數字時代交通運輸人事檔案管理對策

李宣良

摘 要：數字時代人們需要發覺生活中各種各樣的數據信息，傳統的人事檔案管理主要以人工收集為主。科技水平逐年提高，數據量的增加，人工收集方式已不適用。計算機的興起，為檔案數字化管理提供了基礎。目前，各單位檔案管理存在非常嚴重問題，急需重新建立數字管理平臺，解決目前所存在的問題。數字化平臺建立將會面臨諸多問題，文中對數字化時代交通運輸人事檔案管理提出了一些新的辦法，這些辦法已在單位開始試點實施，在各位員工的積極配合下已取得良好的反映。

關鍵詞：數字時代；數據信息；檔案管理

1 檔案管理必要性

（1）工作人員人事管理。工作人員人事檔案是在今后工作中考察、培養、升職的重要依據，也是在團隊建設，黨政管理方面具有很大意義。[1]平時工作表現，業績都需要進行記錄，若選用手工方式，實際中不可取。進行工作人員數字化平臺建設勢在必行。數字化可以將員工信息及時錄入計算機管理系統，通過設置數據分析軟件，就可以自動將員工業績等信息進行整理。在年終考核時可以快速設置評選條件，系統就會推薦出符合要求的人員。（2）人事管理效率有效增加。人工收集檔案，在大型運輸企業需非常多的收集人員，一方面費時費力，另一方面出錯率比較高，同時也存在信息更新不及時等情況。采用數字化管理平臺后，一個工作人員可管理公司的一個部門，這樣不僅節省人力物力，還降低了信息錯誤率，各種人員的變動信息也可以得到及時更新。這樣實現了企業人事檔案管理數字化。[2]

2 單位人事管理現狀

（1）人事管理缺乏。單位對人事管理的力度不足，使得運輸部門檔案管理工作無法及時開展，導致了許多管理比較混亂的現象。①人事管理領導在思想上重視人事工作，但實際中執行力不足，造成許多人對此事不重視；②員工個人對自己的信息匯報時存在不完善、虛假等情況，造成人事管理混亂現象，極大地阻礙了工作的開展；③單位工作人員的快速增加，個人信息不能及時得到完善。人事管理工作人員的壓力逐漸增減，資金投入不合理等因素，使得部分人事檔案存在丟失、損壞。（2）檔案存在造假。實際工作中，許多工作人員檔案存在一些個人信息造假等情況。人事檔案是單位考察個人的基礎依據，若造假這種行為不及時加以制止，這將會影響到整個企業的發展和企業信譽。在法律上，雖有各種法律法規對這種行為有約束，但實際中是沒有辦法杜絕的。目前，人事答案主要內容包括年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷等方面。有許多員工的信息大部分是無法查證的。這些亂象極大的阻礙了工作的開展。（3）管理模式單調。現在，人事檔案管理工作雖開始使用數字化技術，但還無法建立完整的管理體系，但卻沒能建設統一的人事管理系統。大多數部門存在管理方式單調，檔案管理比較分散，沒有明確的負責人，責任無法落實，工作無法進行。數字管理辦法，這將極大地增加各部門之間的信息及時互通，部門之間合作辦公也很方便，這樣認識管理工作效率會得到很大提高，使得管理方式方便。

3 改進對策

（1）健全單位管理制度。按數字化的要求整改工作人員信息制度、鑒別、歸檔、轉遞、保密等制度。檔案工作人員使用數字化管理方式可快捷的甄別個人信息，確保個人信息真實性。企業單位健全各種官方信息查詢制度，實行不定期抽查。若經查出信息造假等情況，將嚴肅處理。（2）加強檔案工作人員紀律意識。企業組織人事管理部門負責人不定期參加人事管理方面知識學習，強化人事工作人員管理意識，進行管理工作中，必須依據公司和國家法律法規的規定，根據實際情況及時調整管理辦法，人事部門人員要研究適合企業人事管理辦法，建立完善的管理體系。尤其在工作中應明確每位工作人員的責任，專人負責，把各項工作得以落實，及時做到各個部門信息互通，及時改進。（3）加強檔案管理人才培養。在單位建設嚴格、規范的檔案收集網絡，擴大信息收集范圍。運輸人事組織部門應主動向人事檔案材料形成科室、工作人員本人和其他相關人員收集信息材料，嚴格按照法律法規整理收集材料，督促企業各部門定時報備人員檔案材料，公司領導及時掌握本單位工作人員人事檔案信息情況；完善單位內部檔案材料提交制度，深度挖掘人事管理方面的辦法，相關工作人員必須明確自己任務。按時完成各種資料的整理工作，在規定時間內，將材料移交給相關人事管理人員；建全不定期檢查制度，及時督促人事工作人員檢查，避免個人信息材料遺漏、丟失。

4 規范工作流程[3]

（1）嚴格管理。運輸部門應完善人事檔案由專門負責領導不定期查閱制度，規定可以查的領導級別，必須要有完善的審批手續。（2）規范操作流程。查檔人員首先要在負責領導處提出申請，由企業分管領導對查檔事由、是否需要查檔原因加以核實。人事部門對查檔申請原因進行審查，確保符合公司和國家規定。（3）態度嚴謹。各種人事檔案的移交必須要嚴格審查，避免造成檔案材料缺失。如發現檔案信息虛假、缺失等不符合收錄要求等方面問題，需及時向上級管理領導單位反饋，根據具體情況將檔案退回或要求補充信息。符合各種相關規定后，再由管理人員放入數據庫。（4）及時反饋。根據單位規定時間，必須在規定時間內對提交信息進行處理，若工作人員不能及時處理，領導應對負責人員作出相應處罰。重要文件必須保證遞交路徑安全、可靠。特殊信息嚴謹郵寄或替交。（5）手續齊全。單位人事檔案必須經過各個部門分管領導審批同意，才允許人事檔案信息變動，變動過程必須要有變動證據，步驟詳進記錄，并保存好變動回執單；人事接收檔案時，嚴格審核后，應在檔案轉遞單的回執上簽名蓋章，立即遞交給相關單位。接收的檔案，在專門工作人員審查后，分管領導批準檔案轉入數據庫保存。

5 結語

信息時代的推動下，規范人事檔案管理工作改革勢在必行，各行各業都將面臨各種各樣的管理難題。這對人事管理工作人員的工作提出了更高的要求。在新時代工作中，交通運輸大力發展，給人事檔案管理工作也帶來了很多問題。一名好的人事領導，應更加重視單位的人事檔案管理制度的完善工作，完善檔案管理制度，增強檔案管理人員辦事能力和自身素質，實現單位人事檔案數字化管理，并對該方法加以推廣。為了提高自身專業素養，樹立正確的價值觀，充分發揮個人潛能，提高工作服務水平。

參考文獻：

[1]李繼玉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].農家參謀，2018（23）：254.

[2]洪斌.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑河學刊，2018（06）：177-178.

[3]莫韶琳.淺談如何規范管理醫院人事檔案[J].科技風，2015（13）：247.