如何加強企業檔案管理信息化建設之我見

王丹

摘 要：本文在分析當前企業檔案信息化建設現狀和問題的基礎上，指出企業檔案信息化建設的重點內容，提出企業人事檔案信息化建設的策略。

關鍵詞：檔案管理;信息化;基本內容;實現途徑

檔案管理信息化已經成為很多企業檔案管理工作必須面對的新課題，檔案管理信息化， 就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中， 以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。隨著企業計算機運用、辦公自動化的日益普及和電子文件的大量涌現， 檔案管理信息化已經成為很多企業檔案管理工作必須面對的新課題， 也是必須解決的一個現實問題。

1 企業檔案管理信息化的基本內容

企業檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用， 信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此企業檔案管理信息化的基本內容可以概括為以下幾個方面：

1.1 實現檔案信息的數字化

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎， 其它一切環節都建立在此基礎之上。 傳統介質檔案的檔案管理由以

往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設。即一方面要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用，另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

1.2 實現檔案信息利用的網絡化

檔案服務利用由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主。檔案管理信息化要達到這樣目的，借閱者通過網絡提交借閱申請，檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯系，這對于部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由于使用的方便這必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

1.3 實現檢索的自動化

傳統檔案管理雖然編制了不少檢索工具，但是當檔案的數量較大時， 使用時效率仍然是不高的。計算機檢索速度快、效率高、可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。另外這種自動化檢索還可以通過網絡實現。

1.4 實現檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化

這實際是將前三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環緊扣一環，成為一個連續的整體，以便獲得更高的效率。實現這個一體化的基礎是建立一個統一的計算機系統，包括硬件和軟件。

2 企業檔案管理信息化必須解決的幾個問題

企業檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。隨著計算機技術的飛速發展以及辦公自動化進一步擴展和深化，信息化已滲透到了日常工作的許多領域，檔案管理工作也迎來了極好的發展機遇。面對新形勢下檔案管理工作中出現的新情況、新問題，檔案部門應該重視信息化建設工作，進一步推動檔案管理上水平、上臺階，從而進一步發揮檔案的作用。

2.1 企業領導的高度重視和大力推動

之所以把領導的作用放在第一條是基于這樣的認識：企業的領導是檔案信息化管理的真正推動者。 企業領導者的檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。 為促進企業檔案信息化建設，作為企業的領導者，首先應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。其次， 各級領導，尤其主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，真正使這項工作成為“一把手工作” 。

2.2 檔案管理人員的培訓教育

檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。作為應用性很強的檔案工作，為了培養檔案管理人才， 我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段—檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質， 而且具有較強的開拓創新意識。這是提高檔案管理信息化工作水平的一項重要措施。

2.3 基礎設施建設

加大檔案信息化管理的投入。信息化是檔案管理發展的重要方向， 檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行。基礎設施建設，軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件， 是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。

2.4 采用、制定新的標準、規范及規章制度

標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面企業檔案管理要采用適應信息化的新規章、新標準，比如國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》。另一方面企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用，包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索各類檔案，以及庫房的管理等。企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究，重新審查、清理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應形式發展的需要。

2.5 確保傳統的管理方式向新的管理方式的順利轉變

傳統方式向新的方式的轉變不是一蹴而就的，必然會存在一個過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉， 不出現因為過渡影響檔案的保存和利用。較為妥當的方法是在過渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。這樣做無疑會增加工作量，但為了保證過渡的順利進行還是必要的。

2.6 安全問題

檔案信息化管理還必須解決安全問題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標。后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度， 防治不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導致機密信息的泄漏。

2.7 處理好檔案管理信息化與整個企業管理信息化的關系

企業檔案管理信息化作為企業管理信息化的一個組成部分，要根據企業發展戰略制定整體規劃，避免孤立地設計或實施某項管理， 防止形成信息孤島和重復投資。

總結

檔案管理是企業日常經營管理的基礎性工作，也是企業能夠順利開展各項工作的重要保障。本文首先對企業檔案管理現狀進行了分析，并對信息化檔案管理的特點進行了論述，在此基礎上對企業檔案管理信息化建設提出了一些自己的建議和看法。希望對我國企業的檔案管理信息化發展有所裨益。

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