檔案管理工作的監督、指導。街道每年都下發檔案立卷歸檔通知，對檔案材料的收集范圍、歸檔時限做出明確規定，充分發揮各協作片的作用，以片為單位進行檔案工作業務理論探討和實際檔案工作，并以片為單位進行檢查驗收。同時為適應新形勢的需要，深入開展省級規范化檔案室的創建工作，街道所轄的39個社區全部建立起了規范化檔案室和公開現行文件查閱點，并全部通過驗收，均達到省級標準。每年對39個社區進行復檢，以此督促各社區及時準確歸檔，杜絕檔案材料整理不及時，形成積壓。

3、積極指導機關各部門各類專業檔案的歸檔工作，每個部門設專職檔案員，采取培訓、指導相結合的方式，走進每個部門，調查了解檔案門類，保管等情況，分門別類地手把手指導檔案的收集、整理工作，徹底解決了檔案整理不規范以及常年積壓的問題，使查閱利用更加方便快捷。

二、嚴格履行辦公室檔案工作人員崗位職責，保守在檔案收集、整理過程中知悉的秘密，確保檔案質量和安全

1、 認真學習、貫徹執行《檔案法》，做到依法治檔。要忠于職守，鉆研業務，兢兢業業地做好檔案工作。

2、檔案工作人員必須嚴格按照黨的政策辦事，秉公處理，不徇私情。要嚴守黨的保密制度，嚴防內容泄露、材料散失等情況發生。

3、認真做好各類檔案材料的收集、鑒別、整理、保管，堅持平時立卷工作。

4、堅持原則，抓好各部門的歸檔工作，接收歸檔案卷時，要逐件檢查，嚴格堅持標準，把好歸檔案卷質量關。

5、搞好檔案的開發利用工作，認真作好記錄，積極主動地完成領導交辦的任務，熱情為各部門服務。

6、檔案人員在接待時，要認真負責，態度熱情，優質服務。

7、對各類檔案實行一年二次的定期檢查、統計，如期完成上級布置的任務，增強檔案意識，提高業務水平，保質保量地做好檔案資料的收集工作。

8、做好檔案的安全保衛工作，發現材料缺少，及時向領導報告并迅速追查。

9、對庫房的管理，做到無霉變、無破損、無蟲蛀等，保證庫房清潔衛生。

10、檔案工作人員要熱愛本職工作，提高管理水平，使檔案管理工作更快地做到標準化、系統化、規范化。

三、發揮辦檔案人員公室秘書作用

辦公室檔案工作人員除了要做好檔案工作外，還要充分發揮辦公室秘書綜合服務和參謀助手作用，在日常工作中，要正確處理好檔案工作與辦公室秘書工作的關系，協調做好兩方面的工作。因此，作為街道黨工委辦的工作人員在做好檔案工作的同時，協助做好秘書和服務工作，嚴格遵循“辦公室無小事”的原則，一絲不茍地做好每一項工作，確保工作及時、嚴謹。

1、認真細致地做好日常文件接收及傳遞工作。通過金宏網辦公網絡和其他途徑，接收上級或者下級紙質及電子文件并對其進行登記、辦理、傳遞和存檔;

2、以服務大局為宗旨，積極做好溝通和協調工作。協調各業務部門，及時做好會議及工作的傳達，確保責任到位。溝通和協調是辦公室一項非常重要的職責。協調、溝通工作的質量好壞直接關系到機關工作的正常運轉，也關系到機關的形象。在協調過程中，既要大膽果斷處理問題，又要注意不越權，重大問題及時請示匯報，做到到位而不越位，幫忙而不添亂。要講究工作方法，增進辦公室與各部門的團結和合作;

3、積極穩妥地做好領導交辦的其他工作。實踐使筆者深深地體會到，辦公室工作人員的言行舉止，不僅代表個人的形象，代表辦公室的形象，同時還代表著整個街道的形象。在新形勢下，要把辦公室的服務工作提高到一個新的水平，就必須全面提高辦公室工作人員的自身素質。

四、對今后街道檔案管理工作的建議

在經濟、社會不斷發展的今天，檔案工作的重要性也日漸凸顯，也必將越來越受到重視，檔案整體水平還有待于進一步提高，因此筆者認為，只有創新檔案管理工作思路，優化檔案管理人員隊伍，建立起一整套完善的檔案管理體制，才能使檔案真正為建設社會主義新農村服務。

（一）解決街道黨工委辦檔案工作人員的崗位及編制問題。

通過檔案部門、機構編制委員會及人事部門聯動，在街道設立專門的檔案管理機構，設置2-3名檔案人員編制，徹底解決街道檔案工作人員流動性大，力量薄弱問題，提高檔案工作人員積極性，強化街道檔案管理力量，為整個街道的檔案管理工作提供人員力量的保證。

（二）解決辦公場所及檔案庫房問題。

1、建議街道建立政務服務大廳，將檔案站及現行文件信息服務中心納入政務大廳，解決因辦公場所限制所造成的部分檔案材料及現行文件不能公開查閱問題;

2、建立規模較大的檔案庫房，配備安裝密集架，以滿足檔案材料逐年增加對庫房面積的要求;

3、建立專門的榮譽陳列室，將街道所獲榮譽統一陳列展示。

總之，作為街道黨工委辦公室的工作人員，肩負著檔案工作和秘書工作的雙重任務，在實際工作中，必須加強個人素質的提高，加強業務學習，正確處理好兩項工作之間的關系，協調做好本職工作，提高街道檔案管理水平，為建設社會主義新農村服好務。

作者簡介：辛曉丹， 1979年10月21日，女，民族：漢，籍貫：山東省青島市，職務/職稱：館員，學歷：本科，單位：山東省青島市嶗山區沙子口街道辦事處