淺談高校照片檔案的收集與數字化管理

摘 要 高校照片檔案是綜合檔案資料中重要的組成部分，它有著自身特有的有點，照片檔案的收集，可以再現一定時期的活動或事件，讓人可以回顧學校某一時期的發展與變化。隨著時代的發展，照片的展現形式不再是傳統的紙質，還會有智能終端、數碼產品等設備展示的電子照片、數碼照片。從而，使得照片檔案的管理也更智能化、信息化。因此，做好照片檔案的收集和數字化管理具有非常重要的意義。

關鍵詞 照片檔案;收集;數字化;管理

社會在不斷前進，時代在不斷進步，經濟在不斷發展。檔案工作也在不斷的發展進步，在社會發展中也越來越占有重要的地位，尤其是照片檔案包括紙質照片和數字照片檔案，都屬于檔案中的一分子，它們展現得比其他類型的檔案更直觀，照片檔案為高校信息化和多元化檔案工作的開展奠定了扎實的基礎。因此，我們要重視照片檔案的收集整理和數字化的管理。

1照片檔案的收集與數字化管理存在的問題

1.1 照片檔案的收集中存在的問題

（1）缺乏照片檔案收集管理制度

隨著時代的進步，照片檔案呈現形式多樣化。在全國，高校檔案數字化工作也相對滯后，優先收集的、重視的往往是文書檔案，對于照片檔案收集工作相對滯后。加上沒有足夠有經驗的照片檔案管理人員來管理，負責收集照片檔案人員重視程度不夠，管理者對照片檔案的重要性認識不夠。所以，很多高校檔案管理部門一直沒有一個健全的照片檔案收集規章制度。

（2）照片檔案收集比較分散

由于高校各部門每年都會有人事變動，更換兼職檔案員時，交接有關照片檔案工作不像其他常規工作認真仔細。另外，每個人收集部門照片檔案的方式不一樣，有的用數碼相機，有的用手機收集。沒有及時歸入電腦中，導致很多照片分布在各個終端設備中，在年終歸檔時會容易忽略某一個終端中的照片檔案。有的時候，一張照片牽涉到多個部門，大家相互以為他人已經保存或歸檔，從而遺漏了一些重要合影照片歸檔。

（3）收集標準不統一、拍攝技術不同

在照片檔案的收集過程中，應該盡量確保照片資料能夠體現對應人物、事件或時間、地點，才能在今后的利用中體現它的實用性和有效性，為利用工作和創建完善的檔案資料提供良好的條件。但是，在現實情況中，每位兼職檔案員收集時由于使用的設備不相同，拍攝的技術不同，導致最后收集的照片大小不一，清晰度也各有不同，進入檔案庫后參差不齊，完全喪失了照片檔案體系環境的構建，也失去了收集的意義[1]。

1.2 照片檔案數字化管理存在的問題

（1）數字化管理占用存儲大

各高校檔案信息化的不斷推進，照片檔案數字化也是必然趨勢。歷史紙質照片的數字化要求比較高，一般都要進行高清處理，最后掃描出的電子檔案容量較大。另外，各個終端拍攝的照片格式不一樣、大小也不一樣，相機拍出的照片一般在幾十兆甚至幾百兆每張。但是，隨著手機終端的不斷出新，其拍出的照片也更清晰，導致照片大小也較大。因此，對檔案管理系統的存儲要求較高，需配備專門的存儲來存放數字化后的紙質照片以及電子照片。一定程度上占用了其他檔案的存儲量。

（2）缺乏有效的數字化歸檔規則

針對目前數字化的歸檔工作的規范化還有待完善，因為照片檔案數字化相對文書檔案等其他檔案數字化重視程度偏弱，很多規章制度并沒有成行，數字化管理系統內關于照片檔案的歸檔規則和字段還需在實際歸檔中不斷完善。人員的數字化知識面也對照片檔案數字化管理工作滯后帶來了一定影響[2]。

（3）兼職檔案員計算機水平有限

醫學類院校的兼職檔案員的專業知識大部分在醫學方面，計算機水平有些偏弱，特別不少檔案員年齡在四五十歲以上，他們對檔案系統的學習有些吃力，在培訓使用數字化系統管理歸檔照片檔案時沒有年輕檔案員接受能力強。導致在照片檔案數字化歸檔時進度較慢。

2照片檔案的收集與數字化管理的措施及對策

（1）檔案數字化越來越重要，不斷積累管理經驗，通過實踐不斷建立完善的照片檔案收集與管理制度，把照片檔案收集和歸檔工作納入各部門的日常工作中去，聯合人事部門，將檔案工作量與個人績效考核掛鉤。

