淺析人事檔案的數字化建設與管理

李姍姍 于清寶

摘 ? ?要：目前，我國的綜合國力在不斷的發展，我國是信息技術發展的新時期，信息技術的深入發展引起了社會各個單元管理模式的變化，產生了海量的資源信息，人事檔案管理也隨之邁進了數字化時代。目前，人事檔案管理人員需要深刻研究的是：怎樣讓大數據技術更好的為檔案管理服務。本文立足于大數據時代背景，簡單分析了數字化人事檔案管理的優勢，著重探討了河北省人力資源和社會保障廳人事檔案管理的具體措施，以供人事檔案管理人員借鑒和參考。

關鍵詞：大數據;人事檔案管理;數字化;措施

引言

人事檔案資源在人才選擇方面發揮著重要作用。現階段網絡化、信息化技術的深入發展和普及，為人事檔案管理工作提供了良好條件。推進人事檔案管理信息化建設活動有效開展，能夠切實保證檔案資料的安全性、完整性，能夠實現檔案信息查詢和資源共享，提升人事檔案管理工作水平與效率。

一、人事檔案數字化建設與管理的必然性分析

構建人事檔案數字化建設與管理體系，是以移動交互技術、大數據分析技術為依托，以人事信息共享、人事活動常態化管理、人事信息變動更新為導向的，它是對一個單位內部人事架構的數字化管理活動。可以這樣說，人事檔案的數字化建設與管理是根據一個單位內部的人力資源分布狀況、人事管理結構、人事環境進行的，而移動交互技術、大數據分析技術是對人事信息電子資源、數字資源形成數據分析體系的集中化應用。各企事業單位在履行社會職能的過程中，其人事活動總是處于相對運動、變化中的，在這一過程中便會產生大量的信息內容，面對繁雜的信息內容我們需要足夠強大的信息處理技術對其進行選取、優化，進而對選取的內容進行分類、整理、歸檔。所以，人事檔案數字化建設與管理是基于現實的必然選擇。

二、加強數字化人事檔案管理的具體措施

1建設信息化數據庫

首先，通過專業的檔案管理人員實時編輯紙質檔案詳情，明確相關內容字段，逐步實現檔案材料的數字化建設。其次，在編輯人事檔案信息之前，建設信息化的檔案數據庫，利用云存儲、云計算、信息采集等先進的大數據技術實現信息的采集、導入、整合、分類等工作，真正確保編輯數據與紙質檔案的一致性，避免遺漏、錯誤等狀況。最后，建立訪問檔案材料的具體界面，主要表現為兩個方面：第一，前臺操作系統，實行信息資料的整理與檢索，具備快速簡單的特點，提升了查詢、檢索的整體效率。第二，后臺操作系統，專業人員修改并完善人事檔案資料，確保存儲收錄信息的科學性、完整性。綜上，通過大數據技術建設信息化數據庫，為數字化人事檔案管理提供了硬件基礎，在人事檔案管理中占據重要地位。要想有效的進行數字化人事檔案管理，建設數據庫是不可或缺的環節，其在存儲、載入信息的同時，也能避免數據丟失等問題的出現。同時，建立信息化數據庫，也為人事檔案管理人員提供便捷，幫助其提升整體運行效率。

2做好數字化過程中檔案保密工作

人事檔案數字化建設是對傳統紙質檔案管理工作的一次創新，工作中嚴格執行國家保密規定，重視檔案安全保密工作，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全保密防范工作體系;充分運用現代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。一是嚴控操作全程，檔案數字化場地與辦公室分開，配備單獨房間給檔案整理、掃描、圖像處理等用，在工作區域安裝高清無死角監控設備，嚴禁將碳素筆、手機、攝像及移動儲存設備等帶入工作場所。指定專職檔案管理人員全程參與并監督檔案整理掃描等工作，嚴防紙質檔案涂改、撤換，信息錄入錯誤，檔案信息泄露等情況的發生。做到交接清楚、登記準確，確保檔案在交接過程中不發生遺失等情況。二是簽訂保密協議，與數字化建設公司及參與人事檔案數字化建設項目的所有人員簽訂三方保密協議和承諾書，明確各自責任。三是嚴防數據泄露，檔案數字化項目現場所有數據接口全部封閉，不能搭建無線網絡，統一購買使用國產掃描儀及服務器等設備。撤場的存儲設備全部進行消磁處理，并經農發行確認后方可撤場。建立檔案安全應急處置協調機制和檔案安全應急管理機制，制定應急預案，有效應對突發事件發生。四是加強數字檔案的安全管理，建立數據備份和恢復機制，定期備份數據庫數據，將備份介質存放在檔案庫保險柜內。加強網絡的安全管理，通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問的措施加強訪問控制，加強數據庫管理與維護，確保人事檔案安全。

3加大軟件和技術開發力度

提升人事檔案管理信息化建設工作的整體實施水平，需要注重相關管理技術，持續加大人事檔案管理信息化軟件和相關技術的研發投資，給科研工作的有效開展提供良好支撐。信息操作平臺是開展人事檔案管理信息化建設工作的載體，因而要注重對其進行研究，對人事檔案管理信息化建設過程中的各項操作軟件加以更新和優化，使其適應不斷提升的檔案管理需求。科學構建人事檔案數據管理系統，明確系統多方面的實際應用功能，包含查詢、格式管理、交換、信息維護以及代碼功能等。開展信息化管理人事檔案的過程中，數據系統中存在著大量的人事工作數據，要不斷優化和升級信息數據庫系統，全面提升數據庫系統的實際服務質量和使用效率，同時要開展定期維護工作，科學應用安全技術，做好病毒查殺，使得該項系統具有良好的安全性、統一性。

結語

利用計算機技術對人事檔案進行數字化建設與管理，一方面可以提高檔案管理的準確度與效率，另一方面也是對無紙化辦公這一環保理念的踐行。總之，對人事檔案進行數字化建設與管理是時代發展的必然。

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河北省人力資源和社會保障廳課題編號JRS-2019-3012。