基于檔案信息數字化的檔案工作探析

馬 艷

（漯河醫學高等專科學校，河南 漯河 462002）

引言

檔案是非常重要的信息資源，為不同單位所普遍關注和重視。隨著信息技術發展與進步，檔案信息數字化逐漸成為一種趨勢，它在提高檔案工作水平的同時，也對檔案工作提出更高要求。但目前檔案信息化和檔案工作仍然存在不足，今后需采取改進和完善對策，從而更好順應檔案信息數字化趨勢，促進檔案工作水平提高，為人們提供更為優質的服務。

一、檔案信息數字化的概念與特征

隨著計算機技術和信息技術在檔案工作的應用，檔案信息數字化逐漸成為一種趨勢，它具有自身顯著特征，對檔案工作有效開展產生積極作用。

1.概念。檔案信息數字化是隨著信息技術發展和在檔案工作的應用而出現的，它指的是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質文件、聲像資料，系統組成有序結構的檔案信息庫。并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設路徑是將紙質檔案掃描并存儲于檔案信息數據庫，實現檔案信息資料傳輸的網絡化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。

2.特征。檔案信息數字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點和優勢。不僅節約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還大大方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實現信息資源共享，提高檔案信息傳輸的安全性與可靠性。同時還能強化檔案信息的實時性與動態性，方便對信息資源的整理與加工，讓讀者更為便捷的獲取所需要的信息資料。因而在檔案工作中越來越受到人們重視，其應用也變得更為廣泛。

二、檔案信息數字化視野下審視檔案工作的不足

檔案信息數字化對各項工作開展具有積極作用，有利于提高檔案工作水平和服務質量。但由于受到制度、人員等因素制約，目前檔案工作仍然存在不足，影響檔案信息化建設，存在的問題主要體現在以下方面。

1.數字檔案信息資源不足。由于受到技術、人員等因素制約，數字檔案信息資源存在不足，網上檔案信息內容缺乏，網站提供的信息資源較少，難以滿足用戶需要。一些網站即使為用戶提供檔案信息資源，但只給出目錄，讀者無法獲取所需要的信息資源，影響檔案信息資源充分利用，制約其價值充分發揮，這是今后需改進和完善的內容。

2.檔案信息真實性難以保證。一些工作人員責任心不強，在對檔案信息資源數字化處理過程中，由于電子信息資源具有可讀寫行的特征，人為對信息資源做了修改，并且修改后沒有做出任何記錄。導致信息化處理后的檔案信息與原始資料不符合，失去真實性，難以有效發揮指導和參考作用。

3.檔案信息安全性問題突出。信息化之后的檔案資料安全問題尤為突出，互聯網會面臨來自各方的攻擊，黑客、網絡病毒等都會侵入電腦程序，攔截重要的數據資料，或者遭到病毒攻擊，導致檔案信息資料丟失，影響檔案信息資料的真實性與有效性。為確保檔案信息安全，采用殺毒軟件或其他防病毒攻擊措施是十分必要的。

4.對工作人員素質要求較高。檔案信息數字化對工作人員素質提出更高要求，他們不僅要具備檔案管理基礎知識，掌握編號、存檔、查詢等工作流程。同時還要掌握計算機技術和信息技術使用方法，能對檔案進行數字化處理，做好資料編號及存儲工作，能建立數據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。同時還要明確檔案工作流程，嚴格遵循規范要求開展檔案管理的各項工作，提高檔案工作服務質量。

三、基于檔案信息數字化的檔案工作策略

為應對檔案信息數字化趨勢，提高工作水平，根據存在的不足，筆者認為今后應采取以下改進和完善對策。

1.重視檔案信息資源數字化建設工作。相關單位和工作人員要提高思想認識，順應檔案信息數字化趨勢，在技術、資金、人員等方面加大支持力度，建立相應的網站，錄入檔案信息資料，方便人們獲取相關信息。在建立網站的同時，還要重視網站維護與管理，構建檢索目錄，方便讀者查詢和獲取信息資源，促進信息資源開發，推動信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程，提高服務質量和服務水平，滿足用戶對檔案信息資源的獲取和需要。

2.完善基礎設施，確保檔案信息真實。基礎設施建設不僅影響檔案信息數字化進程，還對提高服務質量和服務水平產生重要影響，因而要高度重視該項工作，不斷完善各項基礎設施建設。檔案管理部門要借鑒已有的網絡建設成果，建立電子檔案接收應用系統，為檔案信息的歸檔、接收、保管和利用創造條件。完善檔案檢索目錄、檔案信息數據庫建設，推動檔案信息數字化建設順利進行。工作人員要提高自己的責任心，嚴格按規定辦事，不得隨意修改檔案信息資源，嚴格按照規范流程做好檔案管理的每項工作，確保檔案信息真實有效，提高服務質量。

3.采用技術對策，保障檔案信息安全。采取有效的技術對策，提高檔案管理水平，加強安全防范工作，確保檔案信息安全。為保障數據庫和網站安全，要重視安全管理技術應用，包括防火墻技術、訪問加密技術、身份認證技術等。通過這些技術的應用，能有效防止黑客攻擊和非法訪問，避免檔案信息資源丟失，保障檔案信息安全。做好檔案信息備份工作，避免信息資料丟失而影響服務質量，進一步提高檔案管理水平。

4.注重管理培訓，提高工作人員素質。要注重引進基礎知識扎實，經驗豐富，責任心強的工作人員，既懂管理又懂技術，能熟練進行計算機操作，滿足檔案信息數字化管理需要，提高管理工作效率。重視工作人員的培訓，采用現場授課、講座、撰寫心得體會等方式，做好工作人員培訓工作，促進他們業務技能和綜合素質提高，能更好順應檔案工作需要，提高工作技能。工作人員也要加強自身學習，遵循規章制度和檔案工作流程，能熟練操作計算機技術，做好檔案的日常維護工作，確保檔案信息安全，更好滿足用戶獲取信息資源的需要。

5.完善規章制度，實現制度化規范化。結合檔案信息數字化趨勢和管理工作需要，建立健全完善的管理規章制度，有效規范各項工作。制定檔案信息數字化管理標準，堅持規范和統一原則，按照統一的規范標準對檔案信息進行歸檔，使數字檔案的保管、傳遞、利用都實現規范化和流程化，更好滿足檔案信息數字化需要。另外還要結合新形勢和新情況，不斷修訂和完善檔案管理規章制度，更好適應具體工作需要，推動各項工作制度化和規范化。

四、結束語

檔案信息數字化是檔案工作的一種趨勢，對檔案管理和各項工作開展提出更高要求。在這樣的背景下，要認識檔案工作存在的不足，順應檔案信息數字化趨勢，完善基礎設施和管理制度，采取技術對策，提高工作人員素質。從而更好開展檔案工作，促進工作水平提升，為人們提供更為優質的服務。

[1]李福鳳.檔案信息數字化的問題和對策[J].辦公室業務,2013(3),143-144

[2]韓麗華.檔案信息數字化與檔案工作[J].城建檔案,2012(6),37-38

[3]趙美婉.淺談檔案信息數字化建設與檔案提供利用[J].山東檔案,2007(2),19-21

[4]盛楊華.淺談新形勢下的檔案創新管理與信息安全[J].辦公室業務,2015(3),60

[5]張榮華.探討檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J].黑龍江史志,2015(3),129