（2）為了解決分散問題，要將紙質照片和電子照片實行統一的管理，利用信息化手段解決照片采集中出現的大小和尺寸不一的問題，出臺規定統一照片歸檔標準，提高歸檔照片的要求。在系統中建立照片檔案的預立卷和正式庫，歸入正式庫前先經過預立卷錄入并集中審核，修改不合規的照片，完全達標后再統一轉至正式庫存檔[3]。

（3）加強存儲等基礎設施的建設，為照片檔案數字化申請專項經費。照片檔案的數字化工作比較煩瑣和細致，需要消耗大量的精力去完善，也需要專業和先進的硬件設備和最新的管理平臺來管理，為照片檔案的收集和數字化管理提供有利的條件。但這些都必須要有充足的經費來保障。

（4）對現行檔案工作人員進行專業化培訓，使其照片檔案數字化管理能力得到進一步的提升，不斷拓展檔案員信息化管理知識，提高照片檔案歸檔意識，進以更好地開展高校照片檔案數字化管理工作。另外，加強照片檔案的收集和數字化管理，我們還要遵循一定的原則，有原則才有進步：

1）科學性原則。開展高校照片檔案數字化管理工作時，就要結合實際情況，遵循科學性原則來進行，若是不采取規范化、科學化的管理模式，則勢必會影響檔案信息的質量，降低其原有的利用價值。同時，也會產生很多資源浪費現象。必須科學化的展開照片檔案數字化管理工作，這樣可以有力提升檔案管理服務水平，才能保證照片檔案數字化管理工作質量，達到最佳的管理效果。

2）可行性原則。為了避免不良因素對照片檔案數字化管理工作帶來影響，相關高校就要在實際檔案管理過程中，遵循可行性原則，從全局角度出發去考慮問題，結合學校具體情況，合理進行資金投入[4]。

3）安全性原則。隨著網絡環境開放性和延展性的日益增強，各種網絡攻擊也會給高校照片檔案數字化管理系統帶來一定的威脅，因此，在開展數字化檔案管理工作時，相關工作人員一定要秉乘安全性原則，對高校照片檔案信息進行全面的保護。加強對電子檔案系統的防護，安裝相應的殺毒軟件、防入侵軟件等，進以最大化控制網絡攻擊行為，保證照片檔案的安全性和可靠性。還要加強數字化管理手段，引入數據加密技術、可信計算機技術等，并設置系統訪問權限，明確系統密碼，這樣才能避免各類不良因素的入侵，真正的保護檔案信息的安全。

4）以人為本原則。高校照片檔案收集和數字化管理工作開展的最終目的，是為了更好地滿足用戶需求，為其提供優質的檔案服務。因此，在照片檔案管理數字化建設過程中，必須始終堅持以人為本的原則，即將用戶需求作為照片數字化管理的首要目標，既要加強照片檔案管理基礎設施建設，又要引入先進的數字化管理系統和管理技術，提高相關工作人員的綜合素質和業務能力，使其可以秉乘良好的主動性和創造性，為高校照片檔案數字化建設和發展提供服務，這樣才能保證照片檔案的利用價值，滿足廣大用戶需求[5]。

3結束語

照片檔案管理越來越重要，在高校的發展中的地位也越來越高，這就要求我們不斷加強照片檔案的收集和數字化管理意識，針對性出臺相應的政策和規定，提高檔案管理人員的業務水平。以身作則，不斷創新，逐步完善管理機制，投入一定的精力和資源來加強照片檔案的建設。遵循一定原則，保障照片檔案數字化管理安全、創新、有效，在高校發展道路上添磚加瓦。

參考文獻

[1] 夏玉梅.淺談照片檔案的收集與整理[J].魅力中國，2017，（15）：299.

[2] 何彥波.淺談照片檔案的收集與整理[J].中國科技投資，2018，（15）：47.

[3] 顏禮君.淺談照片檔案管理中存在的問題及對策[J].卷宗，2019，9（10）：107.

[4] 章銀龍.淺析我國事業單位信息化檔案管理建設[J]社會經濟，2017，（2）：36-37.

[5] 吳秀靈.新時期機關事業單位檔案信息化建設探析[J]山西檔案，2017，（6）：11-12.

作者簡介

謝亮（1988-），男;畢業院校：南京大學，專業：軟件工程，學歷：研究生，助理館員，現就職單位：南京醫科大學。