做好普通高考考生檔案管理工作的研究與探討

鄧大章 王軍

摘 ?要：高考考生檔案含電子檔案和紙質檔案兩種形式，紙質檔案包括考生本人簽名確認的登記表、志愿表、體檢表以及學生學籍檔案、綜合素質評價表和個別考生的特殊補充材料等。電子檔案包括考生報名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息等。電子檔案與紙質檔案相同項目信息必須一致。本文就如何做好普通高考考生檔案管理工作進行了研究和探討。

關鍵詞：考生檔案;作用;管理;問題;措施

一、考生檔案的作用概述

（一）考生檔案真實記錄了考生以往學習過程中的行為、考生成績、就學經歷等，因此，對于每一位考生來說，考生檔案都具有無可替代的作用。

（二）考生檔案是考生進行考試報名的憑證、與各類考試相關的資料的領取還是相關部門對有違規行為考生的認定過程，都會保存在考生檔案袋之中。

（三）考生檔案具有宣傳教育作用。正是由于考生的考試檔案詳細記錄了其各類型考試的歷程，因此有關機構在利用這些考生奮斗史進行宣傳教育時，能夠給后來者以警示，幫助他們調整心理狀態、做好試前準備，并從前人的失誤中吸取教訓，避免此類事件的再次發生。

二、考生檔案的內容及管理模式

高考考生檔案含電子檔案和紙質檔案兩種形式，紙質檔案包括考生本人簽名確認的登記表、志愿表、體檢表以及學生學籍檔案、綜合素質評價表和個別考生的特殊補充材料等。電子檔案包括考生報名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息等。電子檔案與紙質檔案相同項目信息必須一致。

考生的紙質檔案，由各縣（區）招辦親自整理制作完畢后，在檔案袋面上粘貼印制的含考生號、姓名等信息的標簽，再密封并加蓋縣區招辦騎封章后一次性移交當地郵政局進行管理和寄遞。錄取的新生憑《錄取通知書》、本人身份證、準考證到各縣（區）郵政局指定的營業大廳提取紙質檔案并辦理寄遞手續，通過專遞方式寄遞各錄取高校;或者通過APP直接輸入錄取學校及考生的相關個人信息足不出戶在網上辦理。若學校要求自帶，則考生憑《錄取通知書》、本人身份證、準考證到招辦填寫自提檔案申請書后，縣（區）郵政局憑招辦審核同意的申請書提取檔案交由考生本人，申請書由郵局存檔備查。對于軍事武警院校錄取考生的紙質檔案，由各縣（區）招辦親自送交市（州）招辦，由市（州）招辦送錄取場，再由省考試院統一寄發。

三、高考檔案管理工作中存在的一些問題

高考檔案作為高考的重要組成部分，將與高校的學生檔案進行銜接，這份檔案將伴隨每位中國公民一生。但高考紙質檔案管理工作中卻存在著一些問題。

（一）高考考生紙質檔案傳遞長期缺乏嚴格規范。教育部対考生檔案轉追管理并沒有作統一的要求。考生檔案轉遞隱恿多，一是人事檔案具有機密性，但高校要求新生自帶檔案的情況還不少，自帶檔案的新生擅自拆開檔案，從而導致檔案的完整性和信息準確性被破壞。二是通過郵寄方案容易造成地址填寫不準確，出現差錯。

（二）建檔不規范。考生紙質檔案中的學籍信息和綜合素質評價表主要是由考生所在的中學填寫，程序及內容是否規范直接取決于學校對考生檔案的重視程度。目前，大部分中學并沒有專職的檔案管理工作人員，考生檔案的管理極不規范。

（三）電子檔案的內容易于修改，且修改后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術可以有效地防止修改電子檔案，但仍比紙質檔案的內容發生變化的可能性大得多。

（四）對工作人員和硬件要求高。并不是從事管理紙質檔案的工作人員都能管理電子檔案，也不是懂得計算機技術的工作人員，就可以管理電子檔案。電子檔案管理不僅要求工作人員具備一定的電腦操作水平，同時還要熟練運用檔案管理軟件。此外，還要配備相應的存儲設備、電腦及網絡，形成一個完整的檔案管理平臺，同時還要有配套的網絡安全、設備安全等保障措施，以防網絡攻擊，信息泄露的危險，大大的增加了硬件的資金投入。

四、做好考生檔案管理工作的措施

（一）提升對考生檔案管理工作重要性的認識。由于種種因素的阻礙，學校一直沒能對檔案管理工作進行有效的宣傳，導致部門人員認為考生檔案并不重要。因此，要想提升考生檔案管理的效率，首先就要加大對考生檔案重要性、檔案管理工作重要性的宣傳力度，使各部門人員意識到考生檔案管理工作的意義所在，然后招生辦要根據實際情況對考生檔案管理部門進行適時適度的資金支持，以不斷完善內部設施。

（二）建立嚴格的考生檔案管理制度。一方面要明確規定，在考生檔案建立之后，任何人員未經允許不準更改;另一方面要進一步加強對考生檔案隱私性的保護力度，對其中需要保密的內容要明文規定未經批準不得擅自提供給他人。此外，還要制定嚴格的考生檔案泄露追責制，對于一些違反規定的工作人員要實行嚴厲的處罰措施。

（三）加強對考生檔案管理人員的培訓力度。招生辦檔案管理工作的總體發展水平，很大程度上依賴于當地檔案管理人員的繼續教育水平。因此，要想做好考生檔案管理工作，首先要加強對考生檔案管理人員的專業知識培訓力度，使他們不斷擴充自己的知識庫，以提升個人的學歷層次，并掌握一些先進的檔案管理工作技巧;其次要加強對考生檔案管理人員的信息技術培訓力度，使他們通過學習掌握一些基本的現代信息技術知識，從而增強自己對與檔案管理有關的應用軟件的熟練使用程度;最后要加強對考生檔案管理工作人員的道德素養培訓，以使他們在對工作時刻保持積極性的同時，恪守職業道德規范，對一些特殊檔案做到嚴格保密。只有這樣，才能為做好考生檔案管理工作提供強有力的人才保證。

三、小結

綜上所述，考生檔案不僅對于考生個人具有重要的依據作用，而且還對提高教育考試管理效率、促進教育公平具有重要意義。但是反觀當下我們的考生檔案管理工作，仍然存在很多的問題沒有解決，阻礙了教育事業的進一步發展。因此，我們必須從提高對考生檔案的重要性入手，通過建立嚴格的檔案管理制度、加強對檔案管理工作人員的培訓等方式來為考生檔案管理工作保駕護航。

參考文獻

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