管理信息系統(tǒng)對秘書工作影響探究

馬愛芝 王學光 閆晗

管理信息系統(tǒng)是當代管理系統(tǒng)中的一個重要組成部分，是專門為管理者提供所需信息的系統(tǒng)。此系統(tǒng)專門進行資料處理、存儲和調(diào)用，從環(huán)境和系統(tǒng)內(nèi)部獲得數(shù)據(jù)進行遴選和組織，并組成信息提供給管理者，以便各級管理人員借助信息開展有效的管理活動，繼而提高組織的運轉效能。

1 管理信息系統(tǒng)發(fā)展的特點

在計算機技術出現(xiàn)和普及前，管理信息系統(tǒng)主要是手工操作系統(tǒng)和機械處理系統(tǒng)兩種形式。相對于智能化、集成化的計算機輔助管理信息系統(tǒng)而言，手工操作信息管理系統(tǒng)收集范圍十分有限。

1.1 收集范圍不斷擴大

管理信息系統(tǒng)中計算機成為處理數(shù)據(jù)的重要工具，使高效處理大量數(shù)據(jù)成為可能。計算機還可以將處理過的數(shù)據(jù)快速存儲到體積小但存量大的介質(zhì)——存儲器中，使大量分布在不同部門和不同管理活動中的數(shù)值、文字、圖像、聲音等數(shù)據(jù)信息匯聚在一起，管理者可以快速地獲取所需的信息，擴大了管理者的信息收集范圍。

1.2 對決策的服務作用

管理信息系統(tǒng)對決策服務的特點主要體現(xiàn)在兩個方面：一是在信息獲取上。管理信息系統(tǒng)通過對大量信息數(shù)據(jù)的廣泛收集，為決策者提供可參考的信息，服務決策。二是在信息處理上。管理信息系統(tǒng)可以對決策所需信息進行處理的同時，進行決策方案在未來實施狀況的模擬。通過精確的運算輔助決策者，在一定程度上突破自身局限性，對決策后果進行科學預測，正確決策。

1.3 對互聯(lián)網(wǎng)依賴加深

互聯(lián)網(wǎng)是管理信息系統(tǒng)獲取信息的工具，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)加快了信息的傳播，成為當代社會人們獲取信息的主要途徑之一，管理信息系統(tǒng)也可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速獲取信息。

2 管理信息系統(tǒng)對秘書工作的影響

管理信息系統(tǒng)的出現(xiàn)對各行各業(yè)都有影響。秘書也會參與調(diào)研工作、管理決策的輔助工作、管理信息的保密工作等。這些工作都與信息有關，所以管理信息系統(tǒng)勢必對秘書工作有著較大影響。

2.1 對調(diào)研工作的影響

由于管理信息系統(tǒng)是專門為管理者提供所需信息的系統(tǒng)，信息收集范圍不斷擴大的特點影響了信息工作，而調(diào)研工作作為信息工作的一種，管理信息系統(tǒng)的新特點對秘書調(diào)研工作也產(chǎn)生了影響。

2.2 對輔助決策的影響

秘書作為領導的輔助者，在涉及到管理決策時，必須具有強烈的角色意識，做好決策的參謀工作，秘書要關注決策者應關注的信息，自覺運用管理信息系統(tǒng)。

2.3 對保密工作的影響

管理信息系統(tǒng)依賴于計算機和網(wǎng)絡的特點使一些機密的存儲方式電子化，存儲地由檔案室轉為云端，這會使其自身安全受到影響。秘書保密工作的“戰(zhàn)場”由現(xiàn)實的辦公室與檔案室延展到了虛擬的互聯(lián)網(wǎng)，秘書應保護的機密不只是實體文件，還有計算機中的數(shù)字化文檔與數(shù)據(jù)庫。

3 管理信息系統(tǒng)服務秘書工作策略

管理信息系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng)，需要人來操控系統(tǒng)、利用系統(tǒng)，否則管理信息系統(tǒng)就失去了其存在的意義。秘書人員必須發(fā)揮自身主觀能動性，重視管理信息系統(tǒng)的作用、參與管理信息系統(tǒng)的構建，維護管理信息系統(tǒng)的安全，使運用管理信息系統(tǒng)的技能成為公文寫作、溝通協(xié)調(diào)的必備技能。

3.1 重視管理信息系統(tǒng)的作用

秘書只有認識到自身的工作效率與組織的生存與發(fā)展息息相關，才能自覺地重視管理信息系統(tǒng)的構建、利用與安全維護。秘書應敢于突破陳規(guī)，有敢于解決現(xiàn)代秘書辦公遇見的新問題，探討解決問題的新方法。在尋找解決問題新途徑的實踐中，形成運用此系統(tǒng)的大致思路，進而達到對此系統(tǒng)的重視。

3.2 參與管理信息系統(tǒng)的構建

秘書在構建管理信息系統(tǒng)時，必須立足實際建立與之匹配的系統(tǒng)。注重收集與所經(jīng)營產(chǎn)業(yè)相同的信息，注重保持信息系統(tǒng)的獨立性，使系統(tǒng)中收錄的數(shù)據(jù)具有客觀性和真實性。

3.3 維護管理信息系統(tǒng)的安全

管理信息系統(tǒng)已經(jīng)使秘書保密工作變得更為復雜，此系統(tǒng)因有信息的輸入與輸出功能，所以有些組織的機密會通過此系統(tǒng)而遭到外泄。秘書應履行自身的保密職責，維護管理信息系統(tǒng)的安全。

總之，經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生了新的特點，本文將管理信息系統(tǒng)與秘書工作連接起來，分析前者的發(fā)展狀況，探討前者對后者的影響以及后者對前者應采取的對策。這些影響為秘書工作帶來極大的便利，但也對秘書自身能力提出了挑戰(zhàn)。管理信息系統(tǒng)讓調(diào)研和輔助決策的工作更加高效，但也加大了保密工作的難度。在對策方面，秘書人員必須與時俱進，走到時代前沿，主動接觸管理信息系統(tǒng)，認識管理信息系統(tǒng)，重視它的功用、參與適合自身所服務組織的管理信息系統(tǒng)的構建，并維護管理信息系統(tǒng)的安全。

（作者單位：1河北建筑工程學院;2中國建設銀行股份有限公司邯鄲分行）