城鄉居民社會養老保險檔案信息化管理存在問題及建議探究

摘 要 本文針對居民社會檔案信息化管理現狀進行分析，挖掘出在管理意識、法律法規、管理者素質等方面存在的問題，并提出針對性的解決措施，使檔案的作用和價值得到充分發揮，通過加大設備投入力度等方式，為人們提供更加完善的服務。

關鍵詞 城鄉居民;養老保險;檔案信息化

引言

在信息時代背景下，養老保險檔案逐漸由紙質版轉為電子化，使信息處理速度得當顯著提升，節約大量存儲空間，為后續的調查檢索提供極大便利。但是，在實際工作中，檔案信息化管理在意識、制度、層次等方面均存在不同程度的問題，需要采取積極有效的措施進行完善。

1 居民社保檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

在部分檔案管理部門中，管理人員對管理工作的重視程度不足，檔案信息化管理意識淡薄，使整體管理質量受到較大影響。在部分管理部門中，對檔案管理硬件設施的投入較少，各項設備配置不夠齊全，在管理機制上也存在諸多漏洞。部分鄉鎮沒有設立專門的檔案室，檔案丟失現象多發，由于管理人員缺乏安全意識，檔案存儲室較為潮濕，許多檔案已經發霉變質，且沒有完善的防火、防盜設施，存在較大的安全隱患。另外，管理人員自身的計算機技術素質較低，且對先進技術的應用存在抵觸情緒，為社保檔案管理自動化建設帶來較大阻礙。

1.2 法律法規不夠完善

現階段，在社保檔案信息化建設中，軟件尚未得到統一，尤其是在計算機軟件與機器配件中，存在不一致與質量差異問題，在開發語言方面也各不相同，究其原因，主要是由于該方面缺乏法規制度的規范，導致社保信息化管理的標準性受到影響，還使得社保檔案信息化建設道路受阻。另外，在檔案利用方面，部分城鄉社保檔案已經在管理局中投入使用，參保人員可通過網絡渠道進行查閱和提取，且業務檔案信息化只支持查閱，不支持原文檢索，各街道、社區等沒有構建相應的檔案管理系統，使技術的覆蓋面較窄，檔案價值難以得到充分發揮。

1.3 管理者自身素質較低

現階段，雖然各個社區街道已經逐漸建立專職、兼職檔案管理人員，但在專業性方面仍然較低，由于日常開展的專業培訓較少，缺乏交流經驗的機會，導致業務人員對檔案工作知之甚少，有些甚至連基本常識都掌握不清，另外，管理人員的工作責任心不強，認為只對各個街道的檔案進行收集和整理即可，加上自身計算機素質較低，不利于檔案信息化建設，也很難使檔案管理質量得到顯著提升[1]。

2 居民社保檔案信息化管理的對策

2.1 加大檔案信息化建設投入，強化管理意識

要想提高社保檔案信息化建設水平，則需要加大對人、財、物三個方面的投入力度，例如，積極引入計算機設備，為社保檔案信息存儲提供設備支持，聘請專業的檔案管理人員等，這些資源的引進不但可促進檔案信息化建設進程，還可使檔案信息的存儲、查閱與使用變得更加方便;還應增強管理者的檔案管理意識，使其深刻而清楚地認識到自身崗位職能與責任，完善信息化服務方式，利用加密技術存儲重要的電子檔案，利用公共網絡服務系統等創新型服務手段，有效防止資源浪費問題，為社保檔案信息化建設提供優質高效的服務;還應為檔案信息管理提供強有力的技術支持，構建養老保險檔案信息庫，將參保單位與個人的相關信息輸入計算機中，使檔案管理工作更加高效便利，還可為領導決策提供充足的數據支持;建立電子檔案檢索系統，將可公開的信息編制成電子檔案，由管理部門專職負責檔案的制作與管理，其他部門與人員只具有查閱的權力，卻無法更改;還可設立養老保險網站，將自己的保險號碼輸入其中，便可查詢自己繳費情況，為用戶查詢提供便利。

2.2 健全檔案管理信息化機制

建立檔案管理信息化機制時應確保網絡的安全性，通過創新型手段使各項管理制度得以完善和細化，針對每個環節制定安全措施，具體可從以下幾個方面著手：

創新社保檔案管理制度，完善管理服務機制，使各項工作標準得到統一和細化，各項安全措施得以完善;

建立統一的檔案管理標準，建立養老保險信息庫，使各項資料信息能夠在全網范圍內實現共享，并保障信息傳輸與交流的順暢;

完善檔案管理規章制度，居民社保機構應建立與“八防”要求相符合的檔案管理系統，使檔案查詢、立卷歸檔、保密、存放等各個環節從制度層面得以落實，使檔案資料能夠完整、真實。在電子檔案管理中，還應對電子文本進行脫機備份，在本地與異地各保存一份，并與紙質檔案間建立聯系，以免在系統癱瘓或者病毒入侵時檔案信息安全受到威脅;

提高檔案服務系統利用率，當前部分城鄉已經實現養老檔案信息化管理，參保人員可通過網絡渠道對相關信息進行查閱，并且系統還具備身份證、地質、姓名等信息更改的功能，可隨時對檔案中的錯誤信息進行修正[2]。

2.3 提高檔案管理隊伍素質

檔案管理人員素質對信息化管理質量具有直接影響，對檔案管理者的專業水平提出嚴格要求，不但要求管理者具備扎實的理論基礎，還應具備高超的網絡信息技術，并將專業技能應用到實際管理工作會中。另外，管理部門還應定期組織開展培訓活動，為員工提供更多深造和鍛煉的機會，使其在實踐中提高自身的知識水平與技能;還可通過開展學術交流、座談會等方式，為檔案管理者的經驗交流提供平臺，使管理人員能夠相互之間取長補短，通過彼此之間的交流與學習，提高自身的業務水平，進而打造出一支現代化的信息檔案管理團隊[3]。

3 結束語

綜上所述，在網絡時代背景下，養老保險檔案管理應與先進的信息技術緊密結合起來，根據自身實際情況，加大設備、技術的投入力度，完善各項法規制度，通過開展培訓教育活動提高檔案管理者的綜合素質，使檔案能夠得到充分利用，更好地服務社會與大眾。

參考文獻

[1] 王建勛.關于城鄉居民養老保險檔案存檔管理要點的探討[J].決策與信息，2015，（35）：300-300.

[2] 劉艷杰.城鄉居民養老保險檔案管理中存在的問題及建議[J].科學與財富，2015，（8）：22-22.

[3] 王亞寧.企業養老保險檔案的信息化管理探析[J].蘭臺世界，2018， 554（12）：86-88.

作者簡介

郝復軍（1976-），男，山西省呂梁市汾陽市人;畢業院校：山西省委黨校，專業：經濟管理，學歷：大專，助理館員，現就職單位：汾陽市農村社會保險管理服務中心，研究方向：檔案館理。