企業費用報銷中存在的問題及應對策略

李瓊

【摘要】費用與收入相對應，是指企業在日常活動中發生的所有耗費，會導致所有者權益減少的、與向所有者分配利潤無關的經濟利益的總流出。最主要的特點是會讓公司的營業利潤減少。通過制定規范有效的費用報銷審核流程，能夠規范公司財務報銷行為，嚴格控制費用支出，加強費用管理，提升企業的整體經濟利益。本文主要針對企業費用報銷中存在的問題展開討論并給出相關的解決方案。

【關鍵詞】費用;報銷;問題;對策

對一個企業而言，財務報銷工作是企業財務管理中一項十分重要的內容，直接影響著企業的利潤及未來發展。目前我國絕大部分企業都十分重視財務報銷工作，而費用報銷過程中涉及到的原始憑證等由于各種原因存在著不少問題，這會直接關系到費用審核的準確性。因此，這就要求企業對財務報銷引起重視，并不斷的研究改進費用報銷審核流程，改善報銷方法，提高工作效率以提高企業的經濟利潤。

一、企業財務報銷工作中存在的問題

（一）費用報銷憑證填制不規范

在進行報銷時對于報銷的單據有著嚴格的要求，如報銷單填制須字跡清晰、完整，不允許以任何方式進行涂改、變動，必須按照企業一定的要求進行逐項填寫，不可以漏填或不填。我國企業最常出現的問題就是報銷單填制不規范，填寫時較為隨意，憑證上的相關內容例如，金額、摘要、費用項目以及收款單位信息等表述較為模糊或直接不填，有的甚至出現了涂抹的痕跡。這些問題一定會影響到財務報賬的工作質量，會計信息的準確性也會大打折扣。

（二）憑證信息缺乏真實性

報銷的原始憑證不真實，這一點是我國很多企業在報銷中都會存在的問題。這跟企業的財務報銷管理缺失存在相當大的關系。有些企業的員工在報銷時，由自身利益出發，會在報銷憑證上虛填一些與實際支出不符的業務項日，偽造相關憑證，編造相關業務內容以獲取個人利益，這是企業報銷過程中普遍存在的問題，甚至有些員工會將個人的消費計入到財務報銷中去，并對憑證進行偽造，將這些支出列入辦公用品或差旅費等項目中。也會有一些員工利用私人關系在外虛開發票，利用這些票據給自己帶來額外收益，這會給企業帶來一定的經濟損失。這就要求企業必須嚴格要求報銷的憑證具備真實性，消費的時間地點都要確切可取，絕不可存在假冒，偽造的情況發生。

（三）報銷的憑證不合法

報銷的憑證不合法是指報銷所描述的事項與實際的業務相符，但報銷時所附的單據不符合法律規定。這主要體現在利用一些過期作廢的發票、假發票，收據等進行報銷，這是屬于嚴重的違法行為，不僅會給企業帶來嚴重的經濟損失，同時也會讓員工個人信譽受損甚至可能面臨牢獄之災，更會造成國家稅款流失。

（四）管理機制不夠健全

當前我國很多企業對財務報銷工作重視度并不高，認為它只是財務部門管理工作的一部分，忽視了它會對整個企業帶來的影響，從而非常片面的制定相關的財務部門管理規范及相關的報銷制度，并未將其列入到公司日常的監管工作中去。這就使得企業有一些員工有機會渾水摸魚，通過虛假的報銷憑證得到額外的收益。有些企業的財務部門管理人員只對報銷的單據進行表面的核對，并未真正仔細逐項核實，從而使得財務報銷工作真實性低，導致企業大量資金外流。

（五）企業財務部門業務水平低

目前我國企業財務部門工作人員的綜合能力參差不齊，有些企業的財務工作人員對日新月異的各項財會知識、財政稅收法規、票據相關法律規定等不了解或是理解不夠透徹，很多負責報銷的工作人員自身的專業知識，業務能力及職業道德修養等方面都存在著嚴重的缺陷，這會直接影響到費用報銷審核工作的質量，也將會直接影響到一個企業未來的發展。

二、企業財務報銷過程中出現問題的解決方法

（一）建立規范的費用報銷管理機制

作為一個企業.如果想要提高企業的財務報銷管理工作，首先就一定要完善相關財務報銷管理機制，建立一系列完善可實施的管理方案，這對于保障財務工作的有效進行，具有相當重要的意義。而想要建立起切實可行的財務報銷管理機制就一定要從各企業日常工作的實際情況出發，制定切實可行的費用報銷管理流程。我司本著合理、合法、合規、節約的原則，根據相關的企業會計制度及我司《章程》、 《全面預算管理辦法》、 《費用管理辦法》、 《資金管理細則》、《差旅費開支管理細則》、《行政費用報銷管理細則》、《應酬費開支管理細則》等規定，于2014年10月，制定了我司《費用報銷審核流程規范》，制定的《費用報銷審核流程規范》嚴格規定了費用報銷單的填報要求及注意事項。并明確規定了幾大重要費用的具體報銷要求，如差旅費、應酬費、會議費、培訓費等。同時，本著分級授權審批原則、例外管理審批原則、重要性審批原則、財務總監聯簽審批原則，規定了費用報銷支付審批流程，按預算內，預算外，投資等大額款項支付，預借備用金等類別，根據具體的事項適應不同的支付審批流程。之后，在公司辦公室協助下，在《費用報銷審核流程規范》的基礎上，根據各項政策變化，再次出臺了新的差旅費、業務招待費用開支管理細則，首次統一了集團及所屬企業差旅費、業務招待費開支標準、審批流程。從而很大程度上規范了各項費用報銷流程，節約了各項開支。同時，規范的費用報銷管理機制，也能夠防止公司內部的其他高層或者是部門對財務報銷工作產生不良影響，有效防止虛假偽造信息的出現。

（二）加強財務報銷審核工作

企業內部的財務報銷工作的效率問題與審核的工作有著非常大的關聯。因此，企業必須要加強財務報銷的相關審核工作，必須要走先審核后報銷的報銷流程，再正式準備報銷之前，要有相關的人員對報銷的原始發票數據以及相關憑證進行嚴格的審核，這就要求審核工作不能僅僅停留在表面。一定要檢查相關原始憑證的真實性，規范性以及合法性，在確定這些品種完全符合規范以后，才能夠給予報銷。《會計法》第十四條規定，會計機構、會計人員必須按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人報告。

（三）加強工作人員的培訓

在費用報銷過程當中，相關工作人員的業務水平于報銷工作的質量水平有著非常大的影響。因此，這就要求企業必須定期地組織相關培訓，讓相關工作人員及時學習吸收最新的財稅知識及票據法規，提高相關人員的業務水平、專業素養及管理能力，讓他們能夠對相關報銷程序有著更加清楚，明確的把控，也使得報銷工作的效率大大的得到提高。此外，對于其他員工的所有培訓也不能夠僅僅停留在表面，一定要深入地向員工明確的分析清楚事情利弊，讓員工明確虛造相關報銷憑證的后果有多嚴重，才能夠完全杜絕此類事件的發生。

（四）采用互聯網技術對報銷工作進行管理

使用互聯網技術可以解決報銷工作中存在的很多問題，通過網絡填寫報銷數據，可以在線獲得審批。企業可以在審批的權限上設置一系列的規定，讓普通的工作人員沒有辦法通過網絡審閱對相關報銷憑證做出更改。這就在很大程度上可以提高報銷以及審批過程中的數據真實性，可以杜絕一些私情下引起的欺上瞞下的報銷行為，同時也提高了整個報銷過程的效率以及處理的速度。互聯網技術的運用，也是企業的一次大改革，對于企業未來發展有著非常大的幫助，若審批的報銷數據中出現何種錯誤，都可以隨時調閱，隨時檢查，這也減少了相關人力，物力和時間的浪費，大大提高了工作的效率。

三、結束語

費用報銷管理工作于企業而言極為重要。建立健全財務報銷制度，規范費用報銷審核流程，加強對相關人員的培訓，改進費用報銷方式方法，一方面，它能夠有效解決在報銷過程中出現的一系列問題，加強依法治企工作力度，建立費用管控長效機制;另一方面，通過這些報銷的憑證數據可以對現階段企業的財務管理狀況進行一個大致的了解，讓企業能夠提升財務基礎工作管理水平，進一步防范經營風險，從而做出正確的經營決策，實現利潤最大化的目標。

（深業集團有限公司，廣東 深圳 518000）

